Всім привіт! Ось і підібралися ми до вирішальної статті циклу «Як вибрати весільне агентство». Чому вирішальна, запитаєте ви? Все просто - від того, як пройде ця перша зустріч в агентстві, буде залежати ваша спільна доля - чи станете ви клієнтом і організатором, чи ні.
Ви можете подумати, ну що тут складного: прийшов, поговорив, сподобалося - вибрав, не сподобалося - пішов на наступну зустріч. Але не все так просто. Ви знаєте, що у весільних агентств існують цілі тренінги, де початківців розпорядників вчать майстерності підгортання клієнта на першій зустрічі? Як доглядати за парою, як сподобається нареченій і нареченому, що про себе говорити, як розповідати про послуги, які фрази використовувати, щоб ви клюнули, і як зробити так, щоб ви підписали договір, а не пішли додому «подумати». Загалом - вони свою справу знають. А ось ви - ні. Найголовніше, що ви не знаєте, які моменти можуть спливти в процесі підготовки, а їх необхідно обов'язково обговорювати заздалегідь. Справа в тому, що до цього ви на весіллях друзів або в журналах виділи красивий ГОТОВИЙ ПРОДУКТ. А організація весілля - це ПРОЦЕС. Довгий, цікавий і дуже тернистий.
Весільне агентство - це не Бутік Діор, куди ви прийшли купити плаття, вам налили шампанське, зробили пару компліментів і допомогли вибрати. Це Ательє, куди ви ходите спочатку розробляти фасон, потім вибирати тканини, потім слідують крій і нескінченні примірки, поки вам не пошиють ідеальний наряд. І весь цей час, день у день, на кожній примірці вам доводиться спілкуватися з модисткою. А якщо вона вам не сподобається? Можете уявити, на що перетвориться весь процес?
Підготовка весілля займає 99% часу, а саме весілля - всього лише один день. І крім всіх фінансових, технічних, організаційних і творчих питань тут неймовірно важливий людський фактор. Ви шукайте весільного організатора, який стане вашим другом, вашим другим я, вашим помічником і провідником. І саме це вам треба відчути на особистій зустрічі.
Отже, зараз я по пунктах розповім, хто повинен йти з вами в агентство, з ким необхідно спілкуватися на зустрічі, яку інформації варто підготувати, які питання обов'язково поставити, і на що треба звернути особливу увагу.
Кого брати з собою. Варіанти бувають різні. Наречена сама, з подружкою, удвох з нареченим, ще плюс з мамою, або дві сім'ї в повному складі. Найбільш правильним з них є похід в агентство тільки удвох з нареченим - адже саме ви разом будете щільно взаємодіяти з організатором всі ці місяці підготовки. Тим більше, якщо все весілля ви оплачуєте самі. Брати батьків або не брати залежить від того, яке фінансову участь вони беруть у вашому весіллі, наскільки вони хочуть допомагати вам, і як ви з ними домовитеся. Є сім'ї, де просто дають гроші і йдуть на весілля як гості, повністю довіряючи вам підготовку. Є мама і тата, які повинні затвердити витрати по кожній гривні, і ще переконатися, що ось ці брошки на бантах вам життєво необхідні і без них весілля буде вже не весіллям, а звичайним банкетом. А є батьки, які вирішують абсолютно все за молодих. Але з іншого боку, зустрічаються нареченої і женихи, які навпаки хочуть, щоб батьки їм радили, допомагали і вибирали. Загалом, все залежить від відносин і традицій в сім'ї.
З ким домовлятися. Добре, ви з нареченим виді вільні дні, повністю налаштувалися на процес і готові дзвонити в агентство записуватися на першу зустріч. Тут же виникає питання, а хто з боку агентства повинен бути присутнім на зустрічі? Я б радила домовлятися з керівником агентства, з головним менеджером і з вашим майбутнім розпорядником. Залежно від складу агентства це може бути від 2-х до 4-х чоловік, але ніяк не один рядовий співробітник, який до вашої весіллі потім не буде мати ніякого відношення.
Запис на зустріч. Ви телефонуєте, говорите дату вашого весілля і кількість гостей, і дізнаєтеся, чи вільна у них ваша дата. (Деякі агентства беруть тільки одне весілля в одне число, деякі можуть робити до трьох проектів одночасно, все знову-таки залежить від кількості працівників). Після цього ви призначаєте час приходу, обов'язково отримаєте підтвердження присутності на зустрічі тих, хто буде особисто займатися вашою весіллям, і уточнюєте, скільки часу триватиме зустріч. В середньому перша зустріч триває до 2-х годин. Важливо, щоб ви нікуди не поспішали, могла розслабитися і повністю включитися в процес. Для себе ж намагаєтеся.
Підготовка до зустрічі. Щоб спілкування пройшло максимально ефективно, ви повинні добре підготуватися.
По-перше, вам необхідно, хоча б приблизно, сформулювати свої побажання, оскільки про це вас будуть питати в першу чергу. Кількість гостей, формат весілля, основна ідея, бачення картинки, обов'язкові деталі. А також, що ви точно не хочете бачити на своєму весіллі. Якщо плануєте якусь специфічну весілля (кругосвітній круїз, розпис в повітрі або пісенно-обрядове дійство), то краще про це сказати агентству заздалегідь, щоб вони теж могли підготуватися до зустрічі з вами, а не брали таймаут для опрацювання варіантів.
По-друге, будьте готові розповісти про себе і про ваші стосунки. Як ви познайомилися, як було зроблено пропозицію, якісь ваші особливі моменти, що ви любите, чим захоплюєтеся, де подорожували і т.д. Плюс трохи про гостях. Природно, мова йде не про повну біографії, а про ключової інформації, яка дасть можливість агентству зрозуміти, які ви клієнти, і який продукт вам необхідний.
А по-третє, вам треба скласти список обов'язкових питань для агентства. Їх відповіді і допоможуть вам зробити остаточний вибір. Про що не забути дізнатися:
Хто є хто в агентстві. У вас спочатку три завдання. Познайомитися з тим, хто буде безпосередньо займатися організацією вашого весілля. Дізнатися, яким чином створюється концепція весілля - хто і як розробляє стиль, придумує ідеї і ексклюзивні фішки свята. Зрозуміти принципи роботи, підхід до підготовки, мотивацію співробітників і їх бачення весіль.
Послуги агентства. Хто веде пару від агентства. Як відбувається спілкування з агентством і скільки годин / зустрічей / часу виробиться на клієнта. Що конкретно входить в оплачувану роботу організатора, а що він робить додатково. Їздить чи з нареченою на примірку сукні, пише сценарій для love story, придумує чи концепцію для дівич-вечора, вичитує чи текст запрошення, становить чи список алкоголю і т.д.
Розширене портфоліо. У кожного агентства є роботи, які вони не мають права виставляти в інтернеті, але можуть показати на особистій зустрічі. Просіть ці матеріали, часто там можна побачити багато красивого і цікавого, і дізнатися більше про досвід і можливості організатора.
Фінансова сторона. Який порядок цін на весілля вашого формату. Як відбувається бронювання послуг, передоплата, оплата. Які умови щодо відмови. Скільки коштує робота по організації весілля. Якщо агентство бере відсоток, то як він нараховується. Хтось вважає від загального кошторису весілля, хтось не враховує банкет. Які можуть бути додаткові витрати агентства, не включені в відсоток - транспортні, накладні, сценарій, режисер і т.д. Чи оплачуються окремо координатори / розпорядники, які працюють в день весілля.
Структура зустрічі. Отже, настав час «Ч». Ви з блокнотом, списком питань і нареченим переступаєте поріг офісу агентства (або входите в ресторан, або в кафе, або на виставку). Вас просять роздягнутися (якщо необхідно), пропонують пройти в кімнату переговорів (або почекати і погортати журнали) і запитують, чи будете ви чай / кава або водичку. Мені подобається, коли в дорогих весільних салонах пригощають наречених шампанським. Це розслабляє, робить процес вибору веселіше і налаштовує на спілкування. Цікаво, а наливають чи в наших весільних агентствах миє? Ну, або хоча б Крим Брют?
Вам представилися і запитали ваші імена - попередні люб'язності завершені, і можна переходити до спілкування. Зазвичай зустріч будується таким чином: спочатку представники агентства розповідають про себе, про агентство, про свої можливості, про проекти і про роботу. Далі ваша черга розповісти про формат весілля, про свої уподобання, і про себе. Після отримання ввідних, організатори пропонують ідеї та рішення для вашого весілля. Ви в свою чергу цікавитеся порядком цін, системою оплати, схемою роботи, залученням підрядників і творчими питаннями (стиль, концепція, сценарій).
Під час зустрічі зверніть увагу, перейнявся чи організатор вашої весіллям, горять у нього очі від ідей, чи хоче він разом з вами зробити щось приголомшливе. Чи дає він вам висловитися або перетягує ковдру на себе. Чи прислухається до вас, а також пропонує тільки свої ідеї. Які дієслова і займенники використовує організатор. Чи говорить він «ми з вами придумаємо» / «я підкажу вам, як буде краще» або «треба зробити так, як я скажу» / «я знаю краще, що вам підійде». Завдання весільного агентства - втілити вашу казку, а не реалізовувати свої задумки за ваш рахунок. Розпорядник повинен почути ваші ідеї і розповісти, як їх краще зробити, або чому їх необхідно відкоригувати.
Людський фактор. Ви можете задавати ще якісь хвилюючі вас питання, але найголовніше - невербальне спілкування. Ви йдете за тим, щоб побачити весільного розпорядника в очі, подивитися, як він виглядає, як посміхається, як пахне, як жестикулює, який у нього голос, як він висловлює свої думки, чи приємно з ним знаходиться поруч. Одним словом, сподобається він вам, як людина - чи ні.
Між вами повинен утворитися якийсь контакт - «пробігти електрику». У вас повинен збігтися смак і почуття стилю, бачення вашого весілля, утворитися взаєморозуміння і довіру. «Ваш» весільний організатор, крім професійних якостей, повинен бути комфортним в спілкуванні і залученим до процесу всім серцем.
Укладати договір на першій зустрічі? Якщо на перший погляд все пройшло відмінно - організатор вам сподобався, його роботи вас вразили, ціна послуг підходяща і зручна схема роботи - попросіть їх зробити маленьке завдання. Це може бути стильове рішення для весілля, пропозиція по бюджету, начерки сценарію свята, варіанти реалізації вашої ідеї - щось таке, що логічно виходить з вашого обговорення весілля і є першим підсумком. На основі того, як швидко впорається агентство з цим завданням, наскільки якісно зробить роботу і чи сподобається вам його рішення, ви зможете зрозуміти, спрацюєтеся ви чи ні.
Весільні агентства зараз мене закидають капкейк, але я не раджу приймати рішення, поки ви не переглянуто всіх кандидатів. А раптом наступний буде краще? І поки вони не виконають ваше завдання. Часом перше хороше враження буває оманливим, а коли людей перевіряєш в справі, стає ясно, як вони працюють. Треба скласти повну картину по кожному агентству, а вже потім порівнювати варіанти і робити вибір.
Наступного тижня в заключній статті циклу я підведу загальні підсумки і розповім про те, які аспекти є вирішальними, і чи допоможе вам інтуїція при виборі агентства. До зустрічі!