Лікнеп з питань легалізації від бюро перекладів «Прима Віста»: для чого потрібна легалізація, які документи потрібно легалізувати і як оформити консульську легалізацію і апостиль в Росії?
Легалізація документів та її види
Легалізація - це процедура підготовки документа для подачі в іншу державу. Коли ви надаєте документ в іншій державі, приймаючій стороні потрібно переконатися, що він справжній. Для цього і придумана процедура легалізації: спеціальні штампи та позначки на вашому документі доведуть, що документом можна довіряти.
У кожній країні діє один з двох типів легалізації:
- апостиль - спеціальний прямокутний штамп єдиного зразка, прийнятий в країнах, які підписали Гаазьку конвенцію (Великобританія, США, Німеччина, Франція, Іспанія, Італія та інші). Документи, на яких стоїть такий штамп, будуть визнані легальними у всіх країнах Гаазької конвенції. Апостиль підтверджує підпис тієї особи, яка видала документ.
- консульська легалізація - багатоступенева процедура, при якій на перекладі документа потрібно послідовно проставити печатки Міністерства юстиції, Міністерства закордонних справ і консульства тієї країни, для якої готуються документи. Цей тип легалізації діє у всіх інших країнах, які не підписували Гаазької конвенції (за винятком тих, з якими у Росії укладено двосторонні договори про взаємодопомогу, що скасовують легалізацію). Консульська легалізація документів знадобиться для ОАЕ. Таїланду, Китаю. Індонезії та інших держав.
В яких випадках потрібна легалізація
Легалізувати російські документи потрібно тоді, коли вони будуть пред'являтися в іншій державі (найчастіше, в офіційних органах іншої країни). Консульська легалізація або апостиль можуть знадобитися (в дужках дані типи документів, які найчастіше потрібно легалізувати в цих ситуаціях):
- для роботи або навчання за кордоном (диплом, атестат, довідка про несудимість);
- для переїзду на постійне місце проживання (свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, довідка про несудимість, виписки з банку);
- для оформлення угод за кордоном, в тому числі купівлі-продажу (довіреність, виписки з банку);
- для реєстрації шлюбу в іншій країні (свідоцтво про народження, довідка про сімейний стан, свідоцтво про розлучення);
- для отримання спадщини, залишеного за кордоном (свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про смерть);
- для ведення бізнесу за кордоном (установчих документів юридичної особи, виписки з банку, довіреності).
Як відбувається апостилювання документів
В цілому схема оформлення апостиля виглядає так: потрібно сплатити держмито (апостиль - державна послуга) і прийти з квитанцією, документом, що посвідчує особу, та документом, який потрібно апостилювати, в потрібну інстанцію. Там ваш документ приймуть на розгляд, слічат підпис і, якщо все нормально, проставлять штамп. У встановлений термін потрібно буде прийти за своїм документом і забрати його. Стандартні терміни оформлення розрізняються залежно від типу документа: від 5 до 45 днів. На фото: апостиль на свідоцтві про шлюб.
Як відбувається консульська легалізація документів
1. Консульська легалізація документів завжди починається з отримання переказу документа. Виконати його повинен дипломований перекладач, тому що цей переклад потім буде завіряти нотаріус, а він не запевнить переклад, зроблений людиною «з вулиці». Переклад документа виконується державною мовою тієї країни, куди будуть подаватися документи. Деякі країни (наприклад, Таїланд) також приймають документи, перекладені на англійську.
2. Наступний етап - нотаріальне завірення перекладу. На цьому етапі нотаріус своєю печаткою та підписом засвідчує справжність розпису перекладача.
3. Після цього документи потрібно подати до Головного управління Міністерства юстиції РФ. Там перевірять справжність підпису нотаріуса і відбитка його друку. Якщо все в порядку - на документі з'явиться штамп і підпис співробітника Мін'юсту. Ця процедура займе близько тижня.
4. Потім документи подаються до Консульського департаменту МЗС РФ. Там будуть завіряти справжність штампу та підпису, отриманих вами в Мін'юсті. При позитивній відповіді ви отримаєте підтвердження від МЗС у вигляді печатки з підписом уповноваженої особи. Цей етап триває також близько тижня.
5. Останній етап - подача документів в посольство тієї країни, для якої і готуються документи. Тут звіряють підпис уповноваженої особи з МЗС РФ і відбиток його печатки. Якщо все нормально, на перекладі документа з'являється ще один підтверджує цей факт штамп. Термін розгляду на цьому етапі залежить від конкретного консульства.
Як бачите, кожен етап випливає з попереднього, тому не вийде поміняти їх місцями або пройти одночасно. Вся суть процедури зводиться до послідовного отримання підписів і штампів:
- підпис перекладача
- Підпис і печатка нотаріуса
- Підпис і печатка співробітника Мін'юсту
- Підпис і печатка співробітника МЗС
- Підпис і печатка співробітника іноземного посольства
Тому остання сторінка перекладу документа виглядає як збори печаток і підписів. На фото: документ, що пройшов консульську легалізацію для Китаю.
Консульська легалізація - державна послуга, тому в МЗС РФ знадобиться заплатити мито. Крім того, кожна країна встановлює ще й консульський збір за цю послугу, він оплачується в посольстві.
Як спростити процедуру легалізації
Консульська легалізація - складна поетапна процедура, та й в апостилювання при його уявній простоті є свої нюанси. Помилка при подачі документів загрожує втратою часу, а іноді і грошей. Зменшити ризик і заощадити час і нерви можна, якщо звернутися до професіоналів-посередникам - в агентства перекладів. Тут виконують весь комплекс послуг по легалізації документів: переклад, завірення, апостиль, консульська легалізація. У бюро «Прима Віста» клієнту достатньо прийти в офіс з документами і позначити завдання - вся «чорнова» робота з оплати мит і ходіння по муках в інстанціях залишиться для вас за кадром.
Крім того, в бюро перекладів можна замовити прискорене оформлення апостиля або консульської легалізації, чого не вийде зробити при самостійній подачі документів. Стандартні терміни оформлення документів при цьому зменшуються вдвічі або навіть втричі.