У вас є нечітка колекція «завдань, які потрібно зробити», що відволікає вас від роботи, яку ви повинні робити? Ви коли-небудь забували виконувати важливі завдання? Або ви відчуваєте, що ви тонете в обов'язки? Якщо це так, ви не самотні. Це вже звичайне явище в сучасному світі, що фахівці з продуктивності розробили системи для боротьби з цим. Однією з найпопулярніших є «Getting Things Done» (GTD). Давайте подивимося, як це працює, і як ви можете реалізувати її у своєму житті.
Відкриті цикли, проблема GTD вирішує
У 1920-х роках аспірантка з Литви Блюма Зейгарник сиділа в ресторані, як це роблять багато аспіранти, розмірковуючи про що писати в її докторської дисертації. Вона зауважила, що офіціанти вміють запам'ятовувати складні накази. Це дозволило їм доставити правильну їжу на потрібні столики і надавати рахунок після того, як клієнти закінчили своє харчування.
Зейгарник також зауважив, що, як тільки замовлення було завершено і оплачений, він, здавалося, зникає з поля зору офіціанта. Якщо клієнт повертався з питанням про їжу, яку вони їли в ресторані, офіціанти щосили намагалися її згадати.
Виходячи з цього, Зейгарник розробив теорію: наша розумова енергія тягнеться до неповним завданням. Як тільки завдання виконане, ми відкидаємо її від наших умов. Лабораторні дослідження підтвердили тезу Зейгарник. Поняття про те, що наша увага відволікається на неповні завдання, стало відомо як ефект Зейгарник.
Девід Аллен, творець системи GTD, називає ці завдання, які відволікають нас «відкритими циклами». Аллен визначає відкриті цикли як:
Щось тягне на нашу увагу, яке не належить, де воно є, так, як воно є.
Відкриті цикли, каже Аллен, можуть бути елементами списку справ, розміром з «покінчити з голодом у світі» або такими маленькими, як «замінити точилку для електричного олівця». Справа в наступному:
Навіть [люди], які несвідомо «відчувають стрес», завжди будуть відчувати більшу релаксацію, кращий фокус і підвищену продуктивну енергію, коли вони більш ефективно вчаться контролювати «відкриті цикли» свого життя.
По суті, GTD - це система управління відкритими циклами, тому ви можете краще зосередитися на завданні. Очевидно, що це не дозволяє вам завершити всі відкриті цикли у вашому житті - в кінці кінців, ніхто ще не знайшов дієвого вирішення проблеми голоду в світі. Але це дає вам душевний спокій, що ви маєте справу з усіма відкритими циклами в деякому роді. І оскільки це робить вас більш продуктивними, ви в кінцевому підсумку закриваєте їх більше.
Коли ви використовуєте GTD, кожен відкритий цикл у вашому житті буде мати місце. По суті, це шафа для зберігання всіх відкритих циклів. Деякі ваші файли (або відкриті цикли) будуть заховані від вас, щоб ви могли повернутися до них пізніше, у відповідний час. Інші будуть поміщені в верхній ящик, до якого завжди відкритий доступ і ви можете зайнятися ними якомога швидше.
Крім того, GTD також надає систему для прийняття рішення про те, що робити далі. Тому замість того, щоб відволікатися на думку «Що мені робити далі?», Ви завжди знаєте, що робити в наступний раз.
Чи готові вчитися основам? Тоді давайте приступимо.
Крок 1. Зібрати
Перший етап системи GTD полягає в зборі ваших відкритих циклів. Ви можете зробити це за допомогою ряду інструментів, відомих як кошики для колекції. Вашими кошиками можуть бути:
Етап збору інформації функціонує відповідно до трьома основними принципами:
- Кожен відкритий цикл повинен бути у вашій системі збору і з вашої голови.
- У вас повинно бути якомога менше колекційних кошиків.
- Ви повинні регулярно їх вивантажувати.
Збереження кожного відкритого циклу в вашій системі збору даних має життєво важливе значення. Незалежно від того, наскільки тривіальної або переважної завданням здається, якщо це на умі, запишіть це. В іншому випадку, це відволікає вас. Аллен пише:
Як ви дізнаєтеся, скільки ще залишилося у вас в голові все, що потрібно зібрати? Тільки коли нічого не залишиться. Якщо якась частина вас навіть смутно усвідомлює, що у вас немає всього цього, ви не можете дійсно знати, який відсоток ви зібрали.
Тепер давайте звернемося до того, як ви можете очистити свої колекції, як тільки ви їх заповнили.
Крок 2: очистіть кошиків
Як ми відзначили у введенні, неможливо виконати всі ваші відкриті цикли. Отже, якщо ви не можете виконувати всі завдання, які ви записали, як ви можете залишити свої кошики порожніми? За словами Аллена, ця частина процесу ГТД «є, мабуть, найважливішим поліпшенням, яке я зробив для практично всіх людей, з якими я працював». Існує кілька підетапів до цього процесу.
Крок 2а: визначення позиції
Коли ви берете предмет з одного зі своїх наборів, щоб обробити його, спочатку запитайте: «Що це таке?»
Це особливо корисно для предметів, які приходять від інших людей, наприклад, листів. Тільки з'ясувавши, що це таке, ви можете вирішити, які завдання вам потрібно виконати, щоб закрити відкритий цикл або ж вам взагалі потрібно щось робити.
Крок 2b: запитайте себе: «Чи потрібно мені діяти з цього приводу?»
Якщо ви відповісте на це питання "ні", то ви можете зробити одну з трьох речей для обробки елемента:
- Покладіть його в кошик для сміття.
- Запишіть його як «коли-небудь / може бути». (Це те, що ви, можливо, захочете зробити в майбутньому, але не можете або не хочете робити зараз).
- Занесіть його як «посилання». Вам не потрібно робити ніяких дій, але вам може знадобитися ця інформація пізніше. Це гарна ідея мати організовану систему для подачі посилань.
Якщо відповідь «так, в майбутньому», то для обробки елемента ви повинні налаштувати автоматичне нагадування, наприклад, попередження в календарі, коли необхідно вжити заходів.
Для будь-якого з наведених вище результатів ви мали справу з цим елементом, і його можна видалити з вашої системи збору.
Примітка. Швидше за все більшість елементів в ваших кошиках для збору даних не пройде далі цього кроку. Це найважливіший крок в процесі GTD, оскільки він дозволяє «припаркувати» відкриті цикли, а не блокувати вашу увагу.
Якщо відповідь «так, як можна швидше», тоді ви можете перейти до кроку 2с.
Крок 2c: Запитайте себе: «Яке наступне дію мені потрібно зробити?»
Ви вирішили, що повинні вжити заходів. Тепер вам потрібно вирішити, що це за дію.
Дія повинна бути наступним логічним дією для закриття відкритого циклу. Якщо потрібно тільки одну дію, перейдіть до кроку 2d.
Якщо закриття циклу потребують більш однієї задачі, вам знадобляться дві речі:
- Додайте елемент в список проектів.
- Розбийте елемент на групу менших завдань, потім помістіть ці завдання в свої колекції.
Примітка. Список проектів - це список будь-яких відкритих циклів, для яких слід дотримуватися кількох завдань. Аллен рекомендує зберігати список проектів в якості способу відстеження відкритих циклів, над якими ви все ще працюєте. Як тільки все підзадачі проекту були завершені, їх можна видалити зі списку проектів.
Крок 2d: Прийміть заходи щодо невеликих завдань
Цей етап полягає в тому, щоб запитати себе: «Чи можу я виконати це завдання за одну дію, яке займає менше двох хвилин?»
Такі невеликі завдання можуть бути:
- Відправлення електронного листа з одним реченням.
- Підписання листа.
- Друк і подача короткого документа.
Якщо відповідь на це питання "так", тоді продовжуйте і завершите дію. Якщо немає, переходьте до наступного кроку.
Крок 2 e: Делегувати, де це можливо
Тепер запитайте себе: «Чи потрібно мені це робити або я можу делегувати це комусь іншому?»
Якщо ви можете делегувати завдання, зробіть це. Якщо це те, що вам потрібно зробити самому, переходите до наступного кроку.
Крок 2f: додайте це в свій наступний список дій або в свій календар
Ваше завдання тепер додається в одне з двох місць:
- Ваш список наступних дій. Список таких дій - це, по суті, список справ.
- Ваш календар ь. Якщо завдання вимагає, щоб ви щось робили в певний час або в певний день, то заплануйте її в своєму календарі.
До сих пір в цьому підручнику ви зустрічалися з наступним списком дій і списком проектів. Які ці списки на практиці? За словами Аллена, списки:
якийсь оновлюваний набір нагадувань, який може бути списком на папері для записної книжки або в якій-небудь комп'ютерній програмі або навіть папками з файлами, що містять окремі аркуші паперу для кожного елемента.
Крок 3. Організація списку наступних дій.
Якщо у вас в списку менше 30 елементів, ви можете перейти прямо до кроку 4.
Якщо, проте, (як і у більшості людей) у вас є значно більше 30 елементів в вашому списку наступних дій, то це хороший індикатор того, що слід його краще організувати.
Ви можете впорядкувати свої списки двома способами: по контексту і за пріоритетом. Рекомендується спочатку впорядкувати список за контекстом, а потім організувати кожен подконверт контексту, створений за пріоритетом.
по контексту
Для кожного потенційного контексту ви створюєте додатковий список таких дій.
Організація з контексту означає, що незалежно від того, що ви робите, ви можете подивитися ваш список наступних дій і подивитися, що вам потрібно зробити.
за пріоритетом
Аллен надає обмежену керівництво щодо визначення пріоритетів завдань. Він рекомендує задати питання:
З огляду на [мій] контекст, час і доступну енергію, що дасть мені найбільшу віддачу?
Його другий рада - розглянути завдання, які ви робите з точки зору довгострокових життєвих цілей, а не постійно шукати пожежі, щоб їх загасити. Це схоже на підхід Матриці Ейзенхауера. який допомагає вам розставляти пріоритети відповідно до їх терміновістю і важливістю.
Крім того, ви могли б розставити пріоритети в списку справ, використовуючи метод Eat the Frog. який захищає виконання завдання, яку ви, по крайней мере. хочете зробити в першу чергу.
Або ви можете спробувати остаточну версію Марка Форстера, де ви розставляєте пріоритети по тим задачам, які, на вашу думку, у вас найкраще виходять, і, таким чином, для них у вас найбільше енергії.
Ви можете дізнатися більше про Сешьте жабу і фінальну версію в кроці 3 підручника Tuts.
Крок 4: Get Things Done!
Тепер, коли ви створили свій список таких дій і організували список по контексту і за пріоритетом, ви готові приступити до роботи.
Пам'ятайте, що у вас також будуть завдання, які з'являються у вашому календарі, так що дайте їм час.
Якщо щось відволікає вас або турбує вашу увагу, запишіть це і додайте в свої колекції. Таким чином, ви зможете обробити це пізніше.
Завершальним етапом GTD є розгляд ваших списків. Ключовими є три види огляду:
Під час щотижневого огляду ви повинні зробити наступне:
От і все.
Це система GTD в двох словах. Чому б не спробувати і подивитися, чи поліпшить вашу увагу і закриття відкритих циклів?