Для цього можна ввести додатковий позабалансовий рахунок 012 «Нематеріальні активи, придбані на правах користування».
Як правило, укладаючи договір, фірма-розробник не обмежує термін використання системи «Гарант» або «КонсультантПлюс». Тому в податковому обліку вартість правової бази ви можете відразу списати на інші витрати (п. 1 ст. 272 НК РФ).
У бухгалтерському обліку витрати на установку можна відображати двома способами.
Перший - віднести вартість правової бази на витрати майбутніх періодів і потім поступово списувати її на загальногосподарські витрати. Другий - відразу списати на загальногосподарські витрати.
Порада: вигідніше користуватися другим способом. Витрати на установку будуть однаково відображені в бухгалтерському та податковому обліку. Отже, вести додаткові регістри податкового обліку не буде потрібно.
Крім того, перший спосіб можна застосовувати, якщо керівник фірми обмежив термін використання правової системи.
Директор «Активу» ніяких розпоряджень про терміни використання правової системи не видавав. Тому її вартість можна відразу віднести на витрати як в бухгалтерському, так і в податковому обліку.
Бухгалтер «Активу» зробив проводки:
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
- 23 600 руб. - перераховані гроші постачальникові;
- 23 600 руб. - отримано право користування системою «Гарант»;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
- 20 000 руб. (23 600 - 3600) - відбиті витрати на установку системи «Гарант»;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 3600 руб. - врахований ПДВ;
ДЕБЕТ 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ» КРЕДИТ 19
- 3600 руб. - ПДВ прийнятий до відрахування.
Системи «Гарант» і «КонсультантПлюс» і бухгалтерські програми необхідно постійно оновлювати. Витрати на оновлення ви повинні списати на загальногосподарські витрати в бухгалтерському обліку і на інші - в податковому.
Як правило, фірма платить за кілька оновлень вперед. Однак витратами ці суми можна визнати (як в податковому, так і в бухгалтерському обліку) тільки після того, як програма буде фактично була поновлена.
У бухгалтерському обліку потрібно зробити проводку:
ДЕБЕТ 60 субрахунок «Розрахунки за авансами виданими» КРЕДИТ 51
- 29 500 руб. - внесена передоплата за оновлення системи «КонсультантПлюс».
У травні був підписаний акт про першому оновленні.
Бухгалтер «Активу» повинен зробити проводки:
КРЕДИТ 60 субрахунок «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»
- 2500 руб. ((29 500 руб. - 4500 руб.). 10 міс.) - відбиті витрати на оновлення системи «КонсультантПлюс»;
КРЕДИТ 60 субрахунок «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»
- 450 руб. (4500 руб. 10 міс.) - врахований ПДВ;
ДЕБЕТ 60 субрахунок «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»
КРЕДИТ 60 субрахунок «Розрахунки за авансами виданими»
- 2950 руб. (2500 + 450) - зарахована частина авансу, перерахованого постачальнику;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
- 450 руб. - ПДВ прийнятий до відрахування.
У травні бухгалтер «Активу» зменшить оподатковуваний прибуток на 2500 руб.