З метою підвищення трудової дисципліни працівників і оперативного реагування керівників на яких припускаються підлеглими працівниками порушення трудової дисципліни необхідно своєчасне документування фактів прогулів працівників.
Для цього, по-перше, необхідно щодо відсутнього співробітника скласти акт (в довільній формі, але в присутності свідків) про відсутність на роботі. Акт складається кожен день відсутності працівника (при триваючому прогул).
По-третє, у разі неподання працівником письмових доказів поважності причин своєї відсутності на роботі (в тому числі при відмові від пояснень, ігноруванні отриманого поштою або телеграмою пропозиції дати пояснення, а також надання пояснень без документального підтвердження поважності причин прогулу) - скласти акт про прогул .
По-четверте, безпосередньому керівнику працівника необхідно в письмовій формі повідомити про прогул особа, відповідальна за ведення кадрової роботи у роботодавця. Для цього треба оформити доповідну записку з викладенням обставин прогулу, і прикласти до неї копії документів (письмових пояснень, актів, повідомлень про вручення працівникові листи / телеграми), що підтверджують сам факт прогулу та дотримання порядку притягнення працівника до відповідальності.
По-п'яте, підготувати наказ про «покарання» (застосуванні до працівника заходи дисциплінарного впливу), ознайомити з ним працівника (під розпис). Відмова від ознайомлення катуються або відбивається шляхом проставлення відповідного запису на тексті наказу. Всім керівникам необхідно пам'ятати, що подібні дії працівників є порушенням трудової дисципліни, за які застосовуються заходи дисциплінарного стягнення аж до звільнення. Термін для застосування стягнення (видання відповідного наказу) становить 1 (один) місяць з дня прогулу. Факт прогулу осіб, що мають доступ до грошових коштів організації, повинен розглядатися як один з ознак вчинення такими особами привласнення грошових коштів підприємства. У таких випадках доцільним є проведення звірок розрахунків з клієнтами, що обслуговуються даними працівниками. Політика будь-якого роботодавця щодо осіб, які порушують трудову дисципліну, які ухиляються від виконання своїх посадових обов'язків, повинна полягати в обов'язковому (принципово) залученні таких осіб до дисциплінарної відповідальності, передбаченої чинним законодавством.