Багато хто помилково вважає, що достатньо закласти в бюджет суму на канцтовари по кожному відділу, департаменту, бізнес-напрямку або філії, орієнтуючись, наприклад, на експертну оцінку, або на середню по факту за попередні місяці. І думають, що, контролюючи цю суму при оплаті рахунків протягом місяця, тримають, таким чином, витрати на канцтовари під контролем.
Однак це не так. Такий підхід - планування «від суми» - ніколи не дозволить вам дійсно тримати витрати на канцтовари «під контролем». У вас буде поширена ситуація, коли, запланувавши одну суму в бюджеті, ви за фактом отримаєте рахунок на оплату на більшу. І вам завжди пояснять, чому сума перевищена. І зроблять це аргументовано. Пошлють на переїзд, на вихід нових співробітників, на збільшення обсягу паперової роботи, та хіба мало на що ще. Хоча об'єктивних причин перевищення факту над планом, якщо мова йде про канцтоварах, може бути тільки 2 і про них трохи нижче.
Тому забуваємо про всі способи планування витрат на канцтовари, крім одного.
Ліміт на канцтовари.
Є тільки один найпростіший і найвірніший спосіб дійсно правильно планувати і тримати під контролем витрати на канцтовари - встановлення ліміту на канцтовари.
Вам потрібно всього 2 ліміту:
- на 1 вже працюючого співробітника - це співробітник, який пропрацював в компанії більше місяця,
- на 1 нового співробітника, тобто щойно ухваленого в штат, тому що перша закупівля канцтоварів, як правило, основна і, тому, найбільш витратна. Зрозуміло, що сума цього ліміту буде вище, ніж першого.
ВАЖЛИВО: встановити ліміт на канцтовари з розрахунку на 1 співробітника. Ще раз: НА ОДНОГО ПРАЦІВНИКА. Чому не на відділ? Та тому що сьогодні у вас у відділі працює 5 чоловік, а завтра 15, а післязавтра криза, скорочення і залишилося 7 осіб. І що? Кожен раз ви будете переглядати ліміт на відділ? Це недоцільно.
ВАЖЛИВО: щоб встановлених лімітів було тільки 2 вищеназваних. Не треба плодити ліміти для різних посад, для різних відділів, помилково думаючи, що якийсь посадовець або відділ у встановлені ліміти не вкладуться. Повірте мені: ще як вкладуться. І ще залишиться. І Генеральному директору, я вас запевняю, за фактом канцтоварів потрібно менше, ніж пересічному співробітнику. А якщо Генеральний директор хоче собі дорогий письмовий прилад, то це виробнича необхідність. Це разова ситуація. Тому купуйте, заради Бога, своїм керівникам дорогі письмові прилади, але сума ліміту на канцтовари тут ні при чому.
ВАЖЛИВО: розуміти, що зазначені 2 ліміту на канцтовари не включають витрати на придбання паперу для друку. Папір, як правило, закуповується коробками, а вартість такої коробки сама по собі висока і ні в який ліміт ви не укладетеся, якщо при закупівлі будете включати в нього папір для друку. Витрати на папір для друку треба планувати окремо від ліміту на канцтовари. І краще теж за окремим ліміту з розрахунку кількості пачок на відділ, наприклад. Або на співробітника. Тут вже самі вирішуйте. Є відділи, в яких 1 співробітник 1 пачку паперу буде витрачати кілька місяців, а є такі, в яких пачка може полетіти за день. Можна сильно задурити цим питанням і встановити оргтехніку, яка буде рахувати кількість фактично витрачених листів, і навіть по відділах, але будьте готові, що вартість такої оргтехніки і вартість витратних матеріалів до неї ніколи не окуплять ваше прагнення заощадити на папері. А можна не морочитися лімітом на папір взагалі і купувати її виходячи з міркувань розумності, покладаючись на своїх співробітників. Пачку паперу з офісу потягти складно. Та й кому вона, за великим рахунком-то потрібна? Будете себе цим заспокоювати))
Як встановити суму ліміту на канцтовари?
Сума ліміту на канцтовари повинна бути адекватною. Вона не повинна бути завищена, але і не повинна бути занижена. Якщо ви під напором співробітників завищили ліміт, то будете кожен раз не тільки витрачати більше грошей, але і спровокуєте ситуацію, коли канцтовари будуть в надлишку і їх почнуть просто «тягати» з офісу. Якщо ви зробите невиправдано низький ліміт на канцтовари, ви, тим самим, не заощадите на витратах, а будете змушені:
- кожен раз вислуховувати пояснення, чому ліміт перевищено,
- викличте негатив і напругу у співробітників, які при замовленні канцтоварів будуть переживати, що їм не вистачить.
Також помилково встановлювати ліміт на канцтовари в вигляді єдиної суми для всієї компанії, наприклад, 15 000 руб. в місяць. Тоді при перевищенні ліміту через зростання кількості співробітників у зв'язку з розширенням бізнесу, або з якихось інших причин, щоразу доведеться цей ліміт переглядати і виправдовувати перевищення.
Наведу приклад сум ліміту на канцтовари. виходячи з практики.
- 600 руб. в місяць на 1 працюючого співробітника
- 1 200 руб. в місяць на 1 нового співробітника.
Під час кризи ліміт на канцтовари був переглянутий і склав:
- 450 руб. в місяць на 1 працюючого співробітника
- 900 руб. в місяць на 1 нового співробітника.
Ліміт на канцтовари встановлюється на рік. Ліміт на канцтовари, встановлений в правильній сумі, може не змінюватися протягом декількох років. Тільки не забувайте підтверджувати його щороку.
Як планувати витрати на канцтовари в бюджеті?
Як тільки ви встановите ліміт на канцтовари, ви більше ніколи не будете задаватися питанням: «А як планувати витрати на канцтовари в бюджеті?». Тому що ви будете робити це так:
Витрати на канцтовари =
= Сума ліміту на 1 вже працюючого співробітника помножити на кількість вже працюючих співробітників +
+ сума ліміту на 1 нового співробітника помножена на кількість співробітників, яких планується прийняти в штат в плановому періоді
Що робити, якщо за фактом отримали перевитрата по канцтоварам?
Якщо у вас в компанії встановлені ліміти на канцтовари та за фактом вийшла перевитрата, то цього може бути тільки 2 причини:
- прийом в штат нових співробітників, вихід яких не був передбачений при плануванні бюджету,
- підвищення цін у постачальника.
Все прозоро. Контрольовано. Привід задати питання співробітнику, який займається закупівлями, і постачальнику.
Чи потрібно створювати резерв на канцтовари?
Тут мається на увазі резерв не в грошовому вираженні, а в натуральному. Це питання кожна компанія вирішує по своєму, але в 99 випадках з 100, звичайно ж, певна кількість канцтоварів має перебувати в резерві на випадок непередбаченого виходу нового співробітника, на випадок, коли якісь канцтовари раптово витрачені (а дужки в степлер завжди закінчуються раптово ), а закупівля буде трохи пізніше і т.д. Відповідає за резерв канцтоварів, як правило, адміністративно-господарський відділ.
За канцтоварам це фффсёо! :-) Якщо я щось упустила або у вас інший досвід, пишіть мені через форму зворотного зв'язку на сторінці «Контакти».