Компанії застосовують два способи скоротити витрати на персонал за допомогою іпотеки співробітників. Перший спосіб - замість частини зарплати співробітнику компенсують суму сплачених щомісячних відсотків. Другий спосіб - платять компенсацію замість квартальної, піврічної або річної премії. При будь-якому способі виходить економія на внески, знижується податкова база по прибутку. Різниця лише в періодичності виплат і заходи безпеки. Пакет документів - однаковий.
Зверніть увагу! На загальній системі можна не платити ПДФО з суми компенсації іпотечних відсотків. А на спрощеній системі - безпечніше платити.
Цей спосіб передбачає, що компанія щомісяця видає частину зарплати у вигляді компенсації іпотечних відсотків. Всю зарплату замінювати компенсацією не можна. Адже у співробітника повинен бути хоча б мінімальний оклад, рівний федеральному або регіональному МРОТ. Щомісячна компенсація найкраще підходить, якщо потрібно вивести якусь суму зарплати з конвертів. Тоді оклад і надбавки залишаться колишніми, а до них додасться ще і компенсація. І ніяких питань про зниження зарплати ні у кого не виникне.
Також щомісячну компенсацію можна встановити працівникові-початківцю, відразу домовившись з ним, що частина грошей він буде отримувати у вигляді відшкодування іпотечних відсотків. Тут безпечніше, щоб оклад співробітника не сильно відрізнявся від окладів працівників з такою ж посадою, але без компенсації. Адже Трудовий кодекс РФ гарантує співробітникам рівну оплату за рівну працю. Якщо різниця в окладах солідна, то можна змінити назву посади. Наприклад, взяти новенького на посаду старшого менеджера, а не менеджера.
Примітка. Компенсація відсотків по іпотеці зменшує оподатковуваний прибуток і звільнена від внесків
Замінювати компенсацією частина офіційного окладу або надбавку працівника, який вже давно працює в компанії, ризиковано. Це викличе питання у податківців, які перевіряють з фондів та інспекторів праці. Закон не забороняє зменшувати зарплату за угодою сторін трудового договору. Але зменшення розміру винагороди виключно тим працівникам, яким компанія почала компенсувати відсотки по іпотеці, виглядає підозріло. Ревізори з інспекції можуть звинуватити компанію в заниженні ПДФО, фонди - донарахувати внески, а трудінспектори - запідозрити в дискримінації співробітників.
З чим можлива складність. Щоб нарахувати компенсацію, працівник повинен щомісяця без затримок приносити в бухгалтерію довідку з банку про фактично сплачені відсотки. Вона потрібна, щоб підтвердити суму витрат в податковому обліку і суму пільгової виплати, звільненої від внесків і ПДФО. При цьому способі також доведеться щомісяця порівнювати компенсацію з витратами на оплату праці.
При такому способі компанія замінює відсотками не саму зарплату, а премію. І не щомісяця, а раз в квартал, півріччя і за підсумками року. Даний спосіб менш трудомісткий, так як з працівника довідку про сплачені відсотках треба брати набагато рідше. І менш ризикований. Оклад, надбавки не будуть зачіпатися, тільки преміальна частина. А як і кому платити премії, знижувати їх або скасовувати, роботодавець встановлює сам в положенні про преміювання або іншому локальному документі.
При такому способі можна замінити хоч всю премію, хоч її частина. Залежить від того, чи вкладається сума компенсації в ліміт, при якому її можна списати до витрат, - 3 відсотки від витрат на оплату праці.
З чим можлива складність. Співробітники можуть запитати, чому їм не видають премії, а іншим видають. У такому випадку варто заздалегідь попередити їх, що компенсація і премія, по суті, для них це одне і те ж. Адже їх розміри співпадають. А при частковій заміні компенсація і решта премії в сумі якраз і дають повний розмір премії, яку отримують інші співробітники.
Крім того, перевіряючі можуть вирішити, що компанія необґрунтовано позбавляє премії тих, хто отримує компенсацію. Щоб уникнути подібних підозр, в положенні про преміювання не пишіть, що працівникам, які отримують компенсацію іпотечних відсотків, премія не призначена. Сформулюйте краще умови так, щоб було ясно: список працівників і розміри заохочення визначає керівник. Наприклад, «за рішенням генерального директора працівникам може бути виплачена премія за підсумками роботи за квартал».
Зверніть увагу! З компенсації, яка перевищує витрати з податку на прибуток, треба утримати ПДФО.
А раз немає витрат, врахованих при розрахунку податку на прибуток, не діє і пільга по ПДФО. Швидко зорієнтуватися в податкові наслідки можна по таблиці нижче. А вигоду покажемо на прикладі.
Витрати, внески і ПДФО з компенсації
Скільки списувати на витрати
Приклад 1. Скільки можна заощадити, замінивши премію компенсацією відсотків по іпотеці
Компанія платить трьом працівникам щомісячну премію в сумі 10 000 руб. За рік виходить 360 000 руб. (10 000 × 12 міс. × 3 чол.). Організація нараховує звичайні страхові внески за загальним тарифом. Виплати на користь кожного співробітника укладаються в оподатковуваний внесками ліміт. Тариф за внесками на травматизм становить 0,6 відсотка. Тоді, замінивши премію компенсацією витрат по іпотеці, компанія зможе не платити внески і тим самим заощадить за рік 110 160 руб. (360 000 × 30% 360 000 × 0,6%).
Припустимо, що компенсація в сумі 360 000 руб. не перевищує 3 відсотків від витрат на оплату праці. Тоді компанія включить цю суму до витрат точно так же, як і зарплату.
А працівники зекономлять на ПДФО. За рік з кожного з них не втримають щонайменше зайві 15 600 руб. (10 000 × 12 міс. × 13%).
В першу чергу вам потрібно прорахувати, наскільки вигідно компенсувати відсотки і чи варто взагалі з цим зв'язуватися. Для цього попросіть у працівника графік погашення відсотків по іпотеці. Якщо сума відсотків для компанії незначна, то немає сенсу замінювати зарплату компенсацією.
Максимально заощадити за рахунок компенсації відсотків можна за умови, що компанія всю її врахує у витратах. Тому треба заздалегідь прикинути, яку суму відшкодовувати працівникові - все відсотки або їх частину.
Приклад 2. Як розрахувати, скільки відсотків вигідно компенсувати.
У компанії є два співробітника з іпотекою. Один в місяць платить банку відсотки в сумі 8000 руб. а другий - 10 000 руб. Щомісячні витрати на оплату праці в податковому обліку становлять 400 000 руб. Щомісяця можна включати до витрат компенсацію іпотечних відсотків в сумі 12 000 руб. (400 000 × 3%). Цю суму можна по-різному розподілити між працівниками. Припустимо, в компанії вирішили, що навпіл. Щомісяця вона буде компенсувати кожному з двох співробітників по 6000 руб. відсотків (12 000. 2 чол.).
- Заява співробітника.
- Копія договору позики (кредиту).
- Копія договору купівлі-продажу нерухомості (пайової участі).
- Довідка з банку про фактично сплачені відсотки за конкретний період.
Трудовий договір, положення про оплату праці. Умови і порядок відшкодування відсотків по іпотеці треба закріпити в трудовому договорі. Зразок наведено нижче. Якщо компенсацію вирішили призначити співробітникові, з яким вже укладено трудовий договір, то можна скласти додаткову угоду до нього.
Інший варіант - в трудовому договорі зробити посилання на положення про оплату праці. А вже в цьому документі детально розписати, за яких умов, як часто і кому компанія платить компенсацію відсотків.
Заява працівника. Цей документ досить скласти один раз, повторювати його кожен місяць, квартал і рік не потрібно. У заяві працівник повинен попросити відшкодувати йому витрати, а не сплатити за нього відсотки. Зразок нижче.
По-перше, якщо співробітник не принесе чергову довідку про сплачені відсотках з банку, ви не зможете розрахувати точну суму компенсації. Але при цьому загальний наказ буде зобов'язувати виплатити її співробітнику.
По-друге, потрібно кожен місяць стежити, чи не перевищено ліміт - 3 відсотки. І якщо так, то платити компенсацію вже невигідно.
Копії кредитного договору та договору на покупку житла. Ці документи потрібні, щоб підтвердити, що працівник витратив гроші саме на відсотки по іпотеці. Замість кредитного договору підійде договір позики. Замість договору купівлі-продажу нерухомості підійде договір пайової участі.
Але треба, щоб метою кредиту і позики була покупка або будівництво житла. А не придбання побутової техніки або машини. А в договорах з позичальником і покупцем виступав працівник, а не його родич або стороння людина. Інакше інспектори знімуть витрати, донарахують ПДФО і податок на прибуток разом з пенями. Адже в Податковому кодексі сказано про витрати працівника, а не компанії або інших фізичних осіб (п. 24.1 ст. 255 НК РФ). Буде потрібно доплатити і внески.
Довідка про сплачені відсотках. Банківський щомісячний платіж містить в собі і відсотки, і суму основного боргу. Але відшкодувати працівникові треба лише ту частину, що припадає на відсотки. Щоб її визначити, потрібна довідка про фактично сплачені відсотки. Деякі банки беруть за неї комісію.
Ліміт в 3 відсотки від витрат на оплату праці треба вважати щомісяця наростаючим підсумком з початку року (п. 4 ст. 272 НК РФ). Це за умови, що компанія щомісяця компенсує відсотки. Якщо ж робити це раз в квартал, то і ліміт досить визначати щоквартально.
Безпечніше нараховувати відсотки після того, як бухгалтерія розрахувала і нарахувала зарплату. Тоді вже можна визначити ліміт і видати наказ на відповідну йому суму компенсації. Це справедливо для компаній на загальній системі.
Інша справа, якщо компанія на спрощеній системі з об'єктом «доходи мінус витрати», коли облік ведуть касовим методом. Ліміт треба визначати не за нарахованими, а по виплачених сумах. Тобто видавати наказ про компенсацію безпечніше після видачі зарплати.
Під ПДФО не підпадає лише та частина компенсації сплачених відсотків, яку компанія включила до витрат з податку на прибуток (п. 40 ст. 217 НК РФ). З тієї суми, що виплачена працівникам понад цю межу, податок потрібно утримати. У Податковому кодексі РФ немає конкретних правил розподілу понадлімітної суми таких доходів між працівниками. Тому кожна організація має право визначити їх самостійно. І закріпити в обліковій політиці. Наприклад, можна прописати умова про рівномірний розподіл доходів у вигляді компенсації відсотків. Ще варіант - базу розподілити пропорційно частці доходу кожного з працівників.
Приклад 3. Як розподіляти базу з ПДФО між працівниками
Витрати на оплату праці за півріччя склали 2 500 000 руб. Значить, врахувати витрати компанія може в сумі, що не що перевищує 75 000 руб. (2 500 000 × 3%). Керівник прийняв рішення не обмежуватися цією сумою і видати працівникам всю суму відшкодування, нехай і доведеться доплатити за рахунок коштів компанії 25 000 руб. (100 000 - 75 000).
Для розрахунку ПДФО компанія може розподілити суму відшкодування між працівниками пропорційно або порівну. Припустимо, в положенні про оплату праці встановлено перший варіант. Відповідно, частка Петрова в загальній сумі відшкодування - 40 відсотків (40 000. 100 000 × 100%). А частка Васечкина - 60 відсотків (100 - 40). Це означає, що ПДФО не нараховується на дохід Петрова в сумі 30 000 руб. (75 000 × 40%) і на доход Васечкина в розмірі 45 000 руб. (75 000 × 60%).
Бухгалтер утримає ПДФО з суми відшкодування, виплаченої Петрову, в сумі 1300 руб. ((40 000 - 30 000) × 13%). У Васечкина віднімуть з відшкодування 1950 руб. ((60 000 - 45 000) × 13%).