Ведення касової книги одна з вимог касової дисципліни. У ній враховуються всі вступники і видані кошти. Записи в касовій книзі здійснюються на підставі прибуткового та видаткового касового ордера.
Касова книга ведеться двома способами:
- записи робляться на папері власноруч або за допомогою технічних засобів. В цьому випадку засвідчується особистими підписами відповідальних осіб та печаткою;
- облік ведеться за допомогою комп'ютера в електронному вигляді і засвідчується електронним підписом.
Касова книга заводиться в єдиному екземплярі і включає в себе всі фінансові операції з готівкою в незалежності від кількості видів діяльності та систем оподаткування, які використовуються для ведення бізнесу.
В даному вказівці йде мова про надання права кожному ІП не вести касову книгу, але воно не забороняє її мати для зручності бухгалтерського обліку. Якщо у підприємця вона була до дати прийняття указу, він може її вести і далі. Тільки тепер жоден контролюючий орган не може її вимагати.
В даний час для ІП касова книга вважається допоміжним інструментом в організації своєї фінансової діяльності та обліку руху готівкових грошових коштів. Тому знання як заповнювати касову книгу ІП все одно залишається актуальним.
Основні правила оформлення касової книги
Даний документ є формою звітності при проведенні операцій з готівкою, тому він має стандартний вид і єдині правила оформлення. Вони полягають в наступному:
- оформлення починається з титульного аркуша, де вказуються реквізити підприємств і індивідуальних підприємців. Тут же повинні бути вказані дати початку і кінця періоду, на який касова книга була заведена;
- кожна сторінка повинна бути пронумерована, а книга прошита;
- книга заводиться протягом одного календарного року і не може переходити на наступний рік.
Відповідальність за правильне заповнення відповідних розділів касової книги лежить на касира або бухгалтера об'єкта малого бізнесу. У разі відсутності даних посад її може вести сам підприємець або директор підприємства. Якщо була зроблена помилка при заповненні документа можна її, виправляти коректором або будь-якими іншими способами. Необхідно акуратно закреслити і поставити підпис і запевнити її печаткою. Якщо протягом робочого дня рух готівкових грошових коштів через касу не проводилося ніяких записів робити не потрібно.
Порядок заповнення касової книги
Касова книга ІП на ССО і інших системах оподаткування має єдину форму і вид. Якщо підприємець вирішив її оформляти йому необхідно, скористатися наступною інструкцією і строго слідувати певним порядком.
Заповнення титульного аркуша
В даному розділі необхідно вказати повну назву згідно з документами, що свідчать про відкриття ВП. Також вказується ОКПО присвоєне Росстатом, якщо воно відсутнє необхідно поставити прочерк. Потім слід вказати назву відділу, що заповнює книгу, при його відсутності ставиться прочерк. На цій сторінці необхідно вказати час, в період якого книга буде діяти. Важливо пам'ятати, що період дії касової книги не може перевищувати одного календарного року, також не можна ставити дату початку і дату закінчення періоду в різних роках.
Як заповнити касовий лист
Касова книга ІП має ті ж пункти що і для ТОВ, тому для підприємців, які вирішили змінити форму правової відповідальності, ніяких відмінностей не буде.
Касовий лист починається з запису, в якій вказується число, місяць, рік заповнення, а також порядковий номер підшитого листа. Потім вказується залишок в касі, який перейшов з попереднього дня. Далі вноситься вся інформація за робочий день відповідно до виписаними прибутковими та видатковими касовими ордерами. Вона включає в себе номери ПКО та ВКО і кореспондуючі рахунки. При цьому необхідно враховувати, що для грошових коштів, що надходять в касу і сум, що витрачаються, є окремі графи, і при заповненні приходу в графі витрата залишається порожнє місце. Прочерки ставити не треба.
По завершенні робочого дня необхідно підрахувати підсумкові суми всіх операцій і записати у відповідних графах для грошей, які надійшли в касу, і ті, що були видані з неї.
Далі слід вказати залишок, що переходить на наступний день, при цьому необхідно окремо вказати суми, призначені для виплати допомог, стипендій і заробітних плат. В кінці листа касир, який оформив його, ставить підпис до прізвища та ініціалів. Потім лист підписує бухгалтер, який перевірив правильність оформлення касової книги і теж вказує своє прізвище та ініціали.
Кожен підприємець сам має право вирішувати чи повинен ІП вести касову книгу. І якщо він зважився на ведення цієї документації краще робити це з дотриманням всіх правил по оформленню. Тому необхідно знати, як правильно підшити листи касової книги.
Правила зшивання касової книги
Касова книга повинна мати пронумеровані листи від першого до останнього без винятку. Потім їх пронумеровані або прошивають і завіряють підписом директора або бухгалтера. Підписи посадових осіб засвідчуються печаткою.
Сам процес зшивання не займе багато праці і часу головне зробити все гранично акуратно і правильно. Розуміти, як підготувати документ не менш важливо, ніж знати, як заповнювати касову книгу ВП. Для початку перевірте перед зшиванням правильність всіх листів і розташування листів в відповідно до порядкового номера. Потім прошийте їх таким чином, щоб вузлики були з боку останнього листа і наклейте на них білі прямокутники з паперу. На приклеєних прямокутниках має бути написано, скільки листів завірено печаткою, поставлена розпис бухгалтера або директора. Всі написи і підписи, зроблені на прямокутнику, завіряються печаткою.
У касовій книзі відображають виручку, яка надійшла в зв'язку з розрахунком за товар клієнта кредитною карткою? І як правильно пронумерувати її листи? Дякуємо!
Оплата кредиткою означає проведення безготівкового розрахунку, а касова книга повинна містити тільки надходження або видачу готівкових коштів, відповідно, відображати таку операцію в ній не потрібно. Що стосується нумерації, вона проводиться як звичайно - в порядку зростання, з початку року.
У нас в день буває 1-3 операції з готівкою, а буває що ніяких операцій пару днів. Можна ж ці операції вносити не кожен день, а тоді, коли зручно? Раз в тиждень, наприклад.