Згідно ст. 62 Трудового кодексу РФ копії документів, пов'язаних з роботою, повинні бути завірені належним чином і надаватися працівникові протягом трьох робочих днів з дня подання письмової заяви. До таких документів належать копії наказу про прийом на роботу, наказів про переведення на іншу роботу, наказу про звільнення з роботи; виписки з трудової книжки; довідки про заробітну плату, про нараховані та фактично сплачені страхові внески обов'язкового пенсійного страхування, про період роботи у даного роботодавця та ін.
На практиці найчастіше працівникам кадрової служби припадає завіряти копію трудової книжки. Це робиться для банків (при розгляді питання про надання кредиту), для пенсійного фонду (при оформленні пенсії), для УФМС (при оформленні закордонного паспорта), для лікувальних установ (при призначенні інвалідності) та інших організацій.
Розглянемо ситуацію, діловодну практику і спробуємо розібратися в даній проблемі.
Багато працівників кадрової служби копіюють на одному аркуші два розвороту (чотири сторінки) трудової книжки. Це виправдано з точки зору економії паперу, проте в багатьох інстанціях принципово вимагають, щоб кожен розворот (дві сторінки) був на окремому аркуші. Копії роблять тільки з заповнених листів трудової книжки і, при наявності, з вкладиша.<
Таким чином, копія трудової книжки повинна бути зроблена на аркуші формату А4, один розворот на одному аркуші, краща книжкова орієнтація.
2. Відмітка про копийности
Таким чином, відмітка про копийности складається з напису «Копія вірна», яка розташовується в лівому нижньому кутку копії.
3. Підпис котрий запевняє особи
Таким чином, підпис завіряє особи складається з посади, особистого підпису і розшифрування підпису і розташовується нижче позначки про копийности.
Таким чином, копію трудової книжки необхідно завіряти або круглою печаткою організації, або печаткою кадрової служби.
Таким чином, на копії нижче підпису повинна проставлятися дата засвідчення.
6. Відмітка про оригіналі
Пункт 1 Указу № 9779-Х наказує робити на копії відмітку, що оригінал документа знаходиться в даному підприємстві, установі, організації, однак по ГОСТу така оцінка не передбачена. Більшою мірою це вимога правомірна для документів, які створені в організації (установчі, організаційно-правові, розпорядчі та інші документи), але не для трудової книжки. Відповідно до п. 35 Правил ведення і зберігання трудових книжок трудова книжка зберігається у роботодавця протягом всього періоду роботи і видається працівникові на руки тільки в день звільнення (останній день роботи). У зв'язку з цим для копії трудової книжки відмітка про знаходження оригіналу видається зайвою.
7. Способи засвідчення копії
У діловодної практиці застосовуються два способи засвідчення копії трудової книжки:
- запевняють посторінково - розглянуті вище реквізити проставляють на кожній сторінці;
- прошивають кілька листів - все листи нумерують по порядку, зшивають, на звороті останнього аркуша наклеюють лист з заверительной написом про те, скільки листів прошито, пронумеровано та скріплено печаткою, запевняють підписом і печаткою.
Із судової практики, що стосується визнання юридичної сили копії документів, слід, що завірена повинна бути кожна сторінка документа, а не його підшивка. Під словами «завірених перевіряється особою копій» слід розуміти посвідчення <…> копій документів шляхом проставлення на них необхідних реквізитів, тобто печатки та підпису повноважного посадової особи, які надають їм юридичну силу (Постанова ФАС Московського округу від 05.11.09 № КА-А41 / 11390-09).
Таким чином, копія трудової книжки повинна бути завірена посторінково.
8. Додаткові написи
У багатьох організаціях вимагають на копії після останньої внесеної в трудову книжку запису ставити дату і робити напис «Працює по теперішній час». Однак ця вимога незаконно, так як, по-перше, копія документа повинна повністю відтворювати інформацію оригіналу документа, а по-друге, згідно з Інструкцією щодо заповнення трудових книжок, саме відсутність запису про розірвання трудового договору не підтверджує, що працівник продовжує працювати по теперішній час . На практиці відсутність цієї зайвої написи призводить до того, що у працівника не приймають завірену копію трудової книжки, а співробітникові кадрової служби щоб уникнути конфліктів зі сторонніми організаціями доводиться вносити незаконну напис. Часто цей напис просять також окремо завіряти. На наш погляд, це вимога абсолютно безпідставно, тому що кожна сторінка копії засвідчується.
Таким чином, змушувати робити напис «Працює по теперішній час» неправомірно, проте працівників кадрової служби змушують так чинити.
Завіряти копію трудової книжки можна як вручну, так і з використанням штампів - в чинному законодавстві заборони на це немає. В організаціях з великою чисельністю працівників і з великими об'ємами документообігу в кадровій службі доцільно використовувати штампи. Це можуть бути або окремі штампи ( «Копія вірна», штамп з реквізитом «Підпис», датер), або загальний штамп, що містить всі необхідні реквізити. Такий спосіб завірення копій документів допомагає істотно заощадити час, так як від руки ставиться тільки особистий підпис. Отже, в даний час не існує єдиних правил завірення копій трудової книжки. Кожна організація висуває власні вимоги виходячи зі своїх внутрішніх стандартів. Для того щоб уникнути спірних ситуацій, необхідно законодавчо закріпити правил оформлення копії трудової книжки.
Приклад завіреної копії трудової книжки
Ксенія Белоконева - к.філ.н. фахівець відділу управління персоналом ТОВ «ТОЙОТА БОШОКУ», Санкт-Петербург. Редакція журналу «Кадровик»