Індивідуальний підприємець, який наймає працівників, незалежно від їх кількості, повинен в обов'язковому порядку дотримуватися трудовий кодекс РФ і вести кадрові документи. Найчастіше проблеми виникають в роботі з трудовими книжками. Що робити, якщо працівник тільки розпочав свій трудовий стаж, як зробити запис в книзі, як виправити помилку, як вчинити, як зареєструвати звільнення, про ці та інші питання піде мова в даній статті.
Оформлення трудової книжки індивідуальним підприємцем починається після того, як прийнято рішення про прийом працівника на посаду. За існуючим законодавством оформити трудові документи ІП повинен протягом тижня. Як показує практика, при оформленні працівника можуть виникнути непередбачені ситуації. Випадок перший - якщо у працівника немає стажу, і, як наслідок, трудової книжки, випадок другий - якщо працівник не може надати свою трудову книжку через її втрати. І третій варіант - якщо у працівника є трудова книжка із заповненими сторінками. Розглянемо кожен варіант окремо.
Отже, якщо найманий працівник вперше влаштовується на роботі і до цього моменту ніде не працював. В цьому випадку індивідуальний підприємець зобов'язаний завести трудову книжку для свого нового працівника і заповнити її належним чином без помилок і виправлень. Перше, з чого варто почати - титульний лист. Тут все просто. У зазначених полях треба вписати ПІБ працівника, спеціальність, дату народження. Всі дані списуються з паспорта працівника. Крім цих даних на титульному аркуші передбачено підпис власника документа, а також підпис людини, відповідального за кадрову документацію. На розвороті документа вноситься запис про те, що власник книжки прийнятий на роботу.
Друга ситуація - якщо трудова книжка працівником була загублена до надходження до ІП на роботу. За таких обставин має бути створений дублікат книжки, шляхом відновлення черговості записів трудового стажу. Роботодавець може виявитися сприяння в такому питанні, допомагаючи своєму працівникові здійснити процедуру оформлення дубліката.
Третій варіант - якщо працівник приходить на роботу із заповненою трудовою книжкою. В цьому випадку ІП залишається тільки зробити запис на розвороті аркуша.
Основні положення при заповненні трудових книжок.
Оформлення трудової книжки індивідуальним підприємцем починається з розділу «відомості про роботу», де повністю записується найменування організації або повністю ініціали підприємця. У графах один і два вказується дата і порядковий номер. Графа третя призначена для заповнення посади, наприклад, «прийнята на посаду бухгалтера». В останній колонці пишеться підставу - номер наказу і дата його прийняття, ніяких скорочень у цьому рядку не передбачається. У разі якщо працівника приймається на посаду з іншої організації за допомогою переказу, то так і вказується.
Зберігання «трудовий» документації.
Після того як оформлення трудової книжки індивідуальним підприємцем будемо закінчено, документ необхідно зареєструвати в журналі обліку трудових книжок. Якщо даного журналу у підприємця не буде, то при перевірці на посадову особу може бути накладено штраф у розмірі однієї тисячі рублів до п'яти тисяч.
За правилами трудові книжки повинні зберігати в спеціально відведеному для них сейфі і видаватися тільки в разі потреби. Якщо у підприємця немає подібного обладнання, то можна зберігати подібні документи в шафі на замку. Відповідальний за зберігання трудових книжок є індивідуальний підприємець або ж встановлене відповідними розпорядчими документами інша особа.
При звільненні найманого працівника в трудовій книжці робиться відповідний запис. У графі першої і другої вказується дата і, як і при прийомі на роботу, порядковий номер. У графі номер «три» робиться запис, безпосередньо про звільнення, потім вказується пункт, а також найменування статті чинного Трудового кодексу. У четвертій колонці вказується номер і дата підписаного підприємцем наказу.
Правильне і безпомилкове оформлення кадрової документації, зокрема, трудової книжки, відповідно до норм законодавства допоможе уникнути в майбутньому проблем при будь-якої перевірки.