Припустимо щомісяця нам потрібно створити звіт про результати в продажах нашого відділу. Для підготовки звіту використовуємо статистичні показники по всіх транзакціях в журналі історії взаєморозрахунків з клієнтами, виконаних за минулий період. Щоб експонувати дані по конкретному клієнтові, наприклад, для порівняння, необхідно кожен раз фільтрувати таблицю історії взаєморозрахунків під різними критеріями. Немає необхідності витрачати час і зусилля на багаторазове фільтрування тих самих даних. Можна істотно полегшити рішення даного завдання згрупувавши дані і зберігши їх як нестандартний вид уявлення. Завдяки цьому одним кліком мишки можна детально експонувати необхідні дані на даний момент.
Як швидко користуватися фільтром в Excel
Припустимо наш журнал історії взаєморозрахунків з клієнтами відображається також як на малюнку.
Історія продажів і взаєморозрахунків по клієнтам:
Нам необхідно відобразити різні варіанти даних з поділом на групи: назва фірм, міст і сум. До останньої групи ще хочемо додати підсумковий показник.
Почнемо роботу з фільтрування даних, а потім розберемо як їх зберігати в різних режимах фільтра. Кожна група буде записана як користувальницький вид представлення даних на робочому аркуші Excel.
Припустимо перша група даних повинна включати в себе дані стосуються транзакцій торбою вище 20 000 рублів реалізованої фірмою ADEX Comp. Для цього:
Застосовано друга умова фільтрування даних.
Як порахувати суму по фільтру в Excel
Відфільтрована група готова, залишилося тільки додати підсумкове значення для стовпця «Сума». Для цього виберіть першу вільну позицію під цим стовпцем і виберіть інструмент: «ГОЛОВНА» - «Редагування» - «Сума» або натисніть комбінацію клавіш CTR + =. Після натискання на клавішу Enter підсумовуються тільки видимі значення в стовпці. По завершенню надайте для цього осередку грошовий формат.
Зверніть увагу! Замість стандартної функції СУММ ми використовуємо функцію: З ходячи з назви складно здогадатися що дана функція буде підсумовувати значення. Але якщо в першому аргументі функції ПРОМЕЖУТОЧНИЕ.ІТОГІ перебувати константа з кодом номер 9 - це значить, що ми підключаємо вбудовану функцію підсумовування. Таким чином ми виконуємо підсумовування тільки проміжних підсумків, а в повному обсязі значення в стовпці. Варто розглянути всі вбудовані функції в ПРОМЕЖУТОЧНИЕ.ІТОГІ, які можна виконувати з відфільтрованими значеннями в таблиці:
- - середнє значення, альтернатива функції СРЕДЗНАЧ.
- - підрахунок кількості значень, альтернатива для РАХУНОК.
- - підрахунок тільки непустих осередків в діапазоні, як СЧЁТЗ.
- - повертає максимальне значення (МАКС).
- - повертає мінімальне значення (МІН).
- - повертає твір аргументів (вироблено).
- - функція стандартного відхилення як СТАНДОТКЛОН.
- - стандартне відхилення за генеральною сукупністю (логічні і текстові значення - ігноруються) як в СТАНДОТКЛОНП.
- - підсумовує значення як СУМ.
- - дисперсія по вибірці як ДИСП.
- - дисперсія для генеральної сукупності ДІСПР.
Примітка. Номери констант можуть бути з включенням і з виключенням значень в прихованих рядках інструментом: «ГОЛОВНА» - «Осередки» - «Формат» - «Приховати або відобразити». Відмінність полягатиме в коді константи:
- 1-11 - з включенням;
- 101-111 - з виключенням.
Якщо ми хочемо отримати підсумовування підсумків для іншої фірми, досить тільки змінити критерій фільтра, а підсумковий результат автоматично прорахувати завдяки функції ПРОМЕЖУТОЧНИЕ.ІТОГІ.
Збереження фільтра в представлення даних
Коли перший набір значень для групи готовий, можна його зберегти як один з видів таблиці журналу історії взаєморозрахунків по клієнтам. Завдяки цьому ми отримаємо блискавичний доступ до організації нової структури даних в таблиці. Для цього:
