Якщо проставлення печатки в договорах - справа добровільна, то на деяких інших документах її наявність обов'язково.
Довіреність повинна бути повністю заповнена і мати зразок підпису особи, на ім'я якого виписана. Довіреність від імені юридичної особи видається за підписом його керівника чи іншої особи, уповноваженої на це її установчими документами, з прикладенням печатки цієї організації (п. 5 ст. 185 ЦК України).
Друк буде потрібно і при відкритті особового рахунку. Адже, перш ніж відкрити рахунок в банку, необхідно подати пакет документів, серед яких - і картку зі зразками підписів і відбитка печатки (форма N 0401026 по ОКУД).
До документів, на яких наявність печатки обов'язково, відносяться окремі форми первинних документів, наведені в альбомах уніфікованих форм, затверджених постановами Держкомстату Росії. Необхідність відбитка печатки на них вказується наявністю абревіатури "М.П.". Зокрема, реквізит "Місце печатки" присутній в наступних уніфікованих формах:
- акті про оприбуткування матеріальних цінностей, отриманих при розбиранні і демонтажі будівель і споруд (форма N М-35, затв. згаданою Постановою Держкомстату Росії N 71а);
Без друку зазначені документи будуть складені з порушеннями. З вищесказаного випливає, що відбиток печатки на первинних облікових документах необхідний тільки тоді, коли це прямо передбачено бланком уніфікованої форми.
- в акті про прийом робіт, виконаних за строковим трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи (форма N Т-73);
- посвідченні про відрядження (форма N Т-10).
У посвідченні про відрядження печаткою завіряється не тільки підпис керівника організації, що направляє працівника у відрядження, а й відмітки про прибуття відрядженого до місця відрядження і вибуття з нього. При відсутності ж печатки організації, в яку працівники спрямовані у відрядження, податківці не приймають витрати за цим відрядженням при обчисленні податку на прибуток.
При проведенні перевірок податкові органи мають право вимагати у платника податків (податкового агента) документи, що підтверджують правильність обчислення і своєчасність сплати податків (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ). Оскільки в ИФНС Росії видаються оригінали, а копії документів, то їх також обов'язково потрібно завірити підписом керівника і печаткою організації (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Друк проставляється також на внутрішній стороні обкладинки при внесенні змін до відомостей, що містяться на титульному аркуші (п. 2.3 Інструкції). Наприклад, найпоширеніший випадок: працівниця вийшла заміж і змінила своє дівоче прізвище на прізвище чоловіка.
При звільненні працівника всі записи, внесені в його трудову книжку за час роботи в даній організації, засвідчуються підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, його печаткою і підписом самого працівника (п. 35 Правил).
Згідно з Указом Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.1983 N 9779-X "Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян" (діє в частині, що не суперечить ТК РФ (ст. 423)) вірність копії документа повинна бути засвідчена підписом керівника чи уповноваженого на те посадової особи та печаткою (за винятком випадків, коли певний документ потребує нотаріального посвідчення). При цьому на копії вказується дата її видачі і робиться відмітка про те, що оригінал документа знаходиться в даному підприємстві, установі, організації.
При цьому зазначені юридичні особи мають право мати штампи зі своїм найменуванням.
Як бачимо, про обов'язковість наявності печатки на законодавчому рівні не згадується щодо товариств з додатковою відповідальністю і товариств.
- повного найменування організації російською мовою з зазначенням організаційно-правової форми;
- основного державного реєстраційного номера;
- номера міського реєстру печаток.
Для "простих" печаток крім перерахованих реквізитів передбачалася додаткова напис, наприклад, "секретаріат", "канцелярія", "управління справами", "відділ кадрів", "для рахунків", "для посвідчень", "для довідок" тощо .
Передбачалася можливість за рішенням організації вказати ідентифікаційний податковий номер (ІПН) і код за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ).
У наведених же вище спеціальних Законах визначено лише загальні вимоги до друку: вона повинна бути круглої, містити повне фірмове найменування організації російською мовою і її місцезнаходження. На друку може розміщуватися також фірмове найменування товариства на будь-якій мові народів Російської Федерації і (або) іноземною мовою. Іноді на друк поміщають товарний знак або інші засоби індивідуалізації (зазвичай в центрі). При їх відсутності в центрі досить часто вказується скорочене найменування юридичної особи.
Порядок використання печаток структурних підрозділів слід закріпити в положенні про відповідний структурний підрозділ або в спеціальному локальному нормативному акті організації. У зазначеному акті зазвичай встановлюється "введення в дію" всіх печаток. У ньому ж вказують, на яких документах які друку повинні проставлятися. Наприклад, друк "для складу" може проставлятися на актах приймання товару (форма ТОРГ-1). друк "для кореспонденції" використовується для ділового листування, яку ведуть менеджери фірми. Тут же наводяться і особи, відповідальні за зберігання і проставлення відбитка кожної друку.
Можливо, це і спонукало до думки, що пряме і мало не єдине призначення друку - завіряти підписи на документах, причому на всіх.
Організація під час своєї діяльності випускає масу документів. І добру частину з них складають договори. Тому питання наявності (або відсутності) на них печатки - один з нагальних для бухгалтерської служби.
Примітка. Нерідко організації вирішують працювати не з однією, а з кількома печатками. Як правило, одна печатка - "для фінансових документів". Її ж зазвичай використовують для відбитка на банківській картці фірми. Друга - "для договорів". Вона засвідчує підпис тих, хто уповноважений підписувати той чи інший контракт, а також доповнення і угоди до нього. Ще можуть бути друку "для складу", "для кореспонденції", "для відділу кадрів" і так далі. При цьому на будь-якому з перерахованих видів печаток мають бути присутні всі реквізити, які є на "основний" печатки організації.
- на договорах - за бажанням
Цивільне законодавство не вимагає обов'язкової наявності печатки на договорах. При оформленні угод скріплення договорів печаткою вважається лише додатковою вимогою (п. 1 ст. 160 ЦК). Якщо в законодавстві РФ або в самому договорі такої вказівки немає, то скріплювати договір печатками немає необхідності. Цілком достатньо в цьому випадку простого його підписання обома сторонами.
Примітка. При отриманні документа, завіреного "простий" печаткою, для перевірки його легітимності можна звернутися із запитом до контрагента про подання зазначеного локального акта. Втім, використання спеціального друку можна спочатку передбачити і в самому договорі.
Судді ФАС Північно-Західного округу в ряді своїх постанов відхилили довід позивача про неукладення договору в зв'язку з відсутністю печатки:
У Цивільному кодексі України закріплюється, що законом, іншими правовими актами та угодою сторін можуть встановлюватися додаткові вимоги, яким повинна відповідати форма угоди (вчинення на бланку певного виду, скріплення печаткою і т.п.), і обумовлюватися наслідки недотримання цих вимог. Отже, в певних випадках, передбачених нормативно-правовими актами або самими сторонами в договорі, обов'язковим реквізитом останнього поряд з підписом уповноваженої особи стає і друк.
В обов'язковому порядку слід застосовувати друк для оформлення подвійного складського свідоцтва і в тому випадку, якщо предмет застави залишається у заставодавця (ст. Ст. 338 і 913 ГК РФ).
Відсутність же печатки на договорі, в текст якого включено положення про те, що договір і зміни до нього повинні бути скріплені печатками сторін договору, може спричинити:
- визнання письмової форми правочину недотримання. А значить, сторони не зможуть посилатися при суперечках на показання свідків (п. 1 ст. 160. п. 1 ст. 162. п. 1 ст. 434 ЦК України);
- визнання договору недійсним, якщо такий наслідок прямо зазначено в договорі (п. 2 ст. 162 ЦК України).
Якщо проставлення печатки в договорах - справа добровільна, то на деяких інших документах її наявність обов'язково.
Довіреність повинна бути повністю заповнена і мати зразок підпису особи, на ім'я якого виписана. Довіреність від імені юридичної особи видається за підписом його керівника чи іншої особи, уповноваженої на це її установчими документами, з прикладенням печатки цієї організації (п. 5 ст. 185 ЦК України).
Довіреність може бути видана на представлення інтересів організації в суді (п. 5 ст. 61 АПК РФ), податкової інспекції (п. 3 ст. 29 НК РФ), інших установах, на проведення переговорів і обмін документами з партнерами і т.д. І у всіх цих випадках довіреність без відбитка печатки не буде визнана дійсною - це прямо випливає з зазначеної вище норми п. 5 ст. 185 ГК РФ.
Примітка. Від наявності або відсутності на договорі печатки, так само як і від дати її проставлення, не залежить його дійсність.
До документів, на яких наявність печатки обов'язково, відносяться окремі форми первинних документів, наведені в альбомах уніфікованих форм, затверджених постановами Держкомстату Росії. Необхідність відбитка печатки на них вказується наявністю абревіатури "М.П.". Зокрема, реквізит "Місце печатки" присутній в наступних уніфікованих формах:
- акті про оприбуткування матеріальних цінностей, отриманих при розбиранні і демонтажі будівель і споруд (форма N М-35. затв. згаданою Постановою Держкомстату Росії N 71а);
Без друку зазначені документи будуть складені з порушеннями. З вищесказаного випливає, що відбиток печатки на первинних облікових документах необхідний тільки тоді, коли це прямо передбачено бланком уніфікованої форми.
- в акті про прийом робіт, виконаних за строковим трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи (форма N Т-73);
У посвідченні про відрядження печаткою завіряється не тільки підпис керівника організації, що направляє працівника у відрядження, а й відмітки про прибуття відрядженого до місця відрядження і вибуття з нього. При відсутності ж печатки організації, в яку працівники спрямовані у відрядження, податківці не приймають витрати за цим відрядженням при обчисленні податку на прибуток.
При проведенні перевірок податкові органи мають право вимагати у платника податків (податкового агента) документи, що підтверджують правильність обчислення і своєчасність сплати податків (пп. 1 п. 1 ст. 31. п. 1 ст. 93 НК РФ). Оскільки в ИФНС Росії видаються оригінали, а копії документів, то їх також обов'язково потрібно завірити підписом керівника і печаткою організації (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Друк проставляється також на внутрішній стороні обкладинки при внесенні змін до відомостей, що містяться на титульному аркуші (п. 2.3 Інструкції). Наприклад, найпоширеніший випадок: працівниця вийшла заміж і змінила своє дівоче прізвище на прізвище чоловіка.
При звільненні працівника всі записи, внесені в його трудову книжку за час роботи в даній організації, засвідчуються підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, його печаткою і підписом самого працівника (п. 35 Правил).
Згідно з Указом Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.1983 N 9779-X "Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян" (діє в частині, що не суперечить ТК РФ (ст. 423)) вірність копії документа повинна бути засвідчена підписом керівника чи уповноваженого на те посадової особи та печаткою (за винятком випадків, коли певний документ потребує нотаріального посвідчення). При цьому на копії вказується дата її видачі і робиться відмітка про те, що оригінал документа знаходиться в даному підприємстві, установі, організації.
Друк індивідуального підприємця
Обов'язок наявності печатки у підприємця все ж випливає зі змісту законодавства, а також з практики ділового обороту.
В даний час індивідуальні підприємці можуть відкрити рахунок в банку і без друку (п. 2.8 Порядку заповнення картки із зразками підписів і відбитка печатки, Додаток 2 до згаданої Інструкції Банку Росії N 28-І).
Що стосується угод, то, як було сказано вище, ст. 160 ГК РФ визначено, що будь-яка угода, укладена в письмовій формі, повинна бути підписана сторонами. Тобто обов'язковим елементом угоди в письмовій формі за загальним правилом є тільки підпис уповноваженої особи.
Проте складності у підприємців при здійсненні операцій, коли у них відсутня печатка, виникнути все ж можуть. Це трапляється, коли той чи інший нормативно-правовий документ безпосередньо передбачає проставлення на документі друку: видача довіреності, бланків суворої звітності, використання первинних документів, на яких проставляється печатка, ведення трудових книжок і т.д. (див. вище).
З огляду на те що законодавство РФ не дає однозначної вирішення даного питання, а проблеми на практиці у індивідуального підприємця напевно виникнуть, на наш погляд, друк йому мати все-таки бажано.