При оформленні договору оренди в якості орендодавця може виступати як власник об'єкта, так і той, хто має від власника повноваження на укладення подібних угод. Це може бути орендар, який укладає договір суборенди. Але для цього необхідно, щоб в первинному договорі оренди з власником було прописано право орендодавця на передачу об'єкта нерухомості в суборенду.
Оскільки від імені орендодавця може виступати будь-яка юридична або фізична особа, що володіє правоздатністю, при укладенні договору орендарю необхідно переконатися, що це право дійсно є. Тому орендодавець повинен пред'явити всі документи, які підтверджують це: свідоцтво на право власності на даний об'єкт нерухомості, а в разі суборенди - свідоцтво на право оренди або договір оренди, укладений з власником, до якого прикладена копія правоудостоверяющіх документа, виданого на ім'я власника. Перевірити справжність такого документа можна, зробивши відповідний запит до органів Росреестра, що вносять відомості про всі об'єкти нерухомості в Єдиний державний реєстр прав на нерухомість і угод з нею (ЕГРП).
При укладанні договору оренди на приміщення, орендодавець повинен представити кадастровий і технічний паспорт на об'єкт, в якому вказується розмір площ, переданих в оренду. Йому також необхідно буде пред'явити документи, що підтверджують укладення договорів на обслуговування з балансоутримувачами інженерних і комунальних мереж, в яких обумовлені порядок і терміни оплати за комунальні послуги. Укладаючи договір оренди на приміщення, необхідно скласти опис майна, що передається, в якій детально описати його технічний стан.
У тому випадку, коли термін дії договору оренди перевищує 1 календарний рік, його, згідно зі ст. 609 і 652 Цивільного кодексу РФ, слід зареєструвати в ЕГРП. Для реєстрації зверніться до територіального відділу Росреестра за місцем розташування об'єкта нерухомості і уявіть наступні документи:
- заяву орендаря про державну реєстрацію угоди;
- оригінал договору оренди в 3-х примірниках;
- кадастровий план приміщення або земельної ділянки;
- копії свідоцтва про реєстрацію юридичної особи або паспорта фізичної особи; завірені нотаріально;
- копію платіжного документа, що підтверджує оплату державного мита.
Для юридичних осіб - учасників угоди додатково буде потрібно представити копії установчих документів організації, протокол загальних зборів або рішення про призначення керівника; довідку органів статистичного обліку про присвоєння кодів.