Які документи потрібно скласти, якщо працівник йде у відпустку не за графіком

Збірки з журналів бухгалтеру

Подивіться на графік відпусток вашої компанії і скажіть, чи всі співробітники відпочили тоді, коли планували? Ні. Це цілком нормальна ситуація - хтось із працівників переносить свою відпустку, хтось не бере, а хтось взагалі звільняється, так і не встигнувши відпочити. В результаті в графіку залишається не відповідає дійсності інформація. Тим часом це ризиковано - адже за помилки, недостовірні відомості і нестиковки трудінспектори можуть оштрафувати на суму від 30 000 до 50 000 руб. а директора - від 1000 до 5000 руб. (Ст. 5.27 КоАП РФ). Тому варто навести графік в порядок і зробити його достовірним. Ми покажемо, як це зробити, на прикладах і зразку (див. Нижче).

Які документи потрібно скласти, якщо працівник йде у відпустку не за графіком

Працівник взяв відпустку не за графіком

Часто необхідність внести зміни в графік відпусток виникає з тієї причини, що працівники змінюють свої плани на відпочинок. Порушення в цьому немає, так як за погодженням з керівником співробітник має право змінювати дати відпустки (ст. 123, 124 ТК РФ).

Крім того, деякі працівники мають право взяти щорічну оплачувану відпустку у зручний для них час (див. Таблицю нижче). І роботодавець не може їм в цьому відмовити, навіть якщо в графіку узгоджені зовсім інші дати.

Співробітники, які можуть взяти відпустку в будь-який час

Інваліди війни, ветерани бойових дій

У Трудовому кодексі РФ не сказано, як ие складати документи, якщо відпустка не за графіком. Зазвичай працівник, який хоче відпочивати позачергово, пише заяву на відпустку і призводить в ньому бажаний період. У заяві співробітник пише, що буде відпочивати не за графіком. Директор ставить на заяві візу, що згоден, і видає наказ про надання відпустки.

Яка запис повинна бути в графіку. Дані про перенесення відпустки відображають в графах 8 і 9 графіка. У графі 8 ставлять дату наказу про надання відпустки в інший термін, в графі 9 - нову дату початку відпочинку. Її ж приводять в графі 7.

Відпустка перенесений чи продовжений через лікарняний

Є перелік випадків, коли трудове законодавство зобов'язує роботодавця перенести відпустку на інший час або продовжити його (ст. 124 ТК РФ). Так, працівник повинен вибрати інший період відпочинку, якщо він під час відпустки або захворів, або виконував державні обов'язки, якщо для цього закон звільняє його від роботи (наприклад, брав участь в судовому засіданні).

Припустимо, працівник приніс лікарняний лист з якого видно, що хвороба припала на дні відпочинку. Співробітник може подати заяву про перенесення цієї частини відпустки на інший час. Директор сам вирішить, на який період перенести відпустку, але повинен врахувати побажання працівника. Після того як співробітник і роботодавець знайдуть спільне рішення, директор зазначає в заяві, що згоден, і видає наказ про надання відпустки.

Яка запис повинна бути в графіку. При перенесенні відпустки на інший період через непрацездатності працівника в графах 7 і 9 пишуть нову дату відпустки, а в графі 8 наводять реквізити наказу. Якщо ж співробітник продовжує відпустку на дні хвороби, то порядок інший.

Так як працівник пішов відпочивати за графіком, в графі 7 (фактична дата відпустки) буде стояти та ж дата, що і в графі 6 (запланована дата відпустки). Графи 8 і 9, відведені для деталі передачі відпочинку, треба залишити порожніми. А в графі 10 «Примітка» зробити позначку про продовження відпустки і привести реквізити листка непрацездатності.

Працівник відклав відпустку на прохання компанії

Іноді самої компанії потрібно, щоб працівник зрушив свій відпочинок на інший час. Наприклад, так буває, якщо різко збільшується обсяг робіт або з підрозділу пішли працівники. Зрушити період відпочинку, встановлений у графіку, роботодавець може тільки за згодою працівника. В такому випадку також потрібно оформити документи, якщо відпустка не за графіком.

Тому треба письмово попросити співробітника про те, щоб він на якийсь час відклав свою відпустку. І згоду теж отримати в письмовому вигляді. Після цього залишиться тільки видати наказ про надання відпустки.

Можливо також, що компанія домовилася з працівником про те, що він перенесе свою відпустку на наступний рік. Законодавство дозволяє роботодавцю вчинити так за згодою працівника у виняткових випадках - якщо відпустку в поточному році може несприятливо відбитися на діяльності компанії. Однак таке перенесення можливий максимум протягом двох років поспіль (ст. 124 ТК РФ).

Яка запис повинна бути в графіку. Якщо мова йде про перенесення відпочинку на інший час всередині року, то в графах 7 і 9 треба поставити нову дату початку відпустки, а в графі 8 привести реквізити наказу про надання відпустки. Якщо відпустку перенесли на наступний рік, досить зробити позначку в графі 10 «Примітка». Підставою буде згода працівника. Графи 7, 8 і 9 можна не заповнювати.

За рік в компанію прийшли нові співробітники

Співробітник звільнився, чи не відгулявши свою відпустку

Причиною невідгуляні відпустки може бути звільнення. У такому випадку за всі невикористані дні відпочинку співробітнику виплачують компенсацію (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Яка запис повинна бути в графіку. У формі № Т-7 не треба заповнювати графи 7-9. Досить в графі 10 «Примітка» зробити позначку, що співробітник звільнений, і привести дату звільнення. З цієї позначки буде ясно, чому співробітник не взяв відпустку.

Відпустка замінили грошовою компенсацією

- вагітні жінки;

- співробітники у віці до 18 років;

- все, хто зайнятий на роботах з шкідливими або небезпечними умовами праці. Виняток - частина додаткової оплачуваної відпустки, що перевищує сім календарних днів;

Хто має право отримати додаткову оплачувану відпустку