Які форми відомостей можна використовувати для нарахування та виплати зарплати?
Рекомендовані форми документів
Обов'язок щодо затвердження форм документів, пов'язаних з обліком і оплатою праці, покладено на Міністерство статистики України. Форми первинних документів зі статистики праці умовно можна розділити на дві групи:
- з обліку використання робочого часу (ф. № П-5);
- для розрахунку заробітної плати (ф. № П-6 і ф. № П-7).
Існує ще одна група документів з обліку особового складу, але вона більше стосується кадрових питань, тому тут ми її розглядати не будемо.
По перше. мети складання первинних документів, зазначені в Законі України «Про державну статистику» від 17.09.92 р № 2614-ХІІ так і в самому Порядку № 489, свідчать про те, що обов'язок роботодавців полягає в обов'язковому веденні первинного обліку показників, зазначених в типові форми, а не в суворому додержанні структури цих форм.
По-друге. в п. 1 і 2 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік сказано, що «підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій». А щоб документ мав силу, він повинен містити такі реквізити:
Посилання на те, що цей документ повинен бути складений виключно з строго затвердженої ким-якій формі, ніде немає. З усього вищесказаного можна зробити простий висновок: вести первинний облік використання робочого часу та розрахунків з працівниками по зарплаті необхідно, але розробити зручні для себе форми можна самостійно. А за основу можна взяти вже затверджені форми документів, адаптувавши їх для своїх цілей.
Для обліку використання робочого часу ведуть Табель обліку використання робочого часу (ф. № П-5). У ньому для кожного працівника вказують кількість відпрацьованого часу, щодня і за місяць. Слід зазначити, що дана форма ведеться для обліку використання робочого часу працівників з погодинною оплатою праці. А ось результати праці при відрядній оплаті відображаються в нарядах на виконання відрядної роботи.
Приклад заповнення табеля обліку робочого часу.
Документами для розрахунку зарплати насамперед є:
- розрахунково-платіжна відомість працівника (ф. № П-6)
- розрахунково-платіжна відомість (зведена) (ф. № П-7).
Але так як використовувати їх не зручно, я наводжу приклад заповнення тих форм, які я використовую у своїй практиці. Ви можете скористатися ними, або ж доопрацювати їх відповідно до своїх вимог.
Залежно від завдання (розрахунок, виплата або обидва варіанти одночасно), яку виконує відомість, вона може бути:
Розрахунково-платіжна відомість складається щомісяця. У ній вказуються нарахування заробітної плати, все утримання і сума виплат, які підлягають видачі працівникам на руки. У розрахункової відомості проводитися тільки розрахунок заробітної плати, а для її виплати використовують платіжну відомість.
Для підприємців та бухгалтерів невеликих підприємств оптимальним варіантом буде використання однієї розрахунково-платіжної відомості. У ній повинна бути передбачена графа «Підпис одержувача». Я користуюся саме такою формою, так як не бачу сенсу робити подвійну роботу і заповнювати на виплату заробітної плати ще й платіжну відомість. А ось при виплаті авансу слід використовувати тільки платіжну відомість, так як аванс не нараховується, а тільки виплачується.
Приклад заповнення платіжної відомості:
Приклад заповнення розрахунково-платіжної відомості:
