Пропонуємо вам оформити лист-заявку. Воно якраз складається в тому випадку, якщо компанії або особі необхідно звернутися в організацію, що спеціалізується в певній сфері діяльності, c проханням виконати будь-які дії.
Пропонуємо вам оформити лист-заявку. Воно якраз складається в тому випадку, якщо компанії або особі необхідно звернутися в організацію, що спеціалізується в певній сфері діяльності, c проханням виконати будь-які дії. У практиці ділового листування існує безліч різновидів листів-заявок. Керуючі ситуації, що дають привід для складання таких листів, виникають в діяльності різних організацій - як органів влади і управління, так і недержавних організацій.
Різновиди листів-заявок. У комерційної діяльності, пов'язаної з торгівлею товарами або послугами, лист-заявка може використовуватися як первинний документ, на підставі якого проводиться попередній розгляд питання, після чого оформляється замовлення або укладається договір, а також як документ, необхідний на стадії виконання угоди, наприклад, при транспортуванні вантажу, проведенні експертизи товару і в інших ситуаціях.
Особливий різновид заявок складають документи, що подаються до органів влади і управління з метою реєстрації будь-яких прав, отримання дозволів та ін. Такі документи, часто звані заявками, по суті своїй є заявами і, як правило, супроводжуються обов'язковим комплексом документів.
Листи-заявки умовно можна розділити на:
заявки, що складаються на бланку листа організації в довільній формі;
заявки, що складаються на бланку листа організації за встановленою формою;
заявки, які складаються за встановленою формою, але не мають реквізитів бланка організації.
Уніфіковані форми заявок. як правило, розробляються організаціями при проведенні заходів, розрахованих на залучення широкого кола організацій та осіб, а також в системі електронної торгівлі. Отримання заявок від організацій і осіб, які виявили інтерес до заходу, необхідно для подальшого планування заходу.
Як правило, уніфіковані форми заявок розсилаються зацікавленим особам в якості додатку до ініціативному інформаційного листа або розміщуються на інтернет-сайті організації.
Уніфіковані форми заявок, як правило, представлені у вигляді тексту-анкети або у вигляді трафаретного тексту.
Текст-анкета побудований за принципом "питання-відповідь", трафаретний текст містить постійну інформацію і пропуски для внесення змінної інформації, зберігаючи при цьому граматичну зв'язність, притаманну текстів на природній мові.
Ініціативна заявка і заявка, що є відповіддю на пропозицію, можуть складатися як звичайне ділове лист на бланку організації. Оскільки лист-заявка - це фактично прохання виконати будь-яку роботу, надати послуги, включити до складу учасників будь-якого заходу і т.п. то в тексті заявки, як правило, використовуються ті ж мовні звороти, що і в листах-проханнях.
Просимо Вас включити до складу групи для участі у виїзному семінарі-практикумі ...
Просимо Вас передбачити участь двох представників нашої організації в конференції ...
Просимо Вас зареєструвати в якості учасників фестивалю ... і т.п.
Як скласти і оформити лист-заявку?
Залежно від ситуації в текст листа-заявки включаються додаткові відомості, що стосуються учасників заходу, предмета заявки, умов виконання робіт або участі в проведених заходах і т.д.
Якщо складається заявка на участь в будь-якому заході (семінарі, конференції, фестивалі, ярмарку і т.п.), зазначаються такі відомості:
дата його проведення;
форма участі (доповідач, слухач, учасник і т.п.);
прізвище, ім'я та по батькові учасника (учасників);
місце роботи, посада;
потреба в готелі на час проведення заходу.
Заявка може містити і гарантію оплати послуг або участі в заході, про який йде мова.
Підписується заявка так само, як будь-який діловий лист - керівником організації або одним з його заступників. Якщо заявка містить гарантію, вона повинна засвідчуватися як гарантійний лист: двома підписами (керівника організації або заступника і головного бухгалтера) та печаткою організації.
