Коли в компанії відбувається ПП, важливо знати, які дії необхідно зробити, щоб максимально знизити негативні наслідки і мінімізувати збитки потерпілій організації. Софія Саитова, керівник групи юридичних послуг Санкт-Петербурзького офісу компанії Intercomp Global Services, склала інструкцію щодо поведінки в надзвичайній ситуації.
Примітка. Предметом засідання є не розгляд справи по суті, а питання про те, чи є зазначені в заяві обставини новими і достатніми для перегляду рішення.
Протипожежної службою також оформляється довідка про надзвичайну подію. Надалі вищевказані документи знадобляться при стягненні постраждалої фірмою компенсації за завдані збитки і при роз'ясненнях про те, що трапилося подію податковому органу.
Якщо офіс застрахований, потрібно відразу ж повідомити про це страховика.
В очікуванні дива?
Після надзвичайної події виникає два основних питання: як відшкодувати збиток, якщо майно не було застраховане? Що робити з втраченими документами і вийшли з ладу обладнанням?
Після затоплення, пожежі не рекомендується відразу приступати до ремонту. Спочатку зробіть фотографії при складанні акта про затоці (пожежі) і проведіть незалежну оцінку заподіяної шкоди з метою подальшого стягнення компенсації за даний збиток з винної особи. При цьому рекомендується сповістити винну сторону про майбутній проведенні незалежної експертизи із зазначенням часу і місця проведення оцінки збитку. Зробити це краще за кілька днів до проведення огляду приміщення, повідомивши винну сторону письмово під розписку або відправивши телеграму. У разі якщо винна сторона не згодна в добровільному порядку відшкодувати завдані збитки, сміливо звертайтеся до суду.
Перерахуємо, на що може розраховувати постраждала сторона:
- на відшкодування реального збитку, до якого відносяться фактично понесені витрати, а також витрати, які потерпіла особа повинна буде зробити для відновлення порушеного права. Необхідність таких витрат і їх передбачуваний розмір повинні бути підтверджені обгрунтованим розрахунком, доказами, як яких можуть бути представлені кошторис (калькуляція) витрат на усунення недоліків товарів, робіт, послуг; договір, що визначає розмір відповідальності за порушення зобов'язань;
- на відшкодування упущеної вигоди, тобто неотриманих доходів, які отримали б при звичайних умовах цивільного обороту, якби права вашої організації не були порушені. Розмір неотриманого доходу (упущеної вигоди) повинен визначатися з урахуванням розумних витрат, які потерпіла особа могло було понести, якби зобов'язання було виконано;
- на компенсацію витрат з метою проведення експертизи, на компенсацію судових витрат, в т.ч. оплату держмита, послуг адвоката і т.п.
При цьому не можна не враховувати, що винуватець затоплення (пожежі) може не погодитися з результатами звіту експерта про оцінку збитку і вимагати проведення повторної експертизи. Якщо така ймовірність є, то проведення ремонту краще відкласти до закінчення судового розгляду.
Встановивши, які саме документи втрачені і є чи їх зберігання обов'язковим для компанії (первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерська звітність підлягають зберіганню не менше п'яти років; робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних - не менше п'яти років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності в останній раз; документи, що підтверджують установа і державну чатом ю організації, установчі документи тощо. підлягають зберіганню протягом всього терміну діяльності організації), необхідно вжити можливих заходів по їх відновленню:
- запросите в інспекції ФНС Росії, яка реєструє юридичні особи, свідоцтво про державну реєстрацію організації, копії установчих документів, виписку з державного реєстру юридичних осіб;
- зробіть запити в банк про надання виписок по рахунках і надання копій платіжних доручень;
- попросіть організації, з якими у вас укладено договори (постачальників, замовників та ін.), надати копії документів, яких не (договори, рахунки, рахунки-фактури, підписані акти виконаних робіт / наданих послуг, товарні накладні і т.п.).
При цьому важливо зберегти не тільки отримані за даними запитам копії документів, але і безпосередньо самі листи зі зверненнями в банк до партнерів і т.п. щоб мати докази того, що компанія зробила всі можливі заходи по відновленню втрачених документів.