Яку ручку вибрати для керівника
Чи існують спеціальні вимоги до виду ручок для підписання документів? Чорнилом якого кольору підписувати договори, накази і листи? Про це, а також про те, якої шкоди може завдати компанії та репутації керівника недбалість і неуважність до пишучим інструментам, розкажуть експерти канцелярської компанії «Офсі».
Якими ручками краще підписувати документи
З розчерком керівника документ набуває правову функцію, можливість використовувати його в якості доказу. Правильно підібрана ручка допоможе захистити документ, забезпечить збереження юридичної сили. Щоб отримати такий надійний пише інструмент, потрібно приділяти увагу світлостійкості, зносостійкості і вологостійкості чорнила або пасти. Важливо враховувати і особливості їх взаємодії з типом паперу, на яку буде наноситися підпис. Такі нехитрі заходи дозволять продовжити до 100 років збереження оригіналів документів постійного і довготривалого зберігання.
Більшою мірою вимогам надійності відповідають елітні ручки для конфіденційного діловодства з водостійкими чорнилом, наприклад Parker або Waterman. Кулькові ручки цих виробників теж підійдуть. Але паста може незначно поступатися чорнила за параметрами зносостійкості і світлостійкості.
Для роботи з документами керівникам краще не використовувати звичайні пір'яні і дешеві кулькові ручки, капілярні ручки, ручки-ролери (крім випадків, встановлених законом). Підписи, зроблені ними, починають втрачати первинну чіткість вже на етапі оперативного зберігання. Копії з таких документів виглядають непереконливими, тому не можуть бути надані для запевнення нотаріуса.
При виборі ручки для підписання певного документа слід також враховувати відомчі нормативні акти та окремі постанови Уряду - всього близько 200 вимог, які спрямовані на зменшення ймовірності підробки та фальсифікації. Наприклад, записи в листку непрацездатності можна виконувати на принтері або гелевою, капілярної, пір'яний ручкою. Використовувати кулькову ручку заборонено.
Крім проходження офіційним рекомендаціям, компанія може прийняти локальні нормативні акти, які регулюватимуть вимоги до ручок, чорнила, їх кольором. Такі заходи зроблять корпоративні документи автентичними, підвищать захист від фальсифікації і підробки.
Який колір чорнила вибрати
Одна з головних функцій кольору чорнила - допомога в ідентифікації оригіналу, швидке виділення серед копій. Тому в діловодстві прийнято оформляти синім або фіолетовим кольором реквізити, дату і особистий підпис в тих випадках, коли документ набраний чорним комп'ютерним текстом. Це важливий, але не єдиний фактор вибору кольору чорнила для ручки керівника.
Єдиного нормативного документа, що регламентує колір чорнила на документах, не існує. Особливі вимоги встановлені для банківських документів: підписи повинні бути поставлені ручкою з пастою або чорнилом чорного, синього і фіолетового кольору. Крім того, ФНС РФ не рекомендує використовувати для заповнення первинної документації та рахунків-фактур чорнило червоного і зеленого кольорів. Вони погано відображаються на копіях, що може створити проблеми під час перевірок контролюючих органів.
Тому при роботі з діловою документацією керівнику краще віддавати перевагу класичним кольорам чорнила: чорному, синьому та фіолетовому. Вони не викличуть нарікань у контрагентів і перевіряючих органів. Добре відображаються на копіях і володіють великою стійкістю до вицвітання. Ці характеристики дуже важливі, з огляду на, що документи доводиться багаторазово ксерокопіювати.
Правила етикету
Роблячи вибір, слід врахувати, що для керівника ручка - не тільки пише інструмент, а й частина іміджу. Щоб підкреслити високий статус рекомендується підписувати договори, накази і листи зовнішньої переписки елітної пір'яний ручкою, наприклад від відомого бренду Parker.
Чорнильна ручка для керівника є аксесуаром, який гармонійно вливається в загальний стиль. Тому колір і обробка корпусу ручки повинні поєднуватися з меблями і шторами кабінету. Ручку можна носити з собою. Чоловіки зазвичай поміщають її у внутрішню кишеню піджака або в кишеню сорочки. Вона створює ансамбль з годинником, запонками, затискачем для краватки. Тому якщо аксесуари виконані із золота, то й ручка повинна бути з такою ж обробкою. Жінкам елітний пише інструмент краще носити в сумочці. Але це не скасовує правило про гармонійному поєднанні з іншими прикрасами.
Якщо ручку подарували вам, не поспішайте відразу підписувати їй договори. Будь пише інструмент спочатку потрібно протестувати, перевірити якість чорнила, з'ясувати, для підпису якого роду документів більше підійде.
У бізнесі не існує дрібниць. Іноді ціна за недбале ставлення керівника до пишучим інструментам буває занадто високою.
Візитна картка компанії: Офсі