Досить часто перед початківцям кадровиком стоїть нелегке завдання - організувати кадрове діловодство. Для того щоб полегшити цей процес потрібно скористатися наведеними нижче покроковим керівництвом. Воно не тільки пояснить з чого краще почати, але і допоможе набратися досвіду.
Кадрове діловодство що це?
Кадрове діловодство - це найважливіша частина документообігу в будь-якій фірмі. Його призначення полягає у веденні чіткого обліку діяльності діючих галузей компанії.
Кадрове діловодство потрібно для того, щоб:
- регулювати робочі процеси, що відбуваються всередині організації;
- знаходити невикористані або «заморожені» резерви;
- своєчасно відстежувати і усувати проблеми на ділянці кадрової діяльності;
- вміти грамотно доносити до ревізійних органів протягом економічних і внутрішньосистемних процесів.
Пошук потрібних законів і спеціальної літератури
Основні законопроекти і акти по кадровому діловодству:
- трудовий кодекс РФ;
- нормативні акти з трудового права;
- законопроекти, що стосуються персональних даних та комерційної таємниці;
- правила ведення трудових книжок.
Визначити які документи в організації є, а яких немає
Щоб скласти перелік документів, наявних або відсутніх на ділянці кадрової діяльності, досить скористатися даними списком:
- трудові договори;
- відомості, що стосуються виплати працівникам заробітної плати або будь-яких компенсацій;
- правила трудового розпорядку всередині організації;
- трудові книжки і журнал їх обліку;
- документи, що стосуються захисту і обробки персональних даних співробітників;
- табель обліку робочого часу ;
- затверджена форма розрахункових документів;
- штатний розклад;
- накази про прийом співробітників або їх звільнення.
Підготувавши всю необхідну документацію, необхідну законодавством РФ, слід уточнити у директора підприємства, які з необов'язкових актів залишилося скласти. Додатково потрібно з'ясувати які умови начальство воліє бачити у внутрішніх документах компанії і трудових договорах працівників.
Визначення осіб, відповідальних за документи
Приступаючи до кадрової роботи, в першу чергу, потрібно з'ясувати чи оформлено керівник підприємства відповідним чином. Якщо наказу про його призначення немає, то необхідно оформити його на керівну посаду. Покрокову інструкцію подібного оформлення можна знайти в «пакеті Кадровика». Там представлені зразки необхідних документів і консультаційний матеріал на тему «Оформлення трудових відносин з найманим директором».
Необхідно вирішити з директором питання про те, хто повинен займатися веденням трудових книжок. Так як персонал ще не оформлений на роботу, то вести книжки повинен директор підприємства. Щоб провести передати директору ці повноваження потрібно видати відповідний наказ, про те, що директор приймає на себе відповідальність за ведення трудових книжок. В майбутньому директор має право передати дані повноваження прийнятому кадровику, за допомогою наказу.
Організація робочого місця кадровика
Для підвищення трудової ефективності, співробітник кадрового відділу повинен вміти правильно організовувати своє робоче місце. Для цього в першу чергу необхідно подбати про те, щоб робоча зона була максимально зручною. Важливо мати зручне крісло, яке не дозволить хребту втомитися і буде підтримувати поставу. Відстань до монітора не повинно бути менше 50 см, інакше очі будуть сильно перевтомлюватися. Чималу роль відіграє і освітлення, воно повинно бути комфортним, в іншому випадку, у співробітника може погіршитися самопочуття, виникнути головний біль або надмірна втомлюваність.
Кадровик повинен містити всю документацію в правильному хронологічному або алфавітному порядку. Додаткова документація у вигляді бланків або заяв, завжди повинна знаходитися під рукою.
необхідні програми
Для зручності ведення документації, керівництво фірми має перейматися придбанням спеціальної програми обліку. Подібних програм досить багато і всі вони зручні, проте, найбільш популярним функціоналом визнаний «1С: зарплата та кадри».
Штатний розклад
Відповідність штатного розкладу і даних, описаних в трудових договорах
Журнали по кадровому діловодству
Незважаючи на те що у всіх сучасних компаніях документообіг ведеться електронно, журнали по кадровому діловодству є важливими складовими кадрової роботи. Форми журналів уніфіковані, і придбати їх можна в спеціалізованих магазинах.
До числа обов'язкових журналів відносяться:
- книга обліку трудових книжок;
- журнал реєстрації відпусток;
- книга реєстрації наказів на відпустку;
- журнал реєстрації трудових договорів співробітників і додаткових угод;
- книга реєстрації наказів по особовому складу.
інші документи
З особливою ретельністю потрібно підійти до створення документації, що відбиває процеси трудової діяльності компанії. До них відносяться:
- внесення змін і доповнень до трудових договорів і посадових інструкцій;
- відпустки;
- переклади.
З особливою увагою слід ставитися до підготовки документів на звільнення співробітника. У разі коли працівник і керівництво розлучаються не по взаємною згодою, процедура звільнення має бути проведена в повній відповідності з рамками законодавства, інакше можуть виникнути серйозні проблеми.
Дані судових розглядів в подібних питаннях доводять, що суд найчастіше стає на бік співробітника, а не керівництва фірми.
Графік відпусток
Не пізніше двох тижнів до настання новорічних свят, на підприємстві повинен бути складений і затверджений графік відпусток. Якщо фірма невелика, то кадровик сам може опитати співробітників і узгодити з ними графік виходячи з їх побажань. У великій організації цей процес дещо ускладнюється. Потрібно стежити за тим, щоб одночасний вихід у відпустку декількох співробітників одного відділу не позначився на його функціонуванні.
Якщо під час складання графіка, між співробітниками виникають конфліктні ситуації. пов'язані з часом проведення відпусток, то слід довести інформацію до начальства і скласти графік виходячи з рішення керівництва.
Не пізніше ніж за 14 днів до настання відпустки, потрібно оповістити працівника про його початку і видати наказ. Початок відпустки може бути перенесено працівником за погодженням з начальством. Якщо на час настання відпускних днів співробітник захворів і оформив лікарняний лист, то необхідно перенести час відпочинку на зручний для нього період.
Документи для перекладу
Якщо керівництво прийняло рішення про переведення співробітника в інший відділ, або він сам виявив таке бажання, то слід підготувати відповідні документи про переведення. Їх зразки і приклад заповнення можна знайти в «пакеті Кадровика». Після того як документи будуть готові, їх потрібно надати на затвердження директору, після чого переведення працівника буде здійснено.
Отримайте безкоштовну юридичну консультацію прямо зараз
Звільнення співробітника - покрокова інструкція
Журнал реєстрації наказів по особовому складу
Складання ідеального графіка роботи + зразок