При картковій формі реєстрації документів створюються реєстраційно-контрольні картки на документи, які формуються в картотеки в залежності від завдань відповідно до використовуваних класифікаторів.
Застосування карток для реєстрації помітно підвищує оперативність пошуку документа і одночасно скорочує трудомісткість процесу реєстрації в порівнянні з журнальної формою.
Як правило, з залишаються наступні самостійні картотеки:
· Картотеки за пропозиціями, заявами і скаргами громадян;
· Тематичні (кодіфікаціонние) картотеки до наказів, рішень та ін. 1
Контрольно-довідкові картотеки діляться на дві частини: по невиконаним і сповненим документам. Перша частина картотеки служить для фіксації та пошуку відомостей про документи в процесі їх виконання і може виконувати контрольну функцію. Картки в ній можуть бути систематизовані по виконавцям, структурним підрозділам, кореспондентам, строками виконання документів. У міру виконання документів картки з проставленими на них необхідними відмітками переміщуються з першої частини картотеки до відповідних розділів і рубрики другій частині. Друга частина картотеки служить для пошуку вже виконаних документів. Картки в цій частині картотеки можуть бути систематизовані з питань, кореспондентам, номенклатурі справ і т.д. 2
Для більш повного розкриття змісту документів створюються тематичні (кодіфікаціонние) картотеки. в яких:
· Складається окрема картка на кожне питання, предмет, що містяться в тексті документа, тому один документ, в залежності від змісту, може бути розписаний на декількох картках;
· Систематизується інформація відповідно до рубрик внутрісистемного класифікатора питань діяльності організації.
Тематичні картотеки використовуються тільки в довідкових цілях, в якості контрольних картотек вони не застосовуються. 3
Форма реєстраційно-контрольної картки і розташування в ній реквізитів можуть бути визначені в самій організації і записані в інструкцію з діловодства. Можна запропонувати таку форму реєстраційної картки на форматі А5 (148х210 мм) або А6 (105х148 мм): 4
Мал. 1. Форма реєстраційно-контрольної картки строкової картотеки