Касові операції бюджетної установи
Облік грошових коштів в бюджетних установах здійснюється в розділі "Фінансові активи", що складається з наступних синтетичних рахунків:
- рах. 201 - "Кошти установи";
- рах. 202 - "Кошти на рахунках бюджету";
- рах. 203 - "Кошти на рахунках органів, що здійснюють касове обслуговування";
- рах. 204 - "Фінансові вкладення";
- рах. 205 - "Розрахунки по доходах";
- рах. 206 - "Розрахунки за виданими авансами";
- рах. 207 - "Розрахунки за кредитами, позиками (позиками)";
- рах. 208 - "Розрахунки з підзвітними особами";
- рах. 209 - "Розрахунки по збитку і іншим доходам";
- рах. 210 - "Інші розрахунки з дебіторами";
- рах. 211 - "Внутрішні розрахунки за надходженнями";
- рах. 212 - "Внутрішні розрахунки з вибуття";
- рах. 215 - "Вкладення в фінансові активи".
При організації та веденні обліку грошових коштів необхідно керуватися загальноприйнятими правилами обліку готівкових та безготівкових грошових коштів, що встановлюються нормативними документами Банку Росії, Мінфіну Росії, що регулюють обіг грошових коштів через систему органів Федерального казначейства.
До грошових коштів бюджетних установ відносяться:
- готівкові грошові кошти в касі;
- грошові кошти на особовому рахунку;
- грошові документи;
- перекази в дорозі.
У бюджетному плані рахунків каса має свій рах. 201 34 "Каса". Для прийому, зберігання і витрачання готівкових грошових коштів у організації має бути спеціальне приміщення - каса. Під касу виділяють приміщення, ізольоване від інших підсобних і службових приміщень, має віконце для видачі грошових коштів або інших цінних паперів, обладнане гратами. У приміщенні каси повинен стояти сейф, міцно прикріплений до будівельних конструкцій підлоги і стіни, доступ до якого має касир. Ключ від сейфа, будь він електронним або металевим, знаходиться в розпорядженні касира. Вхідні двері в приміщення каси повинна відповідати всім рівням захисту, перш за все вона повинна бути металевою або обшита металевими листами. Також в приміщенні каси повинен перебувати детектор, лічильник банкнот (для перевірки автентичності та перерахунку купюр) і справний вогнегасник. По завершенні робочого дня, залишаючи приміщення каси, касир повинен перевірити справність сигналізації і включити її.
На касира або особа, яка виконує обов'язки касира (за розпорядженням керівника), покладається ряд посадових обов'язків, а саме:
- приймати, враховувати, зберігати і видавати готівку (в рублях, у валюті) і цінні папери відповідно до вимог безпеки і збереження цінних паперів і грошових коштів;
- забезпечувати співробітникам виплату заробітної плати, премій, допомог та інших виплат за умови, що кошти на момент виплати знаходяться в касі установи, а не на розрахункових рахунках;
- забезпечувати безперервну (безперебійну) роботу касового апарату, у випадках несправності запрошувати фахівців для усунення неполадок, а також в профілактичних цілях;
- забезпечувати безпомилкове ведення обліку грошових коштів;
- зберігати комерційну таємницю про способи і місцях зберігання грошових коштів;
- забезпечувати заміну старих купюр і зношених купюр через спеціальні банківські служби.
Всі операції з грошовими коштами, які знаходяться в касі установи, вважаються касовими операціями. Касові операції в великих установах веде касир, а якщо такої посади (ставки) немає, то ведення каси покладається на бухгалтера або головного бухгалтера. У касі організації можуть зберігатися не тільки грошові кошти, а й документи, які стосуються бланків суворої звітності.
Бланки суворої звітності - це бланки посвідчень, трудові книжки і вкладиші до них, путівки та інші документи. Список документів, що відносяться до бланків суворої звітності, порядок їх зберігання і використання встановлюються установою самостійно.
Установа здійснює касові операції відповідно до встановленого порядку ведення касових операцій. Цей документ встановлює порядок прийому і видачі готівки і оформлення касових документів, порядок ведення касової книги і зберігання грошових коштів, порядок ревізії каси і контролю за дотриманням касової дисципліни. За недотримання умов роботи з готівкою і порядку ведення операцій по касі на установа може накладатися штраф податковими органами.
Готівкові кошти можуть зберігатися в касі тільки в межах ліміту, який розраховується установою самостійно (виходячи з потреби цієї установи) і візується керівником. При необхідності ліміт залишку грошових коштів може бути переглянутий установою. Всю готівку понад встановлені ліміти бюджетна установа повинна здавати в банк у порядку і строки, узгоджені з обслуговуючим банком. Понад встановлені ліміти готівку можуть зберігатися в касі виключно в дні виплати заробітної плати протягом трьох робочих днів, включаючи день отримання грошей в банку.
Установи не мають права накопичувати у своїй касі готівку понад встановлені ліміти для здійснення майбутніх витрат, у тому числі на оплату праці. Також законодавчо обмежуються розрахунки між організаціями за допомогою готівкових коштів. На даний момент ця межа становить 100 тис. Руб. по одній угоді.
Прихід готівкових коштів в касу організації відбувається при здійсненні таких операцій:
Витрата готівкових грошових коштів з каси установи відбувається при здійсненні таких операцій:
Пов'язані з витратою грошей з каси операції можуть відбуватися тільки з дозволу керівника організації. Дозвіл керівника повинно бути оформлено в письмовому вигляді і мати певну форму, будь-яке розпорядження чи наказ з дозвільною підписом керівника.
Документи з обліку касових операцій оформляються типовими міжвідомчими формами первинної облікової документації, а саме:
- прибутковим касовим ордером (ф. КО-1). код форми 0310001;
- видатковим касовим ордером (ф. КО-2). код форми 0310002;
- журналом реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (ф. КО-3). код форми 0310003;
- касовою книгою (ф. КО-4). код форми 0310004.
Прибуткові та видаткові касові документи підписуються головним бухгалтером або керівником організації. Витратні документи або документи, на підставі яких витратні документи виписуються, повинні бути своєчасно підписані керівником організації в обов'язковому порядку. До здійснення передачі прибуткових та видаткових ордерів в касу бухгалтерська служба реєструє їх в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (ф. КО-3). Отримавши прибуткові та видаткові касові документи, касир виконує ці документи. Даний факт засвідчується підписами касира і особи, що вносить або виносить гроші з каси. Після цього касир реєструє вчинені ним операції в касовій книзі (ф. КО-4). Контроль касових операцій здійснюється звіркою даних прибуткових і видаткових документів, касової книги та книги обліку прийнятих і виданих касиром грошових коштів.
Всі надходження і видачі готівкових коштів з каси установи обов'язково повинні враховуватися працівником установи, відповідальним за ведення каси (касиром), у відповідному документі - касовій книзі (ф. КО-4). яка повинна бути прошнурована і опечатана. У касовій книзі все листи повинні бути прораховані і пронумеровані; загальна кількість аркушів завіряється підписами керівника та головного бухгалтера організації.
Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день (окремо по приходу і по витраті), виводить залишок грошей в касі на кінець дня і передає в бухгалтерію як звіт касира відривний аркуш касової книги разом з доданими прибутковими та видатковими касовими документами. Бухгалтер організації перевіряє записи касира, приймає прибуткові та видаткові документи, про що розписується в касовій книзі.
Необумовлені "підчищення" і виправлення в касовій книзі не допускаються. Якщо з якоїсь причини потрібно виправити запис у касовій книзі, то всі зроблені виправлення завіряються підписами касира і головного бухгалтера організації. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера організації.
Для забезпечення поповнення грошових коштів в касі установа здійснює операцію зі зняття готівки з особового рахунку, а в разі перевищення встановленого ліміту грошових коштів в касі установа здійснює операцію внесення готівки з каси в банк для зарахування на особовий рахунок.
Готівкові кошти, отримані з банку, витрачаються тільки на цілі, на які були заявлені.
Для здійснення касових виплат по особовому рахунку установа повинна подавати до органу казначейства за місцем свого обслуговування наступні платіжні документи:
Бюджетні і казенні установи здійснюють безготівкові операції через особові рахунки, відкриті в органах Федерального казначейства.
Операції банку по списанню коштів з особового рахунку установи в порядку здійснення грошових розрахунків з контрагентами виробляються або за письмовим розпорядженням власника рахунку, або з його згоди. Клієнт дає доручення банку здійснити операції по особовому рахунку, оформляючи банківські розрахункові документи. Деякі платежі стягуються банком з особового рахунку в безспірному порядку за рішенням Державного арбітражу, податкових або фінансових органів і в інших випадках, встановлених законом. До подібних платежів відносяться платежі, не внесені в строк до бюджету, позабюджетні фонди, платежі за виконавчими документами.