Що таке Керівний комітет проекту і чим він займається?
Керівник проекту управляє проектом, вирішуючи проблеми і приймаючи рішення на тому рівні, який радикально не вплине на запланований результат проекту. Йому немає сенсу залучати Керівний комітет, якщо проект йде за планом, тобто: відхилення за термінами, вартості та змістом знаходяться в прийнятних рамках. Але є безліч ситуацій, в яких компетенцій або повноважень керівника проекту недостатньо для прийняття рішення. У таких випадках проектний менеджер ескалірует прийняття такого рішення на рівень вище - Керуючому комітету.
Хто входить до Керівного комітету проекту?
Голова комітету - це Замовник проекту. Зазвичай саме він підбирає членів Керуючого комітету, консультуючись з керівником проекту. Іншими словами, завдання членів Керуючого комітету - підтримка Замовника проекту і допомогу йому в прийнятті правильного рішення.
У проекту може бути багато зацікавлених сторін, члени яких не увійдуть до Керівного комітету. І це нормально. Їх слід своєчасно інформувати про хід проекту і прийняті рішення.
Яка роль керівника проекту?
Якщо ж нічого з перерахованого вище не входить в обов'язки керівника проекту, за ним залишається його основне завдання - надання повної та об'єктивної інформації про стан проекту.
Як підготуватися до засідання Керуючого комітету проекту?
Виступ на засіданні Керівного комітету - одна з небагатьох можливостей керівника проекту вплинути на його долю після ескалації проблеми. Правильно побудоване виступ з обгрунтованими рекомендаціями може повністю поміняти погляд членів комітету на проект, а тому презентація повинна бути простою, чіткою, і, бажано, яскравою.
Перед створенням презентації керівник проекту повинен в першу чергу зрозуміти, що він хоче від Керуючого проекту. Чи хоче він переконати членів комітету в тому, що все добре, або навпаки, створити у них враження того, що без прийняття пропонованих рішень проект буде провалений? Це дуже важливий момент, тому що члени комітету мають серйозними повноваженнями, аж до зміни керівника проекту або закриття проекту.
Другий важливий момент в підготовці до засідання в тому, що комітет складається з керівників дуже високого рівня, викритий владою і повноваженнями, а у таких людей, як правило, дуже обмежений часовий ресурс. А тому необхідно переконатися в тому, що в презентації представлена тільки необхідна інформація, що вона передана ясно і без спотворень. Також важливо, щоб інформації було досить для створення максимально об'єктивного розуміння стану проекту. Члени комітету покладаються на інформацію, що виходить від керівника проекту і власний досвід і знання - у них може просто не бути часу на глибоке і детальне самостійне вивчення ситуації.
Не обов'язково всю інформацію поміщати на слайди - якщо у проекту виникла проблема, члени комітету хочуть знати її причини, що було зроблено, щоб її вирішити, які є варіанти подальших дій і які наслідки кожної з них, в тому числі і бездіяльності. Досить дати необхідний мінімум на слайдах, а іншу інформацію надати на першу вимогу.
Що повинно бути в презентації для Керуючого комітету?
Говорячи про мінімально необхідної інформації, яка повинна прозвучати в ході виступу керівника проекту перед Керуючим комітетом, варто згадати:
- Протокол попередньої зустрічі і заходи, вжиті після неї
- Результати і успіхи, досягнуті з попередньої зустрічі (слід просувати свою команду при першій-ліпшій можливості)
- Метрики проекту (трудовитрати, вартість, терміни)
- Фінансовий стан проекту (реальні витрати до дати зустрічі та прогноз майбутніх витрат в порівнянні з бюджетом)
- Найважливіші ризики і проблеми проекту
- Зміни в змісті проекту з акцентом на вплив кожної зміни на проект
- Дорожня карта проекту
- Дії та рішення, які повинні бути прийняті комітетом
- Інші питання, які потребують уваги комітету
Важливо прямо і чітко говорити про реальні проблеми проекту. Інакше можна втратити довіру членів комітету, що сильно ускладнить хід проекту і з високою ймовірністю призведе до провалу. Важливо пам'ятати, що Керівний комітет може працювати ефективно тільки при наданні їм актуальної та достовірної інформації про стан проекту.
Не пізніше ніж через 24 години після засідання членам комітету повинен бути спрямований протокол засідання з основними рішеннями і діями.
Основні помилки в роботі з Керуючим комітетом
Існує безліч серйозних помилок, які можна зробити на шляху до ефективної роботи Керуючого комітету. Нижче будуть описані деякі з них:
- Відсутність Керуючого комітету. У деяких проектів немає спеціалізованого Керуючого комітету. Звичайно, у них є особи високого рівня, які приймають рішення про долю проекту (як мінімум Замовник - прим. Пер.). Проблема в тому, що без чіткого і формалізованого процесу ескалації прийняття рішення і ескалація буде відбуватися неефективно і ускладнювати роботу проекту
- Відсутність розподілу ролей між членами в Управляючому комітеті. Без чіткого розуміння, хто грає якусь роль в роботі комітету, процес прийняття рішень буде проходити неефективно. Інтереси кожного члена комітету та кожної зацікавленої сторони повинні бути визначені і кожен член комітету має знати, чого від нього очікують інші учасники процесу
- Занадто велика кількість членів в комітеті. Про цю проблему вже говорилося раніше. До комітету повинні входити тільки люди, здатні безпосередньо впливати на долю проекту і їх не повинно бути занадто багато - інакше процес прийняття рішення затягнеться
- Нерегулярність засідань комітету. Комітет повинен збиратися регулярно, наприклад, раз на місяць. Навіть якщо в проекті все добре, короткі засідання потрібні, щоб тримати членів Керівного комітету курсі справ
- Часті скасування або перенесення засідань. Іноді зустрічі доводиться переносити або скасовувати, якщо хтось із членів не може прийти на засідання. Однак часті скасування призводять до втрати робочого ритму. Найкраще, щоб засідання проходили регулярно і в один і той же час
- Надання недостовірної інформації про стан проекту. Керівник проекту повинен бути впевнений, що інформація, яка надається членам Керуючого комітету, відповідає реальності. Інакше члени комітету не зможуть допомогти в управлінні проектом - прийняті рішення будуть невірними. Важливо надавати інформацію в достатньому обсязі - включаючи ризики, зміни та проблеми проекту
- Підготовка занадто детальної презентації. Багато керівників вважають, що зобов'язані помістити всю наявну інформацію на слайди, але насправді це не так. Керівник повинен бути готовий відповісти на питання члена комітету, якщо він у нього виникне, але занадто велика кількість даних відбирає увагу від найбільш важливої інформації та витрачає дорогоцінний час учасників засідання
Керівний комітет - важлива складова правильно функціонуючого проекту. Він покликаний допомогти Замовнику проекту в напрямку проекту в потрібне русло, і є точкою ескалації для керівника проекту. Головне переконатися, що кожен учасник знає свою роль, засідання проходять регулярно, а керівник проекту чітко передає інформацію про стан проекту і ті рішення, які необхідно прийняти для успішного ходу проекту.