Керівний комітет проекту (Project Steering Committee) - це головний керуючий орган проекту, відповідальний за досягнення мети проекту та отримання бізнес-вигод від нього. Комітет уповноважений приймати всі рішення по проекту, аж до закриття.
Зазвичай склад керуючого комітету прописується в статуті проекту, в нього як мінімум входять спонсор і замовник проекту, а також представники основних зацікавлених осіб. У разі, якщо проект виконується сторонньою організацією-підрядником, в комітет можуть входити представники як замовника, так і підрядника. При необхідності до участі в керуючому комітеті може запрошений хтось ще для вирішення якогось конкретного питання, але «кістяк» повинен залишатися незмінним.
Що робить керуючий комітет, навіщо він взагалі потрібен, якщо є керівник проекту і спонсор, покликані вирішувати всі проблеми?
Функції керуючого комітету:
- Надання допомоги у вирішенні бізнес-конфліктів. Це найважливіше! Нерідко проблема виникає в ході проекту між зацікавленими особами, і вони не можуть домовитися між собою. У разі, коли повноважень керівника проекту та / або спонсора недостатньо для вирішення подібних питань, вони виносяться на керуючий комітет. Багато керівників проекту сильно засмучуються, коли не можуть дозволити якесь питання на своєму рівні і потрібно ескалація на спонсора. А ситуація, коли спонсор теж не впорався, валить їх просто в паніку. Насправді, це абсолютно нормально, тому що спонсор - це всього лише один з менеджерів верхнього рівня, а для вирішення деяких питань потрібно колективна воля кількох топів.
- Забезпечення отримання бізнес-вигод від проекту. Цей пункт тісно перетинається з попереднім. У статуті проекту прописано, навіщо робиться проект, і яку бізнес-вигоду компанія отримає від його виконання. При прийнятті будь-якого рішення по проекту або при проходженні контрольних точок проекту керуючий комітет оцінює, наскільки це наближає компанію до отримання цієї самої вигоди, і коригує курс проекту при необхідності.
- Узгодження значних змін змісту, бюджету та тривалості проекту. При необхідності збільшення або зменшення бюджету або термінів проекту такі речі погодить керуючий комітет. Іноді у керівника проекту є певний відсоток відхилення (наприклад, 5%), який не потребує узгодження, а все що вище - вимагає. Також ініціатива щодо внесення таких змін може бути і з боку самого керуючого комітету в разі внесення суттєвих змін до оточення проекту (наприклад, трапився фінансова криза, компанія передумала виходити на ринок, для якого робиться продукт проекту або, навпаки, вирішила збільшити бюджет, щоб вивести продукт в два рази швидше).
- Наділення керівника проекту повноваженнями. Часто, особливо в матричної і функціональної оргструктурах, незважаючи на підписаний статут проекту, керівник проекту залишається фактично безправним. Якщо ресурсів або повноважень недостатньо для досягнення мети проекту, то керуючий комітет - це саме те місце, де це питання необхідно озвучити і вирішити.
В ідеальному світі рожевих поні і РМВОКа в компанії існує проектний офіс, в якому є положення про керуючого комітеті з детально прописаними функціями і обов'язками, процесом визначення тих, хто входить в керуючий комітет, рівнем повноважень, рівнем питань, що виносяться на обговорення, відсотків перевищення / зменшення бюджету і термінів, понад якого необхідне узгодження керуючого комітету, і інші прекрасні речі.
На практиці таке буває дуже рідко (зустрічала в житті 3 рази), а працює - ще ріже (1 раз з цих 3х). Які ще є способи формалізувати роботу керуючого комітету у вашому проекті, якщо такого документа немає?
- Спосіб 1 - внести складу керуючого комітету до статуту проекту або в план управління проектом (якщо він у вас є) і прописати там же основні обов'язки і функції.
- Спосіб 2 - додатково до статуту організувати випуск наказу за підписом кого-небудь важливого типу генерального директора з тими ж обов'язками і функціями.
- Спосіб 3 (працює в західних компаніях або там, де дуже розвинена корпоративна культура) - покликати всіх, кого ви хочете бачити в керуючому комітеті, на зустріч, пояснити їм необхідність і функції комітету і заручитися підтвердженням того, що вони в цей комітет входитимуть. важливо! Потрібно розуміти, що, незважаючи на те, що в керуючий комітет часто входять топ-менеджери (котрі повинні вміти взаємодіяти між собою і бажати проекту усілякого добра і щастя), хороший керівник проекту з самого початку повинен задати стиль роботи комітет (дуже акуратно ), позначити очікування від нього і сформувати правильний настрій ( «ми всі тут, щоб домогтися результату проекту, так-так-так!»).
Забавно, але багато менеджерів проектів, причому не тільки початківці, панічні бояться такого заходу, як збори керівного комітету, тому що є відчуття, що це точка контролю, на якій тебе неодмінно будуть бити. Як підготуватися до зустрічі керівного комітету ми поговоримо в окремій статті, а поки обмежимося тим, що важливо розуміти, що керуючий комітет - це інструмент для хорошого керівника проекту, який збільшує шанси на успіх проекту в десятки разів при правильному його використанні.
У прикладі проекту «ремонт в квартирі», якщо ми припустимо, що ремонтом квартири займається якась ремонтна компанія, в керуючому комітеті буде складатися:
- Чоловік (погоджуватиме зміна бюджету, якщо при додаванні якийсь забаганки ремонт стане дорожче більше ніж на 50 000 руб. І самі забаганки на предмет їх необхідності для досягнення мети ремонту).
- Мама (в тому числі представляє папу, погодить зміна термінів ремонту, тому що якщо вони збільшаться - ми будемо довше жити з батьками, а їм це з якихось причин може бути незручно, наприклад, після нашого від'їзду до них брат з дружиною збиралися теж на час ремонту заїхати, а на всіх місця немає).
- Дизайнер (зацікавлений, щоб все було по проекту, може швидко сказати, чи можна міняти якийсь значний шматок, наприклад, замість ванною поставити душ, або це «уб'є» весь ремонт, і погубить мета проекту).
- Керівник ремонтної компанії (контролюватиме, що внесені зміни не збільшують обсяг робіт бригади, і вирішувати проблему з ресурсами, якщо я одночасно захочу зробити ремонт ще в квартирі батьків).
Сподіваюся, після прочитання стало трохи зрозуміліше, то таке керуючий комітет проекту і з чим його їдять. А якщо стало зрозуміло, що його треба не боятися, а поставити на служіння проекту - взагалі відмінно!