Класифікація управлінської документації

Передмова

Класифікація управлінської документації розроблений замість Загальносоюзного класифікатора управлінської документації (1 89 012) на території Російської Федерації.

ОКУД призначений для вирішення наступних завдань:

  • реєстрації форм документів;
  • упорядкування інформаційних потоків в народному господарстві;
  • скорочення кількості застосовуваних форм;
  • вилучення з обігу неуніфікованих форм документів;
  • забезпечення обліку і систематизації уніфікованих форм документів на основі їх реєстрації;
  • контролю за складом форм документів і виключення дублювання інформації, яка застосовується в сфері управління;
  • раціональної організації контролю за застосуванням уніфікованих форм документів.

Об'єктами класифікації в ОКУД є загальноросійські (міжгалузеві, міжвідомчі) уніфіковані форми документів, які затверджуються міністерствами (відомствами) Російської Федерації - розробниками уніфікованих систем документації (УСД).

У ОКУД наведені найменування і кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять в уніфіковані системи документації.

Код уніфікованої форми документа (код) складається з семи цифрових десяткових знаків і контрольного числа (КЧ).

У ОКУД прийнята ієрархічна класифікація з трьома ступенями.

Кожна позиція класифікатора складається з двох блоків:

  • блоку ідентифікації;
  • блоку найменувань об'єкта класифікації.

Ідентифікація уніфікованої форми проводиться через класифікацію.

Структура кодового позначення уніфікованої форми документа по ОКУД:

Приклад кодового позначення уніфікованої форми документа по ОКУД: 09010046 Розрахункова відомість по страховим внескам до Пенсійного фонду

Класифікація управлінської документації

У кодовому позначенні уніфікованої форми документа відображені такі ознаки класифікації: перший і другий знаки (клас форм) - приналежність уніфікованої форми документа до відповідної уніфікованої системи документації; третій і четвертий знаки (підклас форм) - спільність змісту безлічі форм документів і спрямованість їх використання; п'ятий, шостий і сьомий знаки - реєстраційний номер уніфікованої форми документа всередині підкласу; восьмий знак - великі червоні літери.

Для Уніфікованої системи первинної облікової документації в документації з обліку сільськогосподарської продукції і сировини п'ятий знак (вид форми) - спільність облікових операцій; шостий і сьомий знаки - реєстраційний номер уніфікованої форми документа всередині виду.

Блок найменувань об'єкта класифікації є запис найменування конкретної уніфікованої форми документа.

З метою забезпечення наступності позначень уніфікованих форм документів, що склалися в органах державної статистики, в уніфікованих системах первинної облікової документації (03 клас) та звітно-статистичної документації (06 клас) наводиться також "Індекс", а для звітно-статистичної документації та "Періодичність" уявлення уніфікованих форм документів.

Коди ОКУД підлягають простановке в уніфікованих формах документів.

Класи з 60 по 79 включно, які не наведені в ОКУД, виділені для уніфікованих систем документації Збройних Сил Російської Федерації. Реєстрацію уніфікованих форм документів цих систем здійснює Генеральний штаб Збройних Сил Російської Федерації в установленому ним порядку.

У створюваних на основі справжнього Загальноросійського класифікатора галузевих (відомчих) класифікаторах при необхідності введення в ці класифікатори додаткових класів для їх кодування повинна використовуватися серія кодів 80 - 99.

Знову розроблені уніфіковані форми документів, що входять в УСД, підлягають реєстрації у ВНИИКИ Держстандарту Росії шляхом включення їх в ОКУД.

Система ведення ОКУД передбачає взаємодію ВНИИКИ Держстандарту Росії з організаціями (підрозділами) міністерств і відомств Росії, відповідальних за розробку та затвердження УСД.