Що означає - уповноважити?
Уповноважити означає перенести влада і відповідальність з однієї особи або групи на іншу. Це децентралізація влади з верхів до низів. Воно має на увазі залучення більшого числа людей до процесу пошуку рішення.
Приклад з Біблії
В Вих. 18,13-26 наводиться чудовий приклад. Мойсей вів народ Ізраїльський в Ханаан. Він був подібний до багатьох християнським керівникам наших днів. Він був благочестивим людиною і в страху Господньому здійснював своє служіння. Але йому не вистачало необхідних менеджерських здібностей для виконання завдання, дорученого йому Господом.
Уривок починається з опису розпорядку звичайного дня в його житті в якості вождя народу. "На другий день сів Мойсей судити народ, а народ стояв перед Мойсеєм з ранку до вечора" (вірш 13). Яка вражаюча картина! Вишикувавшись в довгу чергу, народ, мабуть, цілий день чекав, які рішення прийме Мойсей. Ймовірно, осередок влади в руках однієї людини вже було гальмом у подальшому просуванні народу.
Тро, Мойсеїв тесть, бачив все це і запитав: "Що це таке робиш ти з народом?" (Вірш 14). Зверніть увагу, як багато Мойсей трудився для народу. "Для чого ти сидиш один, а весь народ стоїть навколо від ранку до вечора?"
Питання Іофора був досить провокуючим, і в своїй відповіді Мойсей розкрив свою філософію керівництва і менеджменту: "Я суджу. і оголошую постанови Божі та закони Його "(стих 16). На його думку, лише він один був компетентним, так як був духовним вождем.
Зверніть увагу, що відповів на це Иофор: "Не добре це ти робиш" (вірш 17). Неймовірна сміливість з боку Іофора! Мойсей терпляче пояснив цього "профану", що він повинен все вирішувати сам, тому що будучи духовним вождем, він може краще вчити і знати, що завгодно Богові.
Зверніть увагу на подальші висловлювання Іофора: "Ти стомишся і ти, і народ той, що з тобою, бо занадто важко для тебе це справа, ти один не можеш виправляти його" (вірш 18). Тут Иофор розкриває те, що відбувається, коли керівник не розуміє, що слід передати повноваження іншим і децентралізувати владу: і ті, і інші змучені і знесилені - люди, яким доводиться так довго чекати, і вождь, так як він особисто приймає всі рішення.
У минулі роки я спостерігав подібне ж в численних церковних громадах та інших християнських організаціях. Співробітники стомлені і вічно чекають рішення з приводу своїх пропозицій або запитів, керівництво збивається з ніг, намагаючись всі рішення прийняти самостійно.
Однак, Иофор радить Мойсеєві поділити відповідальність і перенести її на надійних людей: "Нехай вони судити народ кожного часу, і станеться, кожну велику справу вони принесуть до тебе, а кожну малу справу розсудять самі буде тобі легше, і вони несуть тягар із тобою" (вірш 22).
Багато керівників і менеджери намагаються виправдатися цим уривком і кажуть: "Якби у мене тільки були компетентні і надійні люди, я б негайно багато довірив їм, але у мене немає достатньо досвідчених людей."
Але люди, яким Мойсей передав владу, не були фахівцями. Та й як ними вони могли бути? Адже в Єгипті у них не було можливості накопичити відповідний досвід. Вони були лише експертами по глині і цеглин. Тому не можна назвати здатними людей, яким Мойсей доручив керівництво і дав право приймати рішення. Він просто підшукав собі людей з хорошим характером.
Мойсей міг би спокійно проводити свого тестя зі стану і сказати: "Послухай, батько, займися-ка своїми звичними справами, а ми вже тут будемо робити по-своєму." Але немає, він з готовністю вислухав, що порадив йому "профан" щодо принципів керівництва і розділив свою владу з людьми, які стали вершити суд: про справи важливих доносили Мойсеєві, а кожну малу справу вершили самі (вірш 26).
Перевага розподілу обов'язків
Сміливіше розподіляйте обов'язки!
Процес розподілу обов'язків
- Хто з працівників найбільш підходить зі свого досвіду і підготовки?
- Чи цікавиться він цим питанням більше інших?
- Чи зможе він знайти час для того, щоб осилити завдання на додачу до своїх звичайних обов'язків?
- Коли можна розташовувати цим співробітником?
- Чи не потрібна йому підтримка або навчання?
Підшукати для виконання завдання відповідних людей - не тільки ключ до успішного розподілу обов'язків, а й мистецтво, яким володіють далеко не всі менеджери.
Ти наздриш зо всього народу мужів здібних, богобоязливих, мужів справедливих, що ненавидять зиск. "(Вих. 18,21), - порадив Мойсеєві Иофор. Подібно до цього вчинив і Неємія: "Тоді наказав я свого брата Ханані та начальнику Єрусалимської фортеці Хананію, бо він більш багатьох інших був чоловік правдивий, і Бога" (Неєм. 7,2). Важливо знайти підходящого для цієї справи людини. Помилки можуть призвести до краху всього проекту.
П'ятий крок: Зберіть усього обраних Вами співробітників і поясніть їм все, що пов'язано із завданням. Гарна комунікація - важливий компонент розподілу завдань. Переконайтеся в тому, щоб були, перш за все, зрозумілі такі пункти:
- початок виконання завдання, всі вказівки до виконання, межі повноважень співробітників,
- наявні в розпорядженні засоби (люди, обладнання, матеріал), всі подробиці,
- до кого прикріплений співробітник і до кого він може звертатися за допомогою,
- мета проекту, його значення і його місце в загальному плані, ясні, об'єктивні критерії оплати і продуктивності.
Виникнення непорозуміння в одному з перерахованих пунктів може привести до проблем і навіть до провалу. Ось чому це є виключно важливим моментом в процесі розподілу обов'язків. Не пошкодуйте приділити необхідну для цього час і переконайтеся, що співробітники зрозуміли кожен пункт. Заохотьте їх тим, що вони можуть в будь-який час звернутися з питаннями до Вас або до інших призначеним для цього співробітникам.
Роз'яснення цих пунктів дає співробітнику необхідну впевненість для виконання майбутнього завдання і мотивує його на виконання наступних. Свого часу, коли я працював менеджером на приватному підприємстві, мені довелося поплатитися за це. Одного разу я підшукував добровольця для виконання важливого завдання. Одна з моїх найкращих працівниць проявила бажання виконати його. Я пояснив їй, яке це було важливе завдання і що воно повинно бути готове до кінця наступного дня. Але я пішов, забувши сказати їй, де вона зможе знайти необхідні для роботи дані. Коли я до вечора повернувся, вона мало не плакала.
Вона не змогла знайти матеріал і тому завдання не було виконано. Спочатку я розлютився, але швидко усвідомив, що винна не вона, а я. Моє упущення стало причиною затримки, а це, в свою чергу, порядком розсердило мого шефа. Але найсумнішим в цій історії було те, що одна з моїх найкращих працівниць, природно, не наважувалася більше добровільно братися за виконання особливих доручень - і все тому, що я упустив дати їй вичерпне пояснення.
Шостий крок: під час виконання доручення підтримуйте зв'язок із співробітником, який виконує його. Є менеджери, які дають завдання, але в процесі роботи не підтримують зв'язок зі співробітником. Комунікація допомагає уникати непередбачених проблем, при цьому співробітник відчуває, що Ви зацікавлені задовольнити всі пов'язані з роботою потреби.
Елементи успішного розподілу доручень
Їх три: відповідальність, влада і звіт.
Відповідальність за майбутнє справу. Доручаючи відповідальне завдання, переконайтеся в тому, що співробітник ясно уявляє, що має бути зроблено. г Влада у вигляді права приймати рішення, необхідного для того, щоб нести відповідальність.
Звіт про досягнутому. Для того, щоб розподіл обов'язків було успішним, співробітник повинен чітко уявляти, за що він відповідає. Він повинен знати свої повноваження при виконанні дорученого йому завдання і після його виконання вміти дати звіт.
Ніколи не доручайте відповідальна справа, не надавши відповідних повноважень! Кілька років тому я був керівником персоналу. Мені було доручено відповідальність за складання циркулярів персоналу. Але незабаром мені довелося переконатися в тому, що я не мав права визначати їх формулювання, бо на мій превеликий подив перший написаний мною циркуляр був повністю змінений, коли я отримав його від свого шефа. Скоро я дізнався, що йому було треба.
Мені стало ясно, що я означав не більш, ніж хороша секретарка. Я втратив інтерес до своєї роботи, а через пару місяців знайшов собі шефа, згідного разом з відповідальністю надавати і повноваження.
Як можна давати доручення, не втрачаючи контролю
Чому менеджери зазнають невдачі, коли дають доручення
В останні роки я наслухався численних причин і застережень керівників, спрямованих проти розподілу обов'язків. Ось основні три:
- Завдання виконується не так, як би його виконав я.
- Моїм підлеглим не вистачає відповідного досвіду.
- Я так люблю цю роботу, що мені хочеться виконати її самому.
Завдання виконується не так, як би його виконав я. Найчастіше вдаються до цієї відмовки. Начальник має цілковиту рацію, коли вважає, що його колега не так виконає роботу. Не буває, щоб дві людини зробили щось однаково. На жаль, менеджер, який так говорить, у всьому обирає мірилом цінності і прикладом для наслідування самого себе. Він обмежує інших. Якби він дав завдання, йому б скоро довелося переконатися в тому, що підлеглий не тільки інакше виконує роботу, але часто навіть набагато краще. До тих пір, поки менеджер не розподіляє обов'язків, йому не слід очікувати, що організація не досягне більше того, що може планувати, думати, робити і робити він сам.
Моїм співробітникам не вистачає відповідного досвіду. Це особливо забавна відмовка, бо начальник розписується у своїй нездатності надати допомогу іншим. Доручення завдань є найефективнішою і дешевої можливістю сприяти набуттю досвіду, яка тільки є в розпорядженні начальника. Менеджер, який заявляє, що він не може давати завдання з тієї причини, що його людям не вистачає достатнього досвіду, допускає тим самим, що йому слід давати доручення, щоб вони мали можливість практикуватися.
Я так люблю цю роботу, що мені б хотілося виконати її самому. Ця відмовка характерна для тих керівників і менеджерів, які висунулися на підприємстві. Вони ностальгічно чіпляються за свою колишню роботу, в якій вони були експертами - так надходять, насамперед, новачки.
Божий приклад розподілу доручень
У Псалмі 8,4-6 показується ставлення Бога до розподілу доручень: "Коли бачу Твої небеса, - діло пальців Твоїх, місяця й зорі, що Ти встановив, то що є людина, що Ти пам'ятаєш про неї, і син людський, Ти згадуєш? Чи не забагато Ти применшив його перед ангелами, славою і честю увінчав його. Поставив його володарем творива Твоїх рук, все під ноги йому вмістив. "
Який приклад для християнських керівників! Бог створив Всесвіт, а потім, після завершення Своїх прекрасних, скоєних справ, поставив людину володарем над усім. Прототип довіри і любові! Бог розподіляє обов'язки - наскільки більше повинна бути готовність християнських керівників передавати повноваження і відповідальність своїм співробітникам!
Розподіл повноважень означає перенесення влади і відповідальності з однієї особи або групи на іншу. Хороший приклад уповноваження наводиться в Вих. 18,13-26.
Розподіл повноважень полегшує завдання керівника і разом з тим допомагає підняти продуктивність як всієї групи, так і окремого її члена. Розподіл повноважень є відмінним засобом залучення керівних сил. Воно дає християнському керівнику більше часу для його особистого духовного зростання.
Кожному шефу слід більше займатися розподілом обов'язків, ефективніше застосовувати його, ще більш вміло підшукувати відповідних співробітників.
Багато менеджерів бояться розподілу обов'язків, бо у них виникає відчуття, ніби вони втрачають контроль. Для таких побоювань немає підстав в тому випадку, якщо були поставлені обов'язкові кордону.
Без успішного уповноваження менеджер є не більше, як помічником - основним професійним християнським помічником на керівному місці, яке повинно бути в дійсності зайнято основним професійним християнським менеджером.
Завдання для самоконтролю
- Вивчіть малюнок і назвіть поточні справи в сфері Вашої відповідальності, що лежать за межами Ваших оптимальних можливостей.
- Розгляньте ще раз процес розподілу обов'язків і застосуєте його до своїх поточних справах.
- Кожен раз, коли Ви даєте доручення, переконайтеся в тому, що чітко визначені межі.
- Запишіть результати розподілу обов'язків.