| Web-технології | Формування завдань | Комерційна пропозиція |
І на жаль - при письмовому пропозиції, на жаль, ми не зможемо "підключити" такі складові, як особиста чарівність, виразність голосу, впевнену поставу. Саме тому кожна дрібниця, кожна деталь в написаному нами комерційній пропозиції має найважливіше значення - адже майже напевно крім нашої пропозиції, клієнт буде розглядати і пропозиції наших конкурентів.
Крім того, при складанні комерційної пропозиції необхідно враховувати, що розглядати його може зовсім не та людина, з яким ми зустрічалися на первинній зустрічі - знайомство. Тому для будь-якого читача наше послання повинно давати повну картину - чому ми робимо саме таку пропозицію.
Отже, розглянемо, як потрібно складати пропозицію, щоб справити найкраще враження на наших клієнтів.
Реєстр. № і дата реєстрації пропозиції
У деяких компаніях прийнято реєструвати всі вхідні і вихідні документи, в т.ч. комерційна пропозиція. Саме для цього і потрібні ці два рядки, які розміщуються зазвичай на першій сторінці праворуч угорі. На першому рядку пропозицію реєструється вашим діловодом, на другий - діловодом клієнта.
Кому (посада, ПІБ)
Шановні панове,
Вираз свого поваги
Відразу після звернення повинен розташовуватися дуже короткий словесний реверанс. Слідкуйте за тим, щоб ці фрази ввічливості не повторювалися з листа в лист, якщо Ваша листування досить тривала.
привід написання
Перший рядок самого повідомлення повинна нагадувати - в якому зв'язку пропозиція спрямована. Наприклад, якщо була зустріч, на якій ви домовилися з клієнтом, що надішлете йому пропозицію - то так і повинно бути написано. З самого початку читання пропозиції клієнт повинен розуміти: він отримав його тому, що сам Вас попросив про це!
Опис стану клієнта
Потім слід коротко переказати - які основні завдання клієнта, про які він вам розповів, закриває цю пропозицію. Опис цих завдань дозволить клієнтові відразу визначити - наскільки точну інформацію він вам надав і наскільки правильно і повно ви її зрозуміли. Відповідно, якщо на попередній написання даної пропозиції зустрічі про щось важливе не було сказано, то після прочитання цієї частини клієнт може доповнити умова поставленої перед вами завдання. Дана частина повинна займати від 1/4 до 2/3 сторінки.
опис пропозицій
Сама комерційна частина повинна коротко описувати суть пропозиції, причому - без технічних подробиць - вони, якщо необхідні, повинні міститися в додатку, на які в тексті пропозиції є посилання. Якщо рішень пропонується кілька - то коротко пояснюється їх принципова відмінність один від одного.
додатки
Всі особливі відомості, до яких можна віднести технічні подробиці, розрахунки та ін. - повинні бути винесені в додатки, кожне з яких в верхньому правому куті має напис: "Додаток №__" (якщо їх декілька). Додатки розташовуються після самого пропозиції. В принципі, додатків може бути як завгодно багато. Однак, слід дотримуватися в цьому питанні певну поміркованість: необхідно бути впевненим, що додаються вами відомості клієнту дійсно цікаві та зрозумілі.
сума інвестицій
Термін дії пропозиції
Умови поставки, ціна, строки та інше можуть змінитися. Клієнт повинен розуміти, що виставлене Вами пропозиції - не безстрокове, тому обов'язково слід визначити - протягом якого періоду ви гарантуєте незмінність заявлених умов.
Ваша фірма, як діловий партнер (історія, гарантії та ін.)
Коротко повинні бути описані конкурентні переваги співпраці саме з вашою фірмою - буквально один абзац, кілька фраз.
Дата наступного контакту
Обов'язково датується кожне ваше пропозицію - це допоможе уникнути непорозумінь, коли, наприклад, ви неодноразово висилаєте будь-які поправки і уточнення в додаток до основного пропозицією, і клієнт вже заплутався - яке з них останнім.
В кінці речення, після обов'язкових словесних реверансів, не забудьте вказати свої посаду, ім'я та прізвище. Якщо пропозиція відвозить клієнту на паперовому носії або відправляється по факсу - то вельми бажаним атрибутом буде ваш автограф.
Нумерація сторінок
Якщо у вашому реченні кілька сторінок, то вони повинні бути обов'язково пронумеровані, причому - для зручності клієнта, слід використовувати формат "стор. №_ з (всього)" - це зменшить ризик, що клієнт не дочитає пропозицію до кінця, розгубивши половину сторінок.
Оформлення комерційної пропозиції
Кожен абзац слід починати з нового рядка. Можна зробити збільшений інтервал між абзацами. Текст виглядає привабливіше, якщо використано вирівнювання "по ширині".
Не варто використовувати химерні шрифти, складне форматування та ін. - в оформленні комерційної пропозиції бажана помірність. Краще, якщо шрифт буде не дуже дрібним (підійде 12 або 14 пт), нехай це буде Times New Roman або Arial - вони найбільш звичні і добре читаються.
Не зловживайте з курсивом і жирністю - використовуйте їх тільки для виділення якихось моментів, причому - в незначних кількостях.
Дуже добре, якщо пропозиція буде виконано "в кольорі" - повільно, але неухильно новим стандартом стає використання кольорових відбитків. Якщо пропозиція буде передаватися клієнту кур'єром, поштою або особисто - то подбайте про те, щоб воно було акуратно зшито. Це може бути швидкозшивач з прозорою обкладинкою, або якщо загальна кількість сторінок пропозиції разом з додатками досить велике, то можна скористатися сучасними засобами брошюровки.
SAPE все ускладнив?
MainLink - проста і прибуткова продаж посилань!