Концепція ECM як передова технологія управління інформаційними ресурсами організації
Ключові слова: управління інформаційними ресурсами організації, «Enterprise Content Management» (ECM),
інформаційний менеджмент, управління документами,
документаційне забезпечення управління, автоматизована система управління документами.
Якісне управління інформаційними ресурсами сьогодні стає одним з ключових умов ефективної діяльності будь-якої організації, адже все важливіше точно виконувати вимоги споживача щодо надання необхідної йому інформації. У міру розвитку і ускладнення інформаційної інфраструктури організації перед нею постає завдання формування єдиного простору, здатного охопити й упорядкувати розрізнені інформаційні ресурси, процеси і системи. У нашій країні основним видом інформаційних ресурсів є офіційні документи, традиційно службовці головним, часто і єдиним, об'єктом цілеспрямованого управління. До них застосовуються усталені правила створення, обробки і зберігання. Інші ж види інформації (незалежно від її реальної цінності) зазвичай залишаються поза увагою діловодних служб і архівів організацій. Високий рівень вимог до якості інформації диктує необхідність застосування в даній області сучасних методів управління.
На Заході давно і успішно застосовується більш широкий і універсальний підхід до управління інформаційними ресурсами, заснований на концепції «Enterprise Content Management» (ECM). Вона передбачає управління документами в контексті формування більш широкої корпоративної системи управління інформацією, яка охоплює всі значущі для організації види інформаційних ресурсів незалежно від форми їх подання. Концепція ECM знайшла відображення в міжнародних стандартах, узагальнюючих передовий досвід управління документами Європи, США, Канади, Австралії. Сьогодні за кордоном розроблений і діє цілий ряд стандартів з різних питань управління інформаційними ресурсами, в тому числі в електронній формі. Вони встановлюють вимоги до метаданним1, забезпечення інформаційної безопасності2, юридичної значимості і довготривалого зберігання електронних документів3, а також до функціональності автоматизованих систем
У вітчизняній літературі ці сюжети порушені в основному в контексті методології інформаційного менеджменту, технологій роботи з електронними документами, впровадження систем управління документами ', а також довготривалого зберігання і використання інформаційних ресурсів в електронній форме8. Більш активно проблематика ECM обговорюється на різних заходах, що проводяться ВНІІДАД, компаніями - розробниками програмних продуктів для управління інформаційними ресурсами, компанією ABBYY в рамках проекту «Docflow» (щорічна конференція, цикл тематичних онлайн-семінарів, навчальний курс за методикою AIIM і ін.), в Інтернете9.
Такий стан справ зобов'язує до докладного розгляду основних положень концепції ECM і можливостей її практичного застосування в Росії. Однак перш за все варто розкрити історію появи самої назви концепції.
У перше десятиліття XXI ст. до поняття «Content Management» додалося визначення «Enterprise», тобто «Корпоративний» або «масштабу підприємства». Багато в чому це відбулося завдяки діяльності AIIM і формування професійної спільноти фахівців в даній області. Таким чином, в даний час для позначення всього найширшого кола технологій, продуктів і методик, що забезпечують ефективне управління всіма видами інформаційних ресурсів в масштабі організації, використовується поняття «Enterprise Content Management». В останні роки на Заході почався перехід технологій ECM на якісно новий рівень: від розрізнених рішень, впроваджуваних зазвичай в рамках підрозділу, і «нішевих» програмних продуктів до впровадження універсальних інформаційних платформ в масштабі організації. Так само як впровадження систем класу «Enterprise Resource Planning» (ERP) дозволяє автоматизувати операційні та облікові завдання організації, технології і методи ECM сприяють перетворенню корпоративної інформації в керований ресурс і допомагають ефективно використовувати його для досягнення ділових цілей.
інформації. Ключова особливість визначення, сформульованого ЛПМ, полягає в розумінні ЄСМ як поєднання трьох елементів: стратегії комплексного управління інформаційними ресурсами, практичної діяльності по реалізації даної стратегії, інформаційних систем і технологій, що підтримують цю діяльність. Вона демонструє, що сьогодні формування ефективної стратегії і реальної практики управління інформацією неможливо без застосування сучасних інформаційних технологій. Іншими словами, ЄСМ-технології стають невід'ємною частиною інформаційної інфраструктури організації, а ефективність управління ставиться в пряму залежність від успішного їх впровадження і використання.
Загальні положення концепції ЄСМ систематизовані і викладені в одному з основоположних методичних документів в даній області, розробленому Британським інститутом стандартів (BSI), - проект стандарту «Корпоративне управління контентом - практичні правила» 14. У ньому сформульовані базові підходи до розуміння сутності ЄСМ, її елементів і вироблені практичні рекомендації щодо впровадження ЕСМ-технологій. Стандарт призначений для керівників, фахівців з управління документами і інформацією, ІТ-служб, залучених в діяльність по забезпеченню ефективного використання інформації в масштабі організації.
Серед першочергових завдань, на реалізацію яких спрямовано впровадження ЕСМ-технологій в організації, можна виділити формування її єдиного інформаційного простору, що охоплює всі види інформаційних ресурсів; підвищення ефективності взаємодії співробітників; забезпечення відповідності технологій нормативним вимогам, що пред'являються до управління інформацією регулюючими органами; надання інформації як доказ фактів ділової діяльності (наприклад, у разі судового розгляду); зниження ризиків неефективного управління інформацією і забезпечення безперервності ділової діяльності; придбання конкурентних переваг за рахунок підвищення ефективності управління інформацією і зниження вартості її обробки. Вони досить докладно розкрито в публікаціях західних спеціалістов15.
Концепція ЄСМ орієнтована на будь-яку значиму для організації інформацію (в тому числі офіційні і неофіційні документи, дані та метадані), причому не тільки слабо структуровану (наприклад, текстову або графічну), але також і описують її структуровані дані, які акумулюються в корпоративних інформаційних системах ; статистичну, тобто незмінну, інформацію (наприклад, затверджені документи або вміст інтернет-сайту), а також динамічну, тобто змінюється в процесі використання (наприклад, робочі версії документів, бази даних і знань та ін.).
В основі концепції ЄСМ лежить
Для подальшого прочитання статті необхідно придбати повний текст. Статті надсилаються в форматі PDF на зазначену при оплаті пошту. Час доставки становить менше 10 хвилин. Вартість однієї статті - 150 рублів.