Як правильно завірити копію документа, щоб папір знайшла законну юридичну силу?
Нотаріус вчиняє завірення копій документів, виданих державними органами, юридичними особами та громадянами. Документ, що подається нотаріусу для засвідчення вірності копії, не повинен суперечити законодавчим актам РФ. Завірити копію документа, виданого фізичною особою, можна тільки за умови, що на оригіналі документа справжність підпису даного громадянина засвідчена нотаріусом, або іншою посадовою особою, в установленому законом порядку мають право здійснювати подібні дії.
Нотаріальне засвідчення вірності виписки з документа допускається тільки в разі, якщо сам документ включає рішення кількох окремих питань, ніяк не пов'язаних між собою. Виписка з документа повинна містити повний текст певного питання.
Подані нотаріуса копії документів для засвідчення вірності копії з копії повинні бути нотаріально завірені. Якщо копія документа видана юридичною особою, від якої виходить і оригінал документа, засвідчення нотаріусом копії документа, з якого засвідчується копія, не обов'язково. Але копія від юридичної особи повинна бути оформлена на фірмовому бланку, скріплена печаткою та мати позначку про те, що оригінал документа знаходиться в даній організації.
За запевненням копій документів в нотаріальну контору може звернутися будь-яка особа, навіть не є власником документа. Виняток становить завірення копії паспорта. Нотаріус засвідчує вірність копії паспорта тільки при зверненні власника посвідчення особи.
Запевняє нотаріус копії тільки тих документів, які відповідають вимогам статті 45 ФЗ «Основи законодавства РФ про нотаріат».
Нотаріус не має права завірити копію документа, який виконаний олівцем, або має неправильно оформлені виправлення (закреслені слова, приписки, підчищення або інші виправлення). Текст і реквізити документа, копію або виписку якого необхідно завірити, повинні бути написані чітко і ясно, не містити не читаються фрагментів, нечітких печаток і підписів.
Для завірення нотаріусом копій установчих та інших документів, обсяг яких перевищує один лист, потрібно, щоб листи даних документів були прошиті і пронумеровані, скріплені підписом посадової особи та печаткою.
Нотаріус не засвідчував копії документів:
- договорів, складених в простій письмовій формі;
- медичних документів і виписок з медичних карт, що містять відомості про певні захворюваннях (психічних і інших хворобах відповідно до встановленого переліку МОЗ);
- неправильно оформленого диплома про освіту (без державного реєстраційного номера, без підписів або з одним підписом);
- залікової відомості (якщо не представляється оригінал документа про освіту);
- документів з грифом «секретно» та документів, копії з яких робити заборонено;
- документів, складених іноземною мовою, і документів, що не легалізованих на території РФ.