Слідкуйте за нами в ВКонтакте. Facebook 'e і Twitter' e
Основна проблема «кривий» бухгалтерії, як не дивно, полягає в тотальному дефіциті комунікації між бухгалтером і підприємцем (або командою проекту). Бухгалтер робить щось своє, інша команда - щось своє. Часто ситуація абсолютно не залежить від розмірів компанії: на великих підприємствах бухгалтерією займається спеціальний відділ, «який не можна турбувати», в маленьких проектах бухгалтер теж часто стоїть особняком (якщо тільки бухобліком не займається сам генеральний директор).
Недолік конструктивної взаємодії в команді можна заповнити масою різних способів - від банального наради, до модних зустрічей в рамках впровадження scrum і інших agile-методологій. Однак навряд чи комусь прийде в голову запрошувати на такі мітапи бухгалтера. Причина тому зазвичай - одна з двох укорінених точок зору (або обидві відразу):
Бухгалтерський облік - це «про минуле», а не «про майбутнє». Ми зробимо - вони зафіксують. Частково це правда - бухгалтерський облік фіксує вже доконаний факт, тому підприємець навряд чи турбуватиметься покликати бухгалтера на обговорення, скажімо, планів щодо масштабування бізнесу. А даремно - тлумачний бухгалтер може дати добру пораду або, як мінімум, оцінку планів з точки зору реалій сучасного оподаткування, потенційних ризиків, навіть арбітражної практики по тих чи інших видів суперечок. І це явно не те думка, від якого варто відмахнутися.
Бухгалтерія, аудит - це якась страшна паперова тяганина, ми взагалі говоримо на різних мовах. Ця точка зору також поширена - і не без підстав:
Так історично склалося, що всі аудитори - строгі мужики в краватках, вони сидять за чорними столами, спілкуються незрозумілими фразами, офіціоз з них пре, і з ними неможливо розмовляти на нормальному язике.Аудіторская, як і податкова, перевірка - завжди якийсь стрес . Бухгалтер - людина, з яким без перекладача спілкуватися неможливо.
Саме «труднощі перекладу», як правило, не дають бухгалтеру та підприємцю можливості працювати по-справжньому спільно: вчасно знаходити проблеми і їх рішення, тверезо оцінювати ризики бізнесу, розуміти, які завдання для компанії пріоритетними - в тому числі і для того, щоб ніякі перевірки були їй не страшні.
Важка спадковість у вигляді укорінених уявлень про «типовою бухгалтерії» тільки ускладнює ситуацію:
10-15 років тому основний бізнес був будівельний: продаж будівельних матеріалів, щось таке консервативне, таке ж ретроградний, як і бухгалтер в кільцях і темно-фіолетового блузці.
В общем-то саме бажання позбутися від цього стереотипу і призвело до того, що ми вирішили створити свою компанію з аутсорсингу бухгалтерських послуг. До цього моменту я вже попрацював спочатку в невеликій бухгалтерської компанії, потім - у великій аудиторсько-консалтингової структурі.
І в тому, і в іншому випадку сервіс, який пропонували ці компанії, залишав бажати кращого: засновники невеликий бухгалтерії не змогли позбутися від надмірно консервативного підходу, а в аудиторському бізнесі надто багато сил витрачалося на створення атмосфери строгості і офіційності. І дарма - все це тільки погіршує будь-яку комунікацію, в той час, як:
Сфера бухобліку залишається і без того непростий - і це не кажучи вже про постійну зміну нормативної бази. Її нема чого додатково обтяжувати «понтами».
Будь-яка компанія - це в першу чергу люди. І, яким би не був розмір бізнесу, люди, зайняті в ньому, хочуть адекватного ставлення до себе.
Офіс ми зняли за особисті гроші, підписали гарантійний лист на папірці, тому що юридична особа ще реєструвалося, а приміщення не хотіли втратити. Я в офіс зайшов і подумав: «Вийде? Не вийде? Весь ринок-то по-іншому працює. А ми вирішили виділитися і піти своїм шляхом ». Потім сумніви швидко відпали зважаючи на велику кількість завдань і плинності.
Як з'ясувалося, думка виявилося правильною - клієнти дійсно оцінили наше бажання буквально говорити з ними однією мовою. У тому числі - пояснювати, як вийшли ті чи інші суми, чому той чи інший документ виглядає певним чином і «навіщо взагалі все це потрібно».
Проблема в бухгалтера
Отже, перше джерело «кривий» бухгалтерії - відсутність контакту і взаєморозуміння між бухгалтером і решті компанією. Бухгалтерію сприймають як чорний ящик, який краще взагалі не чіпати - через це губляться інсайти, відсутній контроль і скоординованість дій. Що ще може стати проблемою?
Грубо кажучи, недолік компетенцій бухгалтера. Варіантів може бути багато, ми розглянемо основні два:
1. Бухгалтер не знає, що він чогось не знає
І відбувається це з багатьох причин. По-перше, на ринку праці бухгалтерів багато, особливо в великих містах - позначається ще те, що в 90-е люди масово перенавчалися на бухгалтерів-аудиторів і проходили курси 1С. Не всі з тих, хто отримав базову освіту в ті роки (та й пізніше) готові переучуватися, підвищувати кваліфікацію, іншими словами, розвиватися.
А розвиватися є куди: якщо відкрити довідкову систему «Консультант» або «Гарант» і подивитися, скільки змін і поправок до законів, що стосуються підприємців, виходить щодня, виявиться, що їх від 15 до 47. Це листи, поправки, зміни. З них частка поправок, що мають відношення до оподаткування, може досягати 25%. Плюс арбітражна практика, яку розуміти теж буде незайвим.
У підсумку виходить, що бухгалтер-одинак, тим більше весь час працював в якійсь одній конкретній області, може просто не знати: а) останніх змін в законодавстві, які з тих чи інших причин пройшли повз нього і б) особливостей різних бізнесів. Тому і досвід у бухгалтерів купується специфічний - відповідний конкретному виду діяльності компанії, в якій цей фахівець встиг попрацювати.
Так, формування звітності та ведення обліку в усіх компаніях ведеться однаково і за єдиними правилами. Але це тільки 60% роботи бухгалтера: наприклад, в будівельному бізнесі треба бути готовим до того, що первинні документи (наприклад, кошторису) виявляються досить низької якості - наспіх складені прямо на будівництві; доводиться розбиратися і в тонкощах складання актів (КС-2, КС-3). У автосалону або ІТ-компанії, особливо взаємодіє з західними клієнтами, буде вже зовсім інша специфіка роботи.
Тому не варто цілком покладатися на досвід «літньої жінки в кільцях і фіолетовою блузці» - можливо, вона класний фахівець, але саме в тій сфері, в якій працювала раніше. І не факт, що засвоєні в тій компанії звички стануть в нагоді і в новій.
Як проблему вирішуємо ми: використовуємо «колективний розум». Той факт, що в нашій компанії працює багато бухгалтерів (та що вже там, практично виключно бухгалтери), дає нам можливість акумулювати самий різний досвід і знання. А у співробітників з'являється впевненість в тому, що в разі появи незвичайного кейса хтось із колег обов'язково допоможе і підкаже.
2. Бухгалтер відверто «халтурить» або навіть шкодить
І це теж трапляється. Варіантів може бути багато: від «намальованою» звітності до ситуацій, в яких надмірна довіра може вилитися в шантаж або навіть втрату компанії (про те, які бувають пов'язані з цим випадки, ми обов'язково розповімо в наступних матеріалах). Головна порада тут наступний: контролюйте вашого бухгалтера. Зазвичай сказати буває простіше, ніж зробити: за первинними ознаками перевірити бухгалтера буває складно.
Прийшов на роботу? Відкрив 1С? Цього не завжди достатньо, щоб переконатися, що людина дійсно працює і робить це правильно. У цій ситуації допомагає базове знання бухобліку. Сумно, але факт: щоб бути впевненим в результаті, доведеться вникати в роботу бухгалтера хоча б у першому наближенні. Особливо якщо це - внутрішній фахівець або приходить бухгалтер, який обслуговує ще 2-3 проекту.
У разі, якщо роботу веде аутсорсингова компанія, в договорі може бути прописана відповідальність за допущені помилки - це дозволить дещо полегшити становище підприємця. зайва наївність
Ще одне джерело появи «кривий» бухгалтерії. Часто підприємець думає, що якщо помилки в звітності допустив бухгалтер, то і відповідальність за них нести буде згідно із законом він же. На жаль, це не так: всі штрафи і пені, які нараховуються компанії, які не перекладаються на бухгалтера. Більш того, згідно із законом ( «Про бухгалтерський облік») вся відповідальність за ведення обліку і складання звітності лежить тільки на генерального директора організації.
Виняток - відверто «чорна» бухгалтерія і випадки злочинної змови, в якому встановлено участь бухгалтера, але це вже зовсім інша історія. В інших випадках штрафи для бухгалтера виявляються набагато менше, ніж витрати, які несе компанія і її директор. Залишається тільки моральна відповідальність перед роботодавцем, а вона визначається тільки совістю і чесністю фахівця. Що в підсумку: як не допустити «кривий» бухгалтерії
Почнемо з простого: не залишайте бухгалтера один на один з його роботою. Залучайте його в робочий процес, обговорюйте з ним особливості вашого бізнесу. Це дозволить йому краще розібратися в тому, що відбувається, і, можливо, вказати вам на ті нюанси, які ви могли випустити з уваги.
Крім того, це допоможе бухгалтеру розширити свій професійний кругозір - наприклад, вивчити законодавчі акти, безпосередньо пов'язані з вашою діяльністю. Чим менше ви відгороджується від цієї сфери, тим більше можливостей у вас отримати в особі бухгалтера не просто виконавця, а справжнього партнера у справі. До речі, таке щільне спілкування і ваш інтерес можуть уберегти бухгалтера від спокуси раптово пропасти або імітувати бурхливу діяльність.
Перевірте, де до цього працював ваш фахівець. Можливо, його досвід ніяк не пов'язаний з тим, чим займаєтеся ви. На жаль, бухгалтер - не такий вже універсальний боєць, як здається багатьом.
Довіряйте помірно. Надмірна довіра (або просто лінь вникати в роботу бухгалтера) ніколи не закінчуються нічим хорошим. У співробітника пропадає відчуття, що його контролюють, він наданий сам собі. а це означає (в кращому випадку) зростання дрібних помилок або невчасно здану звітність.
Знайте, що звалити все на бухгалтера вийде. На жаль, з точки зору закону вся відповідальність за «криву» бухгалтерію лежить на роботодавця. Тому не варто ставитися до бухгалтерії як до формальності, на яку треба звертати увагу в останню чергу - легковажність в цій сфері може дорого обійтися компанії.
І пам'ятайте, що увагу до ведення бухгалтерського обліку окупається на 100%. Останнім часом контроль з боку ФНС посилюється - і навряд чи цей тренд зміниться в найближчому майбутньому. Суди все рідше стають на бік платника податків, критерії перевірок посилюються. Тому для того, щоб нажити собі серйозні проблеми, необов'язково бути шахраєм - досить просто не приділяти бухобліку належну увагу або найняти бухгалтера сумнівної кваліфікації.
Будь-яка помилка в бухгалтерії тягне за собою податкові ризики, яким іноді складно дати адекватну оцінку - зміни в законодавстві або в роботі ФНС можуть перетворити «нешкідливу» помилка в серйозний штраф з довготривалими наслідками. Більш того, неохайним веденням обліку може зацікавитися і ваш банк - зараз в цій сфері посилюється контроль за проведеними операціями і сумами сплачених податків. Інакше кажучи, банки активно закривають рахунки «небілих» компаній, а під роздачу (заодно) потрапляють і чесні підприємці, які через незнання або недогляд вели облік з помилками. «Авось прокотить» або «тисячу разів так робив» - підходи, які зараз саме час переглянути.
Слідкуйте за нами в ВКонтакте. Facebook 'e і Twitter' e