Для пенсійного забезпечення можуть прийматися тільки ті іноземні документи, які видані компетентними органами (посадовими особами) іноземної держави і належним чином легалізовані або засвідчені апостилем.
Існує два основних види легалізації документа - проставлення штампа «Апостиль» (іноді дану процедуру також називають «спрощена легалізація» або «апостилювання») і консульська легалізація. Вибір виду легалізації в кожному конкретному випадку залежить від країни подання документа.
Крім того, документ повинен мати переклад на російську мову, завірений нотаріусом або консульською установою Російської Федерації. Якщо переклад документа на російську мову засвідчено іноземним нотаріусом, то до нього також застосовується вимога про легалізацію або апостилювання, якщо інше не передбачено міжнародним договором Російської Федерації.
Консульська легалізація або апостилювання - підтвердження відповідності документів законодавству держави їхнього походження.
Консульської легалізації іноземних офіційних документів є процедура, що передбачає засвідчення справжності підпису, повноважень особи, яка підписала документ, автентичності відбитку печатки або штампа, якими скріплено представлений на легалізацію документ, і відповідності даного документа законодавству держави перебування. Легалізація не потрібна, якщо домовленості між двома або кількома державами відміняють чи спрощують дану формальну процедуру.
Якщо у Росії є з державою договір про правову допомогу, який передбачає відмову від легалізації офіційних іноземних документів.
Договір визначає порядок, відповідно до якого документи, видані офіційними властями однієї держави-учасниці договору (конвенції), розглядаються як офіційні документи і користуються на територіях інших країн-учасників договору доказовою силою офіційних документів без будь-якого спеціального посвідчення.
Таким чином, якщо представлений іноземний документ будь-якої держави, з яким Росія має договір про правову допомогу, то такий документ може бути прийнятий для пенсійного забезпечення без будь-якого додаткового підтвердження його автентичності. Винятки: документи, що свідчать про будь-якому пільговий статус громадянина.
Якщо документ (посвідчення його копії, переклад на російську мову) видав компетентний орган (установу) або посадова особа іноземної держави-учасника Гаазької конвенції.
Відповідно до Гаазької конвенції єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, печатки або штампа, яким скріплено документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений. Такий документ може бути прийнятий для целий пенсійного забезпечення без будь-якого додаткового підтвердження його автентичності.
Апостиль проставляє компетентний орган іноземної держави на самому документі або на окремому аркуші, що скріплюється з документом. Апостиль може бути складений як на одному з офіційних мов Конвенції (французький або англійський), так і на національному мові держави, поставили апостиль. На практиці написи на апостиль часто дублюються двома мовами (одному з мов Конвенції та національному).
Якщо документ (посвідчення його копії, переклад на російську мову) видав компетентний орган (установу) або посадова особа іноземної держави, у якого немає договору про правову допомогу з Російською Федерацією і яка не є учасницею Гаазької конвенції.
В даний час функції по консульської легалізації за кордоном виконують російські зарубіжних установ (посольства і консульства). Російські зарубіжних установ приймають до легалізації призначені для використання в Росії документи, видані офіційними органами та легалізовані компетентним органом країни перебування.
Подання документа, засвідченого апостилем, не скасовує необхідність перекладу документа. Якщо при цьому переклад документа на російську мову засвідчено іноземним нотаріусом, то до нього також застосовується вимога про апостилювання, якщо інше не передбачено міжнародним договором (угодою) Російської Федерації. При цьому посвідчувального напис нотаріуса повинна бути складена російською мовою (переведена на російську мову).
ВАЖЛИВО! Незалежно від того, яка країна (що має договір про правову допомогу з Росією, яка є учасником Гаазької конвенції чи ні) видала документ, пред'являється наступне додаткова вимога: якщо документ складений на іноземній мові, він повинен мати переклад на російську мову. Вірність перекладу (справжність підпису перекладача) засвідчується нотаріусом, які займаються приватною практикою, нотаріусом, що працює в державних нотаріальних конторах, або консульськими установами РФ.