Тут ви знайдете безпечні рішення для найактуальніших проблем в частині застосування нового касового порядку. Щоб вам було простіше орієнтуватися, ми розбили всі питання-відповіді по темам. Спочатку можна прочитати про розрахунок і твердження ліміту залишку готівки в касі. А далі ви знайдете роз'яснення щодо оформлення пріходніков, витратних матеріалів, заяв на видачу підзвітних і касової книги.
Чи можна тепер вважати ліміт для компанії по одній формулі, а для підрозділу - по інший?
Підрозділ здає готівкову виручку не на рахунок в банку, а інкасаторам. Як встановлювати ліміт підрозділу?
Такому підрозділу ліміт треба встановлювати в тому ж порядку, що і додаткового офісу, яке здає гроші на рахунок в банку. Наказом затвердити окрему суму, яка не буде враховуватися в загальному ліміті компанії (абз. 4 п. 2 Вказівки № 3210-У). Адже інкасована готівку все одно потрапляє на рахунок компанії, а не в її касу.
Які організації та підприємці за новими правилами можуть не дотримуватися ліміт?
Якщо мала компанія або підприємець скасують старий ліміт, то це буде означати, що він тепер нульовий?
Ні, це буде означати, що можна зберігати в касі будь-яку суму. За загальним правилом не допускається накопичення готівки в касі понад установлений ліміт (абз. 9 п. 2 Вказівки № 3210-У). Але малі компанії і підприємці за новими правилами можуть не встановлювати ліміт (докладніше див. Питання № 3). Тому якщо вони скасують старий наказ про ліміт і в новому наказі напишуть, що більше не встановлюють цю граничну суму, то це дозволить їм на кінець дня залишати в касі стільки грошей, скільки вони вважатимуть за потрібне.
Чи можна затвердити ліміт в сумі більшій чи меншій, ніж виходить за формулою?
Більшою - не можна. Ліміт встановлюють згідно з додатком до Вказівкою № 3210-У. Якщо затверджена сума більше, ніж повинна вийти за формулою, податківці напевно визнають такий ліміт недійсним. Залишок в касі, що перевищує «правильну» суму, порахують понадлімітним. А за це буде штраф (детально про нього див. Питання № 6). А ось якщо затвердити суму залишку в касі менше, ніж виходить по формулі, то ризиків немає. Звичайно, якщо компанія не перевищить цей самостійно занижений ліміт.
Чи змінилася відповідальність за перевищення ліміту залишку в касі?
Ні, відповідальність колишня. Штраф за накопичення в касі готівки понад ліміт становить для організації від 40 000 до 50 000 руб. а для її керівника - від 4000 до 5000 руб. (Ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Але термін давності - два місяці з моменту порушення (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).
Ще чотири частих питання про касовому ліміті
Чи змінилися формули для розрахунку ліміту готівки?
Ні, формули колишні. Але компанія, у якої є готівкова виручка, може використовувати будь-яку з двох формул.
Ліміт треба встановити для кожного підрозділу?
Так, для кожного. Не важливо, здає підрозділ гроші в банк або в касу головного офісу. Приклади розрахунку такого ліміту і зразок наказу про його затвердження є в статті «Як встановити новий ліміт каси для відокремленого підрозділу».
Малому підприємству треба встановлювати ліміт для допофіса?
Ні не потрібно. Малі підприємства отримали право не встановлювати ліміт залишку готівки ні для себе, ні для своїх відокремлених підрозділів. Подробиці - див. Питання № 3.
Відокремлений підрозділ здає готівку в касу підприємства. Чи буде штраф за те, що підрозділ перевищила ліміт, якщо в цілому по компанії він дотримується?
Так, штраф не виключений. З нового касового порядку випливає, що компанія, у якої є підрозділи, які здають гроші в її касу, повинна встановлювати кілька лімітів. По-перше, для кожного підрозділу. По-друге, загальний ліміт для організації в цілому - з урахуванням максимальних залишків для підрозділів (абз. 5 п. 2 Вказівки № 3210-У). А значить, є ризик, що податківці залучать компанію до відповідальності за перевищення залишку в підрозділі, навіть якщо не буде перевищено загальний ліміт.
Чи може індивідуальний підприємець відмовитися від ведення касової книги?
Чи вправі підприємець відмовитися від оформлення пріходніков і витратних матеріалів?
Так, право. Вчинити так дозволяє абзац 2 пункту 4.1 Вказівки № 3210-У. У ньому сказано, що підприємці можуть не оформляти касові документи. Це як раз прибуткові та видаткові касові ордери (абз. 1 п. 4.1 Вказівок № 3210-У).
Але підприємцям краще не закидати оформлення пріходніков і витратних матеріалів. Адже на їх основі підприємці, у яких є наймані працівники, ведуть картки з ПДФО (п. 1 ст. 230 НК РФ). Оформляти первинку на зарплату треба і для того, щоб вести облік виплат, що обкладаються внесками. Підприємці, які сплачують податок з різниці між доходами і витратами (наприклад, на спрощеній системі), в книзі обліку відображають витрати по первинці. При відсутності касових ордерів витрати врахувати не вийде. Нарешті, по пріходнікам зручно вести облік виручки. Якщо їх скасувати, то знадобляться інші документи, які будуть підтверджувати отримані суми.
Раз касову книгу можна вести в одному екземплярі, значить, її більше не треба зшивати?
Чи треба завести окрему касову книгу відокремленому підрозділу, яке здає готівку в касу головного офісу?
Так треба. У Вказівці № 3210-У немає прямої норми про те, що відокремлені підрозділи повинні вести окрему касову книгу. Але в пункті 4.6 Вказівки № 3210-У сказано, що вони повинні передавати в головний офіс копію аркуша касової книги в порядку, встановленому компанією з урахуванням терміну складання бухгалтерської звітності.
Що вважати відокремленим підрозділом, сказано в абзаці 4 пункту 2 Вказівки № 3210-У. Це підрозділ організації, за місцезнаходженням якого обладнується відокремлений робоче місце (робочі місця). Таким чином, передавати в головний офіс копію аркуша касової книги потрібно будь-якому допофіса незалежно від того, здає він свою готівку на рахунок в банку або в касу підприємства. Відповідно, кожному додатковому офісу треба вести свою книгу.
Як заповнити прибутковий ордер, який касир формує по всіх бланків суворої звітності, виданими за день?
За новими правилами можна оформити один загальний прибутковий ордер на все бланки суворої звітності, які касир видав покупцям протягом дня (п. 5.2 Інструкції № 3210-У). Його оформляють як зазвичай. Єдина відмінність - в рядку «Додаток» треба перерахувати номери всіх бланків. Якщо їх багато, можна зробити запис виду «з ... по ...» (див. Фрагмент пріходніка нижче).
Зверніть увагу! Номери всіх виданих за день бланків треба перерахувати в рядку «Додаток» прибуткового ордера.
Нові правила дозволяють підприємцям відмовитися від оформлення журналу касира-операціоніста?
Як нумерувати пріходнікі і витратні матеріали в підрозділах і оформляти касову книгу, щоб не задваівалась виручка?
Компанія має право вирішити це питання сама з урахуванням особливостей своєї бухгалтерської програми. Нумерація пріходніков і витратних матеріалів головного офісу і підрозділи може бути будь-яка, яка вам більше підходить, - і наскрізна, і окрема по самій компанії і допофіса. Зразок наказу про ведення касової книги, в тому числі в підрозділі, є в статті «Три наказу, які тепер необхідні вам для роботи з касою».
Чи можна в обліковій політиці закріпити, що в компанії одна касова книга, і не заводити її для відокремленого підрозділу?
Така умова в обліковій політиці нічого не змінює, адже воно суперечить Вказівкою № 3210-У. а тому є недійсною. Відсутність у підрозділи своєї касової книги може обернутися для компанії штрафом в сумі до 50 000 руб. Скасувати його вийде швидше за все тільки в суді. Адже відповідальність передбачена за неоприбуткування готівкової виручки, а не за те, що компанія відображає її тільки в касовій книзі головного офісу (тобто з порушенням встановленого порядку). Докладні аргументи на цей випадок - в питанні № 16.
Чи буде штраф за відсутність касової книги в відокремленому підрозділі, а також за недоліки в пріходніках і матеріалах?
Ризик штрафу в 50 000 руб. досить високий. За порушення касової дисципліни податківці штрафують за статтею 15.1 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення. Вона містить закритий перелік порушень. Це розрахунки готівкою понад ліміт в 100 000 руб. неоприбуткування (неповне оприбуткування) готівки в касу, недотримання порядку зберігання вільних грошових коштів і перевищення ліміту залишку готівки.
Чи змінилися вимоги до оформлення заяви на видачу підзвітних?
За новими правилами директор повинен писати заяву про видачу грошей під звіт на себе?
У цій частині ніяких змін немає. Складати заяву повинні все подотчетнік, а значить, і керівник компанії (п. 6.3 Інструкції № 3210-У). Правда, формально штрафу за відсутність цього документа бути не повинно (див. Питання № 17). Та й директора зазвичай складно переконати, що він повинен писати заяву самому собі. Але повністю виключити штраф не можна. Тому, щоб знизити ризик спору з перевіряючими, безпечніше підготувати шаблон заяви для директора про видачу йому грошей під звіт. Або, як варіант, розробити наказ (див. Зразок нижче). А заповнені заяви або накази кожен раз прикладати до расходникам. Або нехай керівник передасть повноваження щодо підписання цього паперу комусь із працівників за дорученням.
Зверніть увагу! Для директора замість заяви про видачу підзвітних можна підготувати шаблон наказу.
Співробітник купив товари за свої гроші. Як оформити заяву про видачу підзвітних?
У такій ситуації оформляти заяву про видачу підзвітних не потрібно. Працівник вже купив ТМЦ для компанії за свої гроші, тому він не повинен просити про видачу авансу. Замість цього нехай напише заяву в довільній формі про компенсацію витрат, а до нього докладе підтверджуючі документи (касовий або товарний чек, накладну і т. П.). На підставі такої заяви компанія відшкодує працівникові його витрати. Щоб виключити зайві питання податківців на перевірку, в наказі директора або положенні про ведення касових операцій варто прописати порядок і терміни відшкодування співробітникам подібних витрат.
За наказом директора расходник з його підписом прирівнюється до заяви про видачу підзвітних. Чи можна видавати гроші під звіт без заяви?
Це ризиковано. Пункт 6.3 Вказівки № 3210-У вимагає від підзвітників оформлення заяви на видачу грошей. Застереження про те, що його замінює расходник з підписом директора, в новому касовому порядку немає. А значить, наказ керівника компанії про те, що расходник з його підписом прирівнюється до заяви, не виключає претензій податківців і штрафу за порушення касової дисципліни. Якщо його і вийде скасувати, то тільки в суді (аргументи на цей випадок см. В питанні № 22).
Ще чотири частих питання про документах по касі
Ні, не має права. Для малих підприємств в цій частині все як і раніше: треба вести касову книгу і оформляти пріходнікі і витратні матеріали. Відмовитися від цього можуть тільки підприємці (див. Питання № 8).
Касову книгу треба завести для кожного підрозділу?
Так, необхідно завести книгу кожним відокремленим підрозділом. Куди воно здає готівку - на рахунок компанії в банку, інкасаторам або в касу підприємства, - не має значення (докладніше - питання № 11).
Чи можна видати підзвітні співробітнику, який не відзвітувався за минулий аванс?
Ні, не можна. У цій частині змін немає. За новими правилами, як і за старими, видавати підзвітні співробітнику можна тільки за умови, що він розрахувався з компанією по раніше отриманого авансу (абз. 3 п. 6.3 Інструкції № 3210-У).
Чи вправі податківці оштрафувати компанію за те, що вона видає гроші під звіт по расходникам без заяви?
Ні, не має права. У статті 15.1 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення немає відповідальності за відсутність заяв про видачу підзвітних. Але великий ризик, що податківці вважатимуть витратні матеріали, до яких не додано заяви, недійсними. Видані за цими расходникам суми додадуть до залишку готівки на кінець дня. І якщо загальний підсумок перевищить ліміт, оштрафують компанію за понадлімітний залишок в касі.
Консультації по темі:
Перехід на онлайн каси і реєстрація ККТ
Застосування ККТ спрощенцем при виготовленні і доставки піци, суші, бізнес-ланчів
Чи потрібно підприємцю дотримуватися ліміт розрахунків готівкою
Обмін пошкоджених банкнот в банку
Як ІП витрачати гроші на особисті потреби