Лист-нагадування - діловий лист, що використовується при невиконанні організа-цією-партнером узятих на себе зобов'язань або прийнятих домовленостей, при нездійсненні дій, що випливають з її функціональних обов'язків.
Текст листи-нагадування, як правило, складається з двох частин: посилання на офіційний документ, в якому зафіксовані зобов'язання сторін або обставини, у зв'язку з якими організація зобов'язана зробити певні дії, і прохання виконати ті чи інші дії. Такі листи можуть містити тільки власне нагадування.
Ключовими фразами таких листів є:
«Вдруге нагадуємо Вам ...»;
«Нагадуємо Вам ...»;
«Звертаємо ...
Вашу увагу на те, що ... »;
«Ставимо Вас до відома, що ...»;
«Не дивлячись на неодноразові нагадування ...» та ін.
В окремих випадках лист-нагадування може містити третю частину: пред-попередження про можливість застосування певних санкцій при невиконанні ад-ресатом взятих на себе зобов'язань, наприклад:
«Впротівном випадку ми не несемо відповідальності за можливі наслідки»;
«В іншому випадку ми залишаємо за собою право ...»;
«У разі невиконання взятих на себе зобов'язань Вам будуть пред'явлені штрафні санкції ...» і т.п.
Приклад тексту листи-нагадування про необхідність виконан-ня договору на поставку з попередженням про санкції
Приклад листа-нагадування з однієї частини (власне нагадування):
Листи-вимоги складаються в ситуаціях, коли організація-партнер не виконує взяті на себе зобов'язання або покладені на неї функції. У порівнянні з ситуаціями, коли направляються листи-нагадування, тут невиконання зобов'язань носить систематичний характер або має місце ігнорування виставляються претензій. Найчастіше листа-вимогу передує лист-нагадування.
Ключовими фразами в листах-вимогах можуть бути:
«Терміново вимагаємо виконати (вислати, надати, перерахувати) ...»;
«Вимагаємо виконати взяті на себе зобов'язання ...»; '
«Вимагаємо негайно виконати ...» і т.п.
«В іншому випадку Вам будуть пред'явлені штрафні санкції ...»;
«В іншому випадку справа буде передано до Арбітражного суду»;
«В іншому випадку ми не несемо відповідальності за наслідки ...» і т.п.
Приклад тексту листа-вимоги про ви-полнении договору
Приклад тексту листа-вимоги про лик-відації недоробок:
При виконанні ремонтних робіт на ділянці теплотраси поблизу будинків Пі 13 по вул. Янтарна були перекопані під'їзні доріжки до міс-там розміщення сміттєвих баків. Після закінчення робіт під'їзні доріжки не були відновлені, що унеможливлює вивезення мусора.Несмотря на неодноразові усні та письмові звернення до на-чальник ремонтного управління, що знаходиться у Вашому веденні, з проханням відновити під'їзні доріжки, заходи до сих пір не пріняти.Так як невивезене сміття накопичується і починає гнити і створюється небезпечна санітарно-епідеміологічна обстановка, вимагаємо вжити термінових заходів по відновленню під'їзних доріжок. В іншому випадку ми знімаємо з себе відповідальність за можливі по-слідства.
- щодо якості товару, якщо воно не відповідає якості, визначеній контрактом, включаючи недотримання комплектності товару і асортименту;
- щодо кількості товару, якщо воно не відповідає заявленому в контракті або у товаросупровідних документах; щодо термінів поставки, якщо вони порушені (причому це може стосуватися як затримки терміну виконання, так і виконання достроково);
- щодо упаковки і маркування товару, якщо, наприклад, невідповідність упаковки або неправильне маркування привели до псування товару;
- щодо порушення терміну платежу і інших сторін взаєморозрахунків;
- предмет претензії (повинно бути вказано, яке зобов'язання порушено і в якій мірі);
- докази (посилання на документи, що підтверджують порушення договірних зобов'язань винною стороною);
- конкретні вимоги упорядника претензії (вимога заміни неякісного товару, вимога уцінки товару, допоставки потрібної кількості товару або повернення сплаченої суми за товар, якого не, вимога знижки з загальної вартості партії товару, вимога розірвання контракту або відшкодування збитків та ін.).
Претензія повинна складатися в коректній формі.
Наводячи докази обгрунтованості претензії, бажано послатися не тільки на конкретні зобов'язання договору, які були порушені, а й дати посилання на норми законодавства, які можуть бути підставою для пред'явлення певних вимог.
Претензія повинна складатися в коректній формі, вона може бути жорсткою, але не повинна бути грубою. Залежно від ситуації і намірів покупця претензія може містити попередження про подальше звернення до арбітражного суду за захистом своїх прав, якщо продавець не задовольнить претензію.
Якщо укладач претензії вимагає від винної сторони відшкодування збитків або повернення певної суми, претензія повинна також містити розрахунок претензійних вимог (якщо розрахунок досить складний, він може бути винесений в додаток до претензії). З тексту претензії повинно бути чітко зрозуміло, хто, чому і чого хоче.
Якщо претензія пред'являється щодо кількості товару, продавець може зажадати допоставки відсутнього товару або повернення вартості, сплаченої за недопоставлений товар. Якщо претензія стосується якості товару, покупець може вимагати усунення дефектів товару або знижки з ціни товару. Покупець може запропонувати продавцю самому усунути дефекти товару, але в цьому випадку продавець повинен буде сплатити покупцеві вартість ремонту. Як правило, невеликі дефекти усуваються покупцем самостійно, але за рахунок продавця, який відшкодовує вартість ремонту. Всі витрати, пов'язані з поверненням дефектного товару, заміною його іншим, відшкодовуються за рахунок продавця.
Якщо скарга є обґрунтованою, продавець буде змушений:
- замінити дефектний товар новим;
- поставити товар, якого не;
- робити процентну знижку з вартості товару; сплатити грошовий штраф.
Організація, яка спрямовує претензію, повинна зберігати квитанцію поштового відділення, що підтверджує відправлення листа.
Організація, яка отримала претензію, повинна дати на неї відповідь також в письмовій формі, рекомендованим листом або телеграмою (телексом). В даний час встановлено термін на розгляд претензії - один місяць. Протягом цього часу потрібно повідомити контрагенту про відхилення претензії або про прийняття її до розгляду. Якщо претензія приймається до розгляду, необхідно повідомити термін прийняття рішення по претензії.
У разі якщо претензія відхиляється повністю або частково, викладаються мотиви відмови з посиланням на нормативні чи інші документи, які можуть його обгрунтувати. В цьому випадку до відповіді на претензію додаються копії документів, що обгрунтовують повна або часткова відмова.
Якщо претензія задовольняється, покупцеві направляють відповідь, в якому повідомляють про визнання претензії і способі її задоволення. Якщо задоволення претензії пов'язано з грошовою виплатою, повідомляють розмір виплаченої суми, дату і номер платіжного доручення.
Повідомлення інформаційного характеру, пов'язані з розглядом претензій, часто направляються по факсу.
При складанні тексту претензії використовуються наступні фрази:
- на початку тексту:
«У партії товару, відвантаженої ... виявлена недостача ...»;
«Надсилаємо Вам акт експертизи від _______ № ________. з якого випливає, що ... »;
«Заявляємо Вам претензію щодо ...»;
«Направляємо Вам претензію на ...»;
«При прийманні товару, що надійшов (дата) за накладною № ..., була встановлена недостача ...» і т.п .;
- в заключній частині тексту:
«Відповідно до викладеного просимо Вас замінити дефектний товар новим (відпр вити нам нову партію товару; допоставить товар, якого не; відшкодувати вар-тість пошкодженого товару; відшкодувати збитки; надати знижку з ціни в _____%; перерахувати на наш розрахунковий рахунок суму в ________ ; компенсувати витрати в сумі _________ і т.п.) ».
Приклад тексту листа-претензії в від-носінні якості по-ставленного товару:
Приклад тексту листа-вимоги про відшкодування збитків:
Приклад тексту листа-претензії в від-носінні асортименту товару
Після огляду першої поставленої Вами партії товару ми вияв-жили, що вона не відповідає тому асортименту, який ми замовляючи-ли. На жаль, Вами допущена помилка. Ми хотіли б найближчим часом отримати Ваші роз'яснення з цього поводу.До отримання відповіді від Вас товар знаходиться у Вашому розпорядженні на нашому складі.
Приклад тексту листа-вимоги про відшкодування збитків
На рис.11 наведено приклад оформлення претензійного листа:
ВАТ "ПОЛІМЕР" Юридичний відділ
Просимо Вас відшкодувати понесені нами збитки в размере15 тис. 240 руб. Суму слід перерахувати на наш розрахунковий рахунок.
Додаток: на 2 л. в 1 прим.
Комерційний директор Підпис М.С.Самсонов