Мета створення бази даних
Всі наші дії, а часом і бездіяльність, переслідують певну мету. Не є винятком з цього правила процес створення бази даних. Природно, що починати його потрібно "на папері".
Сформулюйте і опишіть зрозумілою мовою мета створення бази даних.
Якщо ви створюєте базу даних невеликого розміру, то і визначення мети її створення буде простим і компактним. Так, наприклад, воно може звучати так: "База даних співробітників включає відомості про співробітників нашої фірми, а її призначення -одержання оперативної довідки для зв'язку з конкретним співробітником".
Якщо ж створюється корпоративна база даних, орієнтована на величезну кількість користувачів, опис мети створення бази даних буде більш складним. Зокрема, воно може включати час і способи використання бази даних різними користувачами.
Незалежно від типу створюваної бази даних прагнете до того, щоб опис мети створення було докладним і зрозумілим, допомагало в процесі проектування. Якщо ви цього досягнете, зможете виконати поставлені цілі і "не загубитися в тумані".
Пошук і структуризація даних
Дії з пошуку необхідних даних і їх структуризації рекомендується починати з фіксації наявних у вас відомостей. Наприклад, ви можете виписати замовлення з журналу диспетчера або відомості з рахунків - фактур за останній місяць. Зберіть всі необхідні документи, після чого складіть перелік використовуваних типів даних.
Відповідно до способу визначення ключі діляться на логічні і сурогатні. Останні визначаються програмістом.
Для визначення логічного первинного ключа слід вибрати поле, яке природним чином визначає запис в базі даних. Якщо це в силу якихось причин неможливо, визначають сурогатний ключ,
представляє собою додаткове поле бази даних, "призначений" на роль ключа.
Діалогове вікно Параметри Access
У попередньому розділі доступ до діалогового вікна Параметри Access здійснювався з панелі швидкого доступу. Природно, що цей спосіб далеко не єдиний, а в більшості випадків далеко не самий короткий. Найбільш природним є клацання лівою кнопкою миші на великій круглій кнопці Office, яка знаходиться в лівому нижньому кутку робочого екрану, з подальшим клацанням на кнопці Параметри Access, яка знаходиться в нижній правій частині відобразився меню. Після цього відобразиться діалогове вікно Параметри Access, що складається з 10 розділів. Один з розділів ми вже розглянули, тепер розглянемо ще декілька розділів, що містять найбільш значущі параметри.
Створення порожньої форми
Досить часто буває так, що вам потрібно форма, яку можна створити за допомогою майстра або розглянутих нами інструментів по створенню форм. В цьому випадку рекомендується скористатися командою Порожня форма для створення "болванки" форми, яку в подальшому ви зможете "наповнити" своїм вмістом. Цей метод особливо ефективний в тому випадку, коли потрібно створити порівняно невелику форму, яка містить усього лише кілька полів.
Для створення порожньої форми виконайте наступні дії.
1. Перейдіть в область переходів, потім клацніть на таблиці або запиті з даними, на основі яких буде створена форма.
2. Перейдіть на вкладку Створення, виберіть групу Форми, потім клацніть на піктограмі Порожня форма.
3. Тепер ви можете "почати з нуля", наповнюючи щойно створену форму своїм вмістом.
4. Зверніть увагу на область Список полів, що відображається в правій частині робочого екрану. Перейдіть в цю область, клацніть на знаку "плюс" поруч із таблицею або таблицями, що містять поля, які ви маєте намір включити в форму.
5. Щоб додати поле до форми, двічі клацніть на ньому або перетягніть його на форму. Щоб додати відразу кілька полів, клацніть на них послідовно, утримуючи клавішу
7. На 6.59 ви можете бачити те, у що перетворюється ваша "болванка" протягом декількох хвилин.
елементи управління
Елементи управління -це об'єкти, що застосовуються для додання додаткових зручностей інтерфейсу користувача. Вони, як правило, використовуються для відображення даних або виконання інших дій і дозволяють переглядати відповідні відомості і працювати з ними, наприклад написи і малюнки. Найчастіше застосовується такий елемент управління, як поле -саме з ним ви неодноразово мали справу. Також широко застосовуються інші елементи управління, такі як написи, прапорці та елементи управління підлеглих форм і звітів.
Елементи управління діляться на приєднані, вільні і обчислювані.
Відмінною особливістю приєднаного елемента управління є те, що в якості джерела даних для нього використовується поле таблиці або запиту. Як правило, подібні елементи управління застосовуються для відображення значень полів бази даних, які можуть бути наступного типу: текстове, числове, логічне, дата, малюнок або діаграма.
Відмітна риса вільного елементу управління -відсутність джерела даних.