Мінфін пом'якшує вимоги до дорожніми листами. ПОРЯДОК оформлення дорожніх листів. Е. Капковим
Бухгалтерський облік та аудит
Первинні документи
Мінфін пом'якшує вимоги до дорожніми листами
Е. Капковим, АКДИ "Економіка і життя"
У цій статті ми розповімо про форми подорожніх листів, які слід застосовувати різним організаціям, і наведемо приблизну форму подорожнього листа для організації, що не спеціалізується на наданні автотранспортних послуг.
Важливість подорожнього листа полягає в тому, що він є первинним документом, що підтверджує витрати по експлуатації автомобілів. Подорожній лист автомобіля, так само як і товарно-транспортна накладна (ТТН), містить дані для здійснення розрахунків за перевезення вантажів, списання ПММ на собівартість і нарахування заробітної плати водієві.
Якщо водій перевозить великогабаритний і дуже важкий вантаж, то у нього повинні бути також спеціальний дозвіл і пропуск, а на дорожньому листі повинна стояти відмітка "Небезпечний вантаж".
ПОРЯДОК оформлення дорожніх листів
- особисті підписи зазначених осіб.
Розроблену організацією форму подорожнього листа слід затвердити наказом про облікову політику організації і привести в додатку до цього наказу.
На багатьох підприємствах використовуються легкові службові автомобілі, які обслуговують працівників адміністративно-управлінського апарату (директора, заступників і т.д.). Для обліку роботи цих автомобілів також можна розробити свою форму подорожнього листа.
При розробці такої форми організація може взяти за основу форми, затверджені Держкомстатом. Можна також керуватися загальним порядком заповнення подорожніх листів вантажного автотранспорту, викладеним в Додатку N 7 до Інструкції Мінфіну СРСР, Держбанку СРСР, ЦСУ СРСР і Мінтрансу РРФСР від 30.11.1983 N 156/354/7 "Інструкція про порядок розрахунків за перевезення вантажів автомобільним транспортом" . Але організація може прийняти і зовсім відмінну від держкомстатівською власну форму.
Згідно з Постановою Держкомстату N 78 (обов'язкового тільки для автотранспортних підприємств) шляховий лист видається водію під розписку тільки на один робочий день (зміну) за умови, якщо шляховий лист за попередній день роботи вже зданий. Водій не повинен брати участь у заповненні подорожнього листа, за винятком рядків про прийом і здачу автомобіля механіку. На більш тривалий термін при міжміських перевезеннях вантажів шляховий лист видається тільки в разі, коли водій виконує перевезення протягом більше доби.
Форми подорожніх листів, затверджені Держкомстатом, обов'язкові тільки для автотранспортних організацій. Всі інші організації можуть розробити їх форми самостійно.
Питання про прийняття до обліку витрат, пов'язаних з експлуатацією автомобілів (при розрахунку податку на прибуток), часто турбує бухгалтерів і буває предметом суперечок з ИФНС.
На нашу думку, якщо дорожні листи виписуються не кожен день, то організація могла б убезпечити свою позицію перед податковими органами, відбивши цей факт в обліковій політиці. При цьому доцільно вказати, з якою максимальною періодичністю (наприклад, не рідше одного разу в тиждень або місяць) будуть виписуватися шляхові листи конкретним співробітникам, а також привести причини прийняття організацією такого рішення.
При цьому слід виходити з такого: щоб витрати були обгрунтовані, з подорожнього листа повинна бути видна мета поїздок. Якщо завдання водієві дається на тиждень (місяць), то і шляховий лист можна складати раз в тиждень (місяць). Якщо ж завдання дається кожен день, то й шляховий лист необхідно оформляти кожен день.
Оформлення подорожнього листа до видачі його водієві зазвичай здійснюється диспетчером або іншим спеціально призначеним співробітником організації. При заповненні подорожнього листа диспетчер присвоює йому номер і записує дату його видачі, яка повинна відповідати даті його реєстрації в журналі обліку подорожніх листів. Цей журнал обліку можна вести в довільній формі або використовувати форму N 8 "Журнал обліку руху подорожніх листів", затверджену Постановою Держкомстату N 78. У кожному рядку журналу зазвичай послідовно записують номер подорожнього листа, дату його видачі, ПІБ водія, а також ставлять свої підписи водій і диспетчер із зазначенням дати прийому диспетчером подорожнього листа від водія.
Торговельні організації, що мають на балансі транспортні засоби для доставки товарів від постачальника (або покупцеві), також можуть розробити свою форму подорожнього листа. На таких комерційних підприємствах часто використовується погодинна оплата праці водіїв (основна заробітна плата - місячний оклад). У цьому випадку зарплата водія не залежить від пробігу автомобіля або ваги перевезеного вантажу. Водій повинен лише виконувати денний завдання. Але для розрахунку витрат на ПММ абсолютно необхідно, щоб в дорожньому листі було визначено пробіг автомобіля і витрата палива.
Приклад оформлення подорожнього листа, виписаного на один день водієві Титову А.В. в організації торгівлі ТОВ "Лис", показаний на с. 19.
У розділі II "Робота водія та автомобіля" диспетчер (механік або інше призначена особа) фіксує показання спідометра. Після закінчення терміну, на який видано шляховий лист, водій здає його диспетчеру. Диспетчер засвідчує правильність знятих показань приладів своїм підписом на дорожньому листі. Потім від диспетчера шляховий лист приймає бухгалтер.
За свідченнями спідометра бухгалтер визначає пробіг автомобіля. За затвердженим нормам витрати палива і пробігу автомобіля визначається витрата палива.
Бухгалтер Сидорова Сидорова В.С.
--------- ----------- ---------------------
(Посада) (підпис) (ініціали та прізвище)