Працівник придбав матеріальні цінності в інтересах організації, представив чек. Він просить відшкодувати ці витрати.
На підставі якого документа необхідно відшкодувати витрати працівника (заява, авансовий звіт. Наказ)?
Розглянувши питання, ми прийшли до наступного висновку:
Відшкодування витрат працівника на придбання матеріальних цінностей в інтересах організації може бути здійснено на підставі заяви працівника та його звіту (за формою, розробленою організацією), затвердженого керівником організації.
В даний час нормативними документами, що регламентують правила здійснення операцій з готівковими коштами, є:
Порядок оформлення документів в разі видачі готівки працівнику під звіт на витрати, пов'язані із здійсненням діяльності юридичної особи, встановлений в п. 6.3 Вказівки N 3210-У. У цьому випадку оформляється видатковий касовий ордер 0310002 згідно з письмовою заявою підзвітної особи, складеною в довільній формі і містить запис про суму готівки та про термін, на який видається готівка гроші, підпис керівника і дату. Підзвітна особа зобов'язана в термін, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення терміну, на який видано готівку під звіт, або з дня виходу на роботу, пред'явити головному бухгалтеру або бухгалтеру (при їх відсутності - керівнику) авансовий звіт з доданими підтверджуючими документами.
Тобто діючий в даний час порядок передбачає облік розрахунків з підзвітними особами тільки за сумами фактично виданих їм коштів на витрати, пов'язані із здійсненням діяльності юридичної особи, індивідуального підприємця. Правомірність дій співробітника від імені організації при здійсненні ним покупок для потреб організації повинна бути підтверджена довіреністю (ст. 185 ЦК України), а відповідні документи оформлені на ім'я організації.
Відповідно, і в даній ситуації витрати, що здійснюються працівником і пов'язані з здійсненням діяльності юридичної особи, компенсуються організацією після придбання товарів без видачі готівки під звіт авансом. Вважаємо, що в даному випадку працівник не може бути визнаний підзвітною особою, оскільки грошові кошти для потреб організації йому не видаються, а відбувається лише відшкодування вже понесених ним витрат. Тобто звіт співробітника в такій ситуації не може бути визнаний авансовим.
У той же час російське законодавство не містить заборони відшкодовувати витрати працівника на придбання матеріальних цінностей в інтересах організації в разі дотримання норм, встановлених законодавством РФ, і належного документального оформлення операцій.
Первинний обліковий документ повинен бути складений при здійсненні факту господарського життя, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після його закінчення. Особа, відповідальна за оформлення факту господарського життя, забезпечує своєчасну передачу первинних облікових документів для реєстрації містяться в них даних в регістрах бухгалтерського обліку, а також достовірність цих даних (ч. 3 ст. 9 Закону N 402-ФЗ).
Таким чином, організація має право самостійно визначити порядок документообігу для даної ситуації.
Необхідно відзначити, що п. 1 ст. 183 ГК РФ передбачає, що при відсутності повноважень діяти від імені іншої особи або при перевищенні таких повноважень угода вважається укладеною від імені і в інтересах вчинила її обличчя, якщо тільки інша особа (представлений) згодом не схвалить цю угоду. Наступне схвалення угоди акредитуючою створює, змінює і припиняє для нього цивільні права і обов'язки по даній угоді з моменту її вчинення (п. 2 ст. 183 ЦК України).
На нашу думку, факт складання в ситуації, що розглядається заяви працівника з проханням відшкодувати витрати, оплачені з власних коштів, звіту про витрачання коштів і подальше затвердження звіту керівником, а також видання керівником наказу будуть свідчити про схвалення угоди акредитуючою.
З огляду на викладене, вважаємо, що з метою більш повного документального оформлення господарських операцій з придбання матеріалів розглядаються способом, крім документів, зазначених у тексті питання, організації доцільно розташовувати наступними документами:
- загальним по організації наказом директора про відшкодування працівникам вироблених в інтересах організації витрат;
- наказом про затвердження переліку співробітників, які здійснюють придбання матеріалів в інтересах організації;
- звітами співробітників про витрачені суми і цілі такого витрачання з додатком документів, що підтверджують придбання та оплату матеріалів.
Форми зазначених документів організації розробляють самостійно (ч. 4 ст. 9 Закону N 402-ФЗ).
Слід мати на увазі, що неоднозначним є правомірність відшкодування працівникові здійснених ним витрат на придбання матеріалів безпосередньо з каси організації (минаючи здачу виручки на розрахунковий рахунок), так як перелік цілей, на які організації мають право витрачати готівку грошові кошти, отримані в касу у вигляді виручки , законодавчо обмежений.
Так, згідно з п. 2 Вказівки N 3073-У учасники готівкових розрахунків (індивідуальні підприємці і юридичні особи) не має права витрачати надійшли в їх каси готівку у валюті РФ за продані ними товари, виконані ними роботи та (або) надані ними послуги, а також отримані в якості страхових премій, за винятком таких цілей:
- виплати страхових відшкодувань (страхових сум) за договорами страхування фізичним особам, які сплатили раніше страхові премії готівкою;
- видачі готівки на особисті (споживчі) потреби індивідуального підприємця, не пов'язані із здійсненням нею підприємницької діяльності;
- оплати товарів (крім цінних паперів), робіт, послуг;
- видачі готівки працівникам під звіт;
- повернення за сплачені раніше готівкою і повернені товари, невиконані роботи, ненадані послуги;
Інших норм, що містять будь-які заборони для учасників готівкових розрахунків на витрачання безпосередньо з каси (без зарахування на розрахунковий рахунок) готівкових коштів, не міститься ні в Вказівці N 3073-У, ні в Вказівці N 3210-У.
З прочитання норми п. 2 Вказівки N 3073-У слід, що:
1. Обмеження щодо витрачання з каси грошових коштів поширюються тільки на виручку за продані товари, виконані роботи, надані ними послуги, а також на отримані страхові премії. Інші грошові кошти, що надійшли в касу, можуть витрачатися організацією без цільових обмежень.
2. Перелік цілей, на які можуть бути витрачені виручка організації та отримані страхові премії, що знаходяться в касі, є закритим.
4. Що стосується мети "оплата товарів (крім цінних паперів), робіт, послуг", то до розглянутого випадку, на наш погляд, вона не може бути застосована. Ми вважаємо, що така мета витрачання виручки відповідає ситуації, коли розрахунки готівковими коштами за придбані товари (виконані роботи, надані послуги) здійснюються через представника організації постачальника (виконавця), що діє на підставі довіреності на отримання грошових коштів, оформленої відповідно до ст. 185 ГК РФ (п. 1 ст. 182 ЦК України).
З огляду на викладене, вважаємо, що відшкодування витрат працівника з виручки буде правомірним у разі, якщо на момент такого відшкодування в касі організації в достатній кількості будуть знаходитися кошти, які не є її виручкою і отриманими нею страховими преміями.
В іншому ж випадку відшкодування витрат працівника з каси може здійснюватися з коштів, попередньо знятих з розрахункового рахунку організації і внесених в її касу. Вважаємо, що недотримання такого порядку може призвести до порушення положень п. 2 Вказівки N 3073-У і може викликати суперечки з податковими органами. Нагадаємо, що Вказівкою N 3210-У передбачена здача уповноваженим представником юридичної особи готівки в банк або в організацію, що входить в систему Банку Росії, що здійснює перевезення готівки, інкасацію готівки, операції з приймання, перерахунку, сортуванні, формуванню і упаковці готівки клієнтів банку, для зарахування їх сум на банківський рахунок юридичної особи (п. 3 Вказівки 3210-У).
Витрачання на зазначені цілі іншої готівки, отриманої не в якості виручки за продані товари, виконані роботи, надані послуги, законодавством не забороняється. Грошові кошти можуть бути отримані, наприклад, в якості позики від фізичної особи.
Відповідальність за порушення порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій встановлено ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, яка передбачає відповідальність тільки за порушення, що виразилися:
- в здійсненні розрахунків готівкою з іншими організаціями понад установлені розміри;
- в неоприбуткування (неповне оприбуткування) в касу готівки;
- в недотриманні порядку зберігання вільних грошових коштів, а також у накопиченні в касі готівки понад встановлених лімітів.
Як випливає з наведеної норми, законодавством РФ прямо не передбачено відповідальності за порушення порядку витрачання грошових коштів з каси.
Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
професійний бухгалтер Молчанов Валерій
Відповідь пройшов контроль якості
Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги Правовий консалтинг.