Найефективніші переговори проходять в неформальній обстановці
«СД»: Яку роль грали в діяльності Вашої компанії ділові зустрічі і переговори?
Дмитро Болкунец: Ділові зустрічі і переговори грали роль, але не дуже велику, клієнти знаходилися на сайті держзакупівель. А взагалі, стандартні, описані в книгах процедури переговорів, - чистої води формалізм, і, як правило, він дотримується тільки на високих прийомах. У нас був один такий контракт, пов'язаний з організацією міжурядової комісії. Там проходили переговори між чиновниками різних країн і використовувався «книжковий формат» переговорів. А так, в реальному малому бізнесі працюють особисті симпатії і інші походи. Часто доводиться підлаштовуватися під контрактних клієнтів, більш того, в РФ є свої регіональні особливості, переговори в Москві також мають свої особливості.
Дмитро Болкунец: По-перше, в Москві велика конкуренція, час коштує дорого, потрібно намагатися встигнути за день багато зробити, тому необхідно прагнути до того, щоб не затягувати переговори. Ефективно проводити неформальні зустрічі. У регіонах же о 6 годині вечора всі йдуть спати. Дуже повільно приймаються рішення. В деякі регіони (Кавказ) заходити взагалі небезпечно, інакше можна залишитися без грошей. Є регіони, в які московським фірмам краще ніс не пхати - ніхто не прийме. Як правило, це національні республіки. Плюс в регіонах слабо розвинені засоби комунікації і часто навіть немає Інтернету для комунікації.
«СД»: Чи можете на конкретних прикладах розповісти, як проходять переговори в Москві і регіонах?
Якщо говорити про форму одягу для переговорів, то це може бути як діловий вигляд, так і звичайний. Найефективніші переговори проходять в неформальній обстановці.
Одна моя знайома розповідала, як її відправили в Сочі на один з великих форумів і дали завдання обмінятися візитками з учасниками. Вона була звичайним менеджером, а учасниками конференції - великі керівники банків і компаній. Дівчина нікого не застала в конференц-залі - все були на пляжі. Обмінятися візитками в такій ситуації у неї не вийшло. На пляжі бізнес-керівники були не в формі і без візиток.
Ще один випадок, коли одна фірма, для того щоб роздобути клієнтів, заманила керівників фірм і осіб, що приймають рішення, на курорт - три дня поїла, катала на яхтах і в результаті отримала хороші контракти. Але в будь-якому вигляді це все індивідуально. Кращий спосіб провести успішні переговори - догодити співрозмовнику, здивувати його і намагатися робити це без формалізму. Чиніть не так, як описано в книгах, а винаходьте свій варіант, і тоді успіх забезпечений.
«СД»: Цікаво, а чим закінчилася «походеньки до молодиці на пляжі»?
Дмитро Болкунец: Вона підійшла з цими візитками до дядькам, які були в трусах на пляжі, і попросила обмінятися візитками. Бізнесмени на неї подивилися як на божевільну і запитали, куди вони засунуть візитки. А дівчину змусила це зробити зла начальниця, яка спостерігала за тим, що відбувається з боку ...
«СД»: «Хороша» історія ... А можна тепер приклад більш формальної обстановки? Як готуються до таких переговорів? Коли точно знають, що все буде на «вищому рівні». Які готують документи? Як вибирають місце для зустрічі?
Дмитро Болкунец: Якщо на вищому рівні, то потрібно заздалегідь узгодити місця зустрічі. Як правило, або в офісі, або в ресторані. Приміщення повинно бути комфортне і не гучне. Обов'язкова відправка офіційного листа всім учасникам зустрічі і їх дзвінки. Узгодження часу зустрічі бажано за місяць до її початку. Якщо це діловий обід, то потрібно дізнатися, хто що вважає за краще (буває, трапляються вегетаріанці або мусульмани, і можна пригадати з меню в ресторані). Мінімум 2-3 рази до зустрічі слід регулярно обдзвонювати учасників зустрічі і просити підтвердження, а якщо люди статусні - то через секретарів. Під час зустрічі хтось із відповідальних співробітників повинен вести протокол заходи. Якщо потрібно, то запрошуються і перекладачі.
Важливо, щоб все було заздалегідь підготовлено, навіть іноді буває важливо все записати по пунктах і мати графік по часу виступів. Також можна звернутися до книг, в яких описані стандартні функції проведення статусних заходів. Якщо міждержавні переговори - потрібні і прапорці, та інша подібна атрибутика, можна подарувати гостям невеликі подарунки.
Дуже важливо після будь-яких значущих зустрічей не залишати де попало матеріали і документи. Якщо вони не потрібні, то краще їх самим знищити і викинути в іншому місці. Якось спостерігав випадок, як конкуренти однієї фірми після закритої конференції рилися в сміттєвому кошику і шукали презентації. Тому потрібно намагатися захищати себе від крадіжки інсайдерської інформації.
«СД»: А що стосується ділових паперів? Чи є який-небудь необхідний мінімум?
«СД»: Чи є у досвідчених переговірників якісь свої «трюки», скажімо, виверти, щоб все вийшло так, як запланували?
Опозиція була дуже активною, на відміну від комуністів, і просікли цю «фішку» - таким чином провела кілька важливих голосувань в свою користь. Депутати голосно кричали один одному, як будуть голосувати, вводячи комуністів в оману, а ті голосували за принципом «голосуй навпаки». Потім виявлялося, що їх красиво «розводили».
Ну а якщо повернутися до нашої теми - на переговорах неприпустимо напиватися, інакше провалити можна все. Не можна в застудженому стані і при поганому самопочутті приходити на зустріч. Краще перенести її. Можна збивати співрозмовника з пантелику, але краще не брехати і все робити по-чесному. Брехня рано чи пізно вийде назовні. Можна заздалегідь домовитися, хто і як буде виступати на зустрічі, і якісь важливі аргументи видавати по наростаючій. Важливо пам'ятати, що репутація коштує дорожче, ніж обман.
«СД»: А чи можна з поведінки співрозмовника зрозуміти, схиляється він чи ні на твою сторону? Чи є якийсь мову жестів?
Дмитро Болкунец: Ну зрозуміло, існує невербальне спілкування, ці жести відмінно описані в книгах. Вдаватися до них чи ні - вирішувати самим учасникам, хоча якщо про таких жестах знають всі, хто читав книгу, то навіщо це робити?
А так, іноді видно, коли людина хвилюється - потирає ніс, кашляє або ще щось робить. Або просто довго говорить щось незрозуміле. Це повинно насторожувати. Можна в таких випадках робити паузи, щоб якось все заспокоїлося.
«СД»: Поки Вас слухав, зловив себе на думці, що ж у Ваших відповідях, на жаль, дійсно мало гумору. Спасибі за такий точний опис нашого «бізнес-соціуму».
* Дмитро Болкунец, працював виконавчим директором в Інституті регіональної інформації.
Ігор Карапетян, [email protected]