II. Основні правила ведення кількісно - якісного обліку зерна і продуктів його переробки
6. Всі господарські операції з зерном і продуктами його переробки оформляються документами, які повинні бути складені в момент здійснення господарської операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її закінчення. Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться кількісно - якісний облік.
Звіт про рух хлібопродуктів (галузева форма № ЗПП-37) представляється матеріально відповідальною особою в бухгалтерію щодня.
Записи в журналах кількісно - якісного обліку хлібопродуктів (галузеві форми № ЗПП-36 і № ЗПП-36а) здійснюються щодня.
У тексті та цифрових даних облікових документів не допускаються підчищення і необумовлені виправлення.
Помилки в облікових документах, створених вручну, виправляються наступним чином: закреслюється неправильний текст і надписується над закресленим виправлений текст. Закреслення проводиться однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлене.
Виправлення помилки в первинному документі має бути обумовлено написом "виправлено", підтверджено підписом осіб, які підписали документ, а також проставлена дата виправлення.
Залежно від характеру господарської операції, вимог нормативних документів, методичних вказівок по веденню та організації обліку в первинні облікові документи можуть бути включені додаткові реквізити. При цьому всі реквізити затверджених Росгосхлебінспекціі галузевих форм облікових документів залишаються без зміни. Видалення окремих реквізитів з галузевих форм облікових документів не допускається.
Внесені зміни повинні бути оформлені відповідним організаційно - розпорядчим документом юридичної особи або індивідуального підприємця.
8. Для контролю та впорядкування оброблення даних про господарські операції із зерном та продуктами його переробки на основі первинних облікових документів складаються зведені облікові документи (реєстри, журнали кількісно - якісного обліку та інші).
9. Первинні та зведені облікові документи можуть складатися на паперових і машинних носіях інформації.
III. Зачистка партій зерна і продуктів його переробки
10. При повному витрачення партій зерна і продуктів його переробки проводиться зачистка зерносховищ з метою встановлення правильності витрачання, а також встановлення нестач або надлишків маси партій зерна і продуктів його переробки і причин їх утворення.
11. Зачистка проводить комісія, склад якої і порядок проведення зачистки затверджується наказом чи розпорядженням керівника юридичної особи або індивідуального підприємця.
12. Комісія в п'ятиденний термін після повного витрачання партій зерна і продуктів його переробки становить акт зачистки за встановленою формою (галузева форма № ЗПП-30 або № ЗПП-30а).
13. Керівник юридичної особи або індивідуальний підприємець протягом 20 днів сповіщають територіального підрозділу Росгосхлебінспекціі про повне витрачення партій зерна і продуктів його переробки і складанні акта зачищення.
14. Начальник територіального підрозділу Росгосхлебінспекціі протягом 5 днів після отримання повідомлення направляє госхлебінспектора для розгляду акту зачистки.
Госхлебінспектор протягом 10 днів зобов'язаний здійснити перевірку, дати письмовий висновок в акті зачистки і направити його начальнику територіального підрозділу Росгосхлебінспекціі.
15. Начальник територіального підрозділу Росгосхлебінспекціі зобов'язаний в десятиденний термін затвердити акт зачистки або повідомити мотивовану відмову.
16. При повному витрачення партії зерна і продуктів його переробки без зміни маси і якості акт зачистки не складається.
17. Для встановлення обґрунтованості зміни маси зерна і продуктів його переробки, в залежності від зміни їх якості, комісія із зачищення керується наступним:
а) розмір убутку в масі зерна і продуктів його переробки від зниження вологості не повинен перевищувати різниці, що виходить при зіставленні показників вологості по приходу і витраті з перерахунком за формулою: