Відрядження співробітника в службову поїздку супроводжується оформленням відповідної документації. Запропонований нею порядок дій і тимчасові рамки повинні дотримуватися. Однак нерідко виникають ситуації, коли з певних обставин необхідно перенести поїздку або скасувати її зовсім. Виникає актуальне питання, як це робиться правильно і які зразки документації оформляються в даному випадку.
Приклади наказів про скасування службового відрядження і їх складання
Якщо було видано наказ про направлення у службове поїздку. то вона повинна відбутися відповідно до його розпорядження. Для скасування відрядження необхідно видати окремий зразок, який буде вказувати на відповідну причину:
- відрядження працівника перестає бути затребуваним;
- наявність особистих обставин, через які працівник не може виконати доручення;
- неможливість відбути в установлений строк через хворобу;
- є надзвичайні обставини - стихійні лиха, аварії або інші обставини, що перешкоджають виконанню обов'язків.
Текст наказу про скасування відрядження повинен включати в себе підставу - документ, за яким скасовується призначення. Зазвичай їм є службова записка, яка і вказує на причину. Відповідно вона ж додається до основного акту.
Також при складанні необхідно вказати, який документ скасовується поточним наказом. Якщо процедура видачі відрядних вже була здійснена, то слід також обумовити і повернення грошей, а також відшкодування збитків, пов'язаних з поверненням квитків і інших попередніх витрат.
Для кращого розуміння даних моментів, можна розглянути приклади скасування відряджень на окремих зразках.
Наказ про скасування відрядження в зв'язку з хворобою
Питання про скасування відрядження на випадок хвороби може мати різні рішення. Можна виділити наступні варіанти:
- хвороба відрядженого працівника до відправлення;
- захворювання в ході самої поїздки;
- хвороба одного з відряджаються, внаслідок якої скасувати призначення доводиться всім.
Якщо працівник захворів вже після відправки, то його необхідно відкликати з призначення. Однак при його згоді і незначності захворювання можна видати наказ про продовження відрядження на той період, який необхідний співробітнику. У цьому випадку після прибуття він повинен буде представити лікарняний лист.
Скасування відрядження за сімейними обставинами
Скасувати відрядження з особистих або сімейних обставин досить непросто. Справа в тому, що законодавством не регламентуються причини, які в даній ситуації можуть вважатися обгрунтованими. Тобто, рішення про те, скасовувати поїздку в зв'язку з зазначеними причинами чи ні, залишається за роботодавцем.
- вагітні жінки;
- співробітники, під опікою яких знаходяться недієздатні родичі.
Якщо наприклад відряджаються співробітниця дізналася про свою вагітність, то вона подає службову записку. У цій ситуації роботодавець не має права направляти її за службовим завданням. В інших випадках рішення залишається за керівником.
Наказ про скасування відрядження генерального директора
Оформлення документації при відрядженні директора нічим не відрізняється від відповідного зразка для рядового співробітника. Є тільки два питання, які в даній ситуації варто розглянути:
- ким підписується наказ про скасування відрядження генерального директора;
- як передаються повноваження на час відсутності.
Відрядні документи можуть оформлятися директором на власне ім'я. Законодавством це не забороняється. На час передачі обов'язків зразок може оформлятися і уповноваженою особою. Тому щоб уникнути питань, якщо обов'язки вже були передані, то скасувати відрядження краще заступнику.
Скасування відрядження і відшкодування вартості квитків
Щоб правильно скасувати відрядження, необхідно враховувати термін повернення грошей. Законодавство визначає даний період в три дня. За цей час співробітник повинен або відбути за призначенням, або повернути видані кошти.
Нерідко виникає ситуація, коли частина коштів вже була витрачена. Придбання квитків, бронювання житла або транспорту, інші попередні витрати - все це необхідно враховувати. Коли поїздка відміняється, слідують розтрати і штрафи за повернення.
Законодавство вказує, що всі понесені збитки повинні бути відшкодовані працівнику. Для цього він повинен разом із залишком коштів подати до бухгалтерії квитанції про понесені витрати.
Зразок заповнення наказу про скасування відрядження
Документ не має офіційно певної форми, однак при його складанні необхідно враховувати певні аспекти:
- має бути зазначено найменування організації, повне ім'я її керівника;
- проставляється порядковий номер і зазначається форма акта;
- прописуються реквізити нормативу, за яким співробітник прямував в службову поїздку;
- наводиться інформація по командируемому - повне ім'я і посада;
- необхідно вказати на підставу - службову записку, а також причину, по якій призначення слід відмінити;
- складається порядок дій для повернення і відшкодування коштів;
- в кінці проставляються підписи і розшифровки всіх осіб, які повинні бути ознайомлені з цим актом.
До наказу необхідно докласти супутні документи - службову записку, квитанції про понесені витрати.
Якщо у Вас є питання, проконсультуйтеся у юриста
Поставити своє запитання можна в форму нижче, в віконце онлайн-консультанта справа внизу екрану або зателефонуйте за номерами (цілодобово і без вихідних):- +7 (499) 577-01-78 - Москва і обл .;
- +7 (812) 467-38-97 - Санкт-Петербург і обл .;
- +7 (800) 707-31-40 - усі регіони РФ.