Як правильно зробити налаштування між підприємствами процедури обміну рахунками-фактурами та іншими документами в електронному вигляді в програмі 1С Підприємство 8
1. Як виконати електронний документообіг між підприємствами рахунок - фактурами і запустити в дію в програмі 1С Підприємство 8
На сайті компанії СофтСервісГолд ви знайдете більш точну і докладну інструкцію про основні правила електронного документообігу.
- Основні правила електронного обміну;
- Електронний підпис і її різновиди;
- Юридична значимість форм документів, що мають ЕЦП
- Порядок підтвердження проведених витрат документами, що мають ЕЦП;
- Процедура обміну електронними рахунок-фактурами.
Процедура електронного обміну документами
В даний час велика частина організацій почали активний процес переходу на електронний документообіг з контрагентами. Основним плюсом такого документообігу є зменшення часу та інших витрат щодо підготовки та передачі документів, легкий доступ до архіву і швидкий пошук потрібної інформації і так далі.
Повний процес електронного документообігу представлений у схемі.
Спочатку контрагент створює в програмі потрібний документ, далі ставить свою ЕЦП, за допомогою криптографічного пристрої. Потім вивантажує документ в програму документообігу і висилає його покупцеві, який зможе прийняти його за наявності зазначеної системи.
Контрагент, що приймає документ в свою чергу, вносить прийнятий документ в свою програму, звіряючи його, із заздалегідь підготовленою формою або створює нову копію. Тепер контрагент може прийняти дану форму до обліку. Найважчими є останні моменти електронного документообігу.
Процес електронного документообігу в програмі 1С Підприємство 8
1С Такском - додаток, розроблене фахівцями 1С спільно з співробітниками компанії «Такском», щоб якомога більше полегшити працю працівників, що оформляють електронний документообіг. Розроблене додаток тепер є частиною програмного забезпечення 1С Підприємство 8 і доступно в роботі з такими конфігураціями, як «Управління виробничим підприємством», «Торгівля» та інші найбільш затребуваними конфігураціями.
Структура програми дала можливість прибрати всі неточності і помилки, що дозволило зробити процедуру електронного документообігу більш простим і доступним. (Див. Другу схему на малюнку вище).
В процесі електронного документообігу виключений найскладніший момент обміну загального контуру. Розроблений варіант дозволяє використовувати всі функції, в тому числі прийом і відправку інформації. Завдяки розробленим додатком, відбувається обробка інформації в автоматичному режимі і формування документа, контрагент отримує інформацію у звичній для нього формі і має можливість прийняти її до обліку.
Електронний документообіг з використанням програми, має багато позитивних сторін, серед них:
Співробітник всю роботу проводить в одній програмі 1С Підприємство 8
У підприємства відсутня потреба в установці, відновленні окремого програмного забезпечення;
Використовуючи електронний документообіг в програмі, ви можете виробляти обмін практично всіма первинними документами;
Перші кроки до обміну документами в електронному вигляді
Для можливості застосування 1С Такском на вашому підприємстві, з технічного боку потрібно зробити кілька кроків. Звертаємо вашу увагу на те, що, якщо ваше підприємство уклало договір, як користувач 1С Підприємство 8, підключення до додатка буде безкоштовним. Тарифи на вхідну і вихідну інформацію відсутні.
1. Перед початком роботи важливо перевірити, коли проходило останнє оновлення програми і чи дозволяє вона зробити установку потрібного сервісу. Для успішного оформлення додатка необхідна платформа версії не менше 8.2.15. Уточніть вашу версію і якщо потрібно зробіть оновлення до потрібних параметрів. Якщо ви не можете пройти процедуру самостійно, зверніться за допомогою до фахівців СофтСервісГолд.
3. Розглянувши вашу заявку (в основному тривалість цієї операції двадцять чотири години), вам буде присвоєно ідентифікаційний номер.
4. Тепер вам залишається тільки зробити налаштування системи 1С Підприємство 8, і ваш шлях до електронного документообігу відкрито.
Давайте більш детально розберемо, як правильно зробити налаштування програми, для прикладу візьмемо версію «Управління торгівлею 8»
Як правильно налаштувати 1С Підприємство 8
Для початку в відділі «Адміністрування» необхідно проставити позначки, що система буде працювати, використавши електронний документообіг.
Відповідно у всіх документах, які доступні для даного процесу, з'явиться нова кнопка «Підписати» і «Надіслати» і деякі інші кнопки, які допомагають легко оформляти документи.
Для того щоб інформація, передана таким шляхом, мала юридичний сенс, її необхідно підписати, використавши для цього електронний підпис. Тут ніяких обмежень немає підійде будь-яка ЕЦП, головне, щоб відповідала параметрам ФНС. Багато підприємств уже здають звітність в органи ИФНС з урахуванням ЕЦП, тоді ви можете використовувати його і у випадку з електронним документообігом. Якщо у вас все ж немає електронного підпису, ви можете замовити її в компанії СофтСервісГолд.
Тепер зробимо криптографічний настройку і встановимо сертифікати підписів для роботи документообігу. Для цього відкриваємо розділ «Адміністрування» і оформляємо всі технічні показники програми, яка застосовується для роботи з ЕЦП. Див. Рис.1. Зверніть увагу щодо деяких програм, все показники заповнюються в автоматичному режимі, наприклад, КріптоПро.