Критерії і частота. методи аудиту і область застосування аудиту, - всі ці питання повинна формулювати група внутрішніх аудиторів або керівник цієї групи. Ці проблеми є частиною програми аудиту, яку вони готують для вищого керівництва компанії. Звичайно, для того, щоб впоратися з цим завданням внутрішні аудитори повинні знати вимоги ISO 9001 і вимоги внутрішніх нормативів організації. До речі, саме цим обумовлено оптимальний час, коли доцільно відправляти майбутніх внутрішніх аудиторів на навчання. На практиці аудитори тільки спочатку працюють з вимогами ISO 9001, а потім більшу частину часу мають справу з внутрішньою документацією. Отже, навчання цих фахівців варто проводити після того, як система внутрішньої документації вже перетворена за стандартом. Неупередженість аудиту, яку вимагає ISO 9001 від внутрішніх аудиторів, має на увазі знання і прийняття людиною, який претендує на цю роль - аудитора, принципів об'єктивної перевірки, а також забезпеченість його повноваженнями і ресурсами. Останнє залежить, в першу чергу, від вищого керівництва, а ось перша має входити в навчання. Щоб зіставити свідчення аудиту з виробленими критеріями, також потрібні спеціальні навички. Необхідно вміти ставити запитання і правильно інтерпретувати відповіді співробітників підрозділу, з яким працює внутрішній аудитор.
У стандарті ISO 19011, який цілком присвячений аудитів, більш детально розглянуті вимоги до внутрішніх перевірок, ніж в ISO 9001 та є багато нового. Є конкретні вказівки по тому, з яких процедур повинен складатися сам внутрішній аудит, який повинен бути порядок підготовки до проведення перевірки, в тому числі на місці проведення аудиту, як потрібно працювати з документацією і так далі. Відповідність вимогам по аудиту з ISO 19011 не є обов'язковим - стандарт не містить вимоги, а тільки керівні вказівки. Але це міжнародно-визнаний досвід і багато внутрішні аудитори знайомляться зі стандартом під час навчання. Вимоги до кваліфікації в ISO 19011 зосереджені в параграфі «Знання та навички» (пункт стандарту 7.3, - ред.). Серед іншого, аудитор повинен вміти перевіряти точність зібраних під час аудиту даних, вміти готувати звіти за результатами роботи, володіти необхідними методами перевірки. Для керівника аудиторської групи в ISO 19011 передбачені особливі вимоги. Зокрема, йому необхідні менеджерські навички, які дозволять правильно організувати роботу і вибудувати плідні стосунки в колективі. До звичайних аудиторам ISO 19011 висуває вимоги по компетентності, які навряд чи можна придбати, прочитавши підручник, саме тому аудитором може стати не кожен і необхідно підбирати фахівця має потрібні особисті якості. Аудитор повинен ефективно планувати і організовувати роботу, розуміти наслідки використання тих чи інших методів і прийомів аудиту, вміти встановлювати пріоритети і бути сфокусованим на істотних питаннях. Наведені тут вимоги до компетентності аудиторів - тільки частина всього комплексу вимог зі стандарту 19011. Крім них, є багато чого ще.
Конкретних методів і технік, які можуть стати в нагоді при проведенні аудиторських перевірок СМЯ дуже багато, вони можуть включати, як уміння просто правильно ставити запитання, так і користуватися такою «важкою артилерією», як статистичні методи контролю якості. Відповідність ISO 9001 не має на увазі якогось одного набору методик, якими внутрішній аудитор підприємства повинен володіти. Кожне підприємство підбирає ті методи, які найкращим чином будуть підходити до ситуації саме даної організації. У випадку з невеликим підприємством може бути досить спостереження за процесом і опитувань співробітників, а якщо організація крупніше, стають затребуваними більш складні техніки, напрацьовані в науковому менеджменті та аудиторському справі. Навчальна програма внутрішніх аудиторів зазвичай поступається по тривалості навчання сертифікаційних перевіряючих і в середньому розрахована на п'ять днів, сертифікаційні аудитори зазвичай вчаться десять днів. Підприємство може навчити внутрішніх аудиторів самостійно, але є багато інших варіантів. Таку послугу пропонують також консультанти з впровадження СУЯ, органи з сертифікації та спеціалізовані навчальні центри. Що вибрати, вирішувати вам. Є навіть послуга запрошених внутрішніх аудиторів, основна перевага яких полягає в тому, що вони не належать до об'єкта аудиту і таким чином досягається велика об'єктивність.
Що стосується чисельності внутрішніх аудиторів, яких необхідно підготувати, то навіть для великої організації зі штатом у кілька тисяч чоловік буває досить чотирьох-п'яти чоловік. Додамо, згідно з ISO 19011 потрібно, щоб недосвідчений внутрішній аудитор починав з позиції помічника досвідченого колеги, так що велике значення має не тільки освіту, а й досвід.
- Грибанова Надія Валентинівна, керівник органу з сертифікації
- Аудитор повинен бути підготовлений. «Настільною книгою» у нього повинен бути стандарт, за яким була проведена сертифікація, він повинен добре розбиратися у вимогах, неважливо: йдеться про ISO 9001 або HACCP, наприклад.
- Які практичні рекомендації ви б дали керівникам при навчанні внутрішніх аудиторів?
- Внутрішній аудитор повинен бути зі служби якості, тільки після того, як він налагодить роботу, можна вже буде залучати аудиторів з інших підрозділів. Наочний приклад: в стандарті є вимога по управлінню невідповідною продукцією, кому, як не представнику служби якості розбиратися в цих речах, хто краще може простежувати цю продукцію, щоб вона не могла потрапити в руки споживача. Одна з особливостей, що внутрішній аудитор повинен бути управлінцем за якістю, можливо, варто залучити начальника лабораторії або начальника служби якості. І ще дещо. Вважаю, що сторонню підготовку представник служби якості все-таки повинен пройти, в ідеалі і керівники основних підрозділів пройшли стороннє навчання.
- Про що ви б хотіли попередити організацію, яка приступає до підготовки внутрішніх аудиторів в першу чергу?
- З самого початку треба розуміти, що керівник - лідер у всьому цьому процесі. За стандартом необхідно призначити представника вищого керівництва за якістю, як правило, це директор компанії. Ця людина повинна розуміти, що йому потрібна команда. Не можна сприймати це, як то, що команда є і вона працює собі. Він повинен постійно роботу контролювати. Запустили «Управління документації» і воно саме по собі працює - не буває такого, потрібно постійно перевіряти роботу з невідповідностями, коригувальні та запобіжні дії. Якщо цього немає, то гріш ціна такій системі.
- Макарюк Роман Євгенович. глава компанії, що надає консалтингові послуги в області СМК
- Перше на що потрібно звертати увагу при підготовці внутрішніх аудиторів для роботи в системі менеджменту якості - це розуміння «структури діяльності». Людина, яка буде здійснювати внутрішні перевірки повинен вміти заповнювати всі необхідні в такому випадку форми. Мало того, йому необхідно розуміти, що і навіщо він робить. Оскільки багато в чому саме завдяки внутрішньому аудиту процеси підприємства стають прозорими для керівництва, і на підставі даних про невідповідності і про кількість невідповідностей приймається рішення про оптимізацію, то, я вважаю, аудитор повинен все це розуміти, він повинен також усвідомлювати: його відповідальність не в тому , щоб «задавити» кого-то, а спробувати зрозуміти причини виникнення невідповідностей і спробувати потім донести це до людей, які приймають рішення. І ще одне, я вважаю, що на початку, від внутрішнього аудитора не можна вимагати відмінного знання стандарту. Акцент треба робити саме на зборі фактів, а вже потім, у міру отримання досвіду, перевіряючий почне добре орієнтуватися в тому, про яке пункті стандарту при виникненні проблеми йдеться ... Четвертий, п'ятий, восьмий пункти стандарту. Він буде постійно звертатися до стандарту, складаючи питання для аудиту, і все прекрасно запам'ятає.
- Чи вважаєте ви, що якусь конкретну методику підготовки внутрішніх перевіряючих СМК сьогодні можна назвати найкращою?
- Так! Так звана «ігропрактіка», коли фахівець не тільки вчиться, але з самого початку і залучений в діяльність. Тоді досягається максимальний ефект.