У статті ми розповімо, чому і як навчити співробітників в перші дні на новому місці, як включити короткий курс діловодства в програму їх адаптації. Навіть якщо компанія не веде таких програм, коректні і доброзичливі пояснення допоможуть новачкам уникнути помилок і швидше влитися в колектив.
Кожен, хто приходить на нову роботу, знає, який це стрес. За основними обов'язками новачків досить швидко вводять в курс справи і безпосередній начальник, і колеги по відділу.
А про другорядні речі розповісти часто нікому. Звідси і помилки, які допускають новачки в поводженні з документами. Виправляти їх часом дорого і довго. Тому нових працівників потрібно навчати і адаптувати.
СПОСОБИ АДАПТАЦІЇ НОВАЧКІВ
Зазвичай за адаптацію нових співробітників відповідають кадровики. Вони всіляко підтримують працівників в їх перші (дійсно нелегкі) дні на новому місці.
# 9632; «День нового працівника». На великих підприємствах, де кількість працівників вимірюється тисячами, а кадрові пересування відбуваються постійно, навчальні заходи для новачків - поширена практика. Приблизно один раз в два тижні групу з кількох нових працівників протягом цілого дня водять з екскурсією по підрозділах, знайомлять з виробництвом, розповідають їм про компанії, показують презентаційні фільми, пояснюють загальні правила роботи.
Зазвичай в цей день новачки проводять кілька годин у навчальному класі, де їм показують і пояснюють структуру локальної мережі компанії, внутрішнього корпоративного порталу, а також пояснюють принципи роботи в основних програмах.
# 9632; Наставництво. У невеликих і середніх за розміром компаніях, де нові співробітники з'являються рідко, організувати для кожного з них «День нового працівника» навряд чи можливо і не зовсім раціонально. У цих випадках виручає так зване наставництво, коли за новачком на пару тижнів закріплюють когось із колег, який пояснює підопічному правила і принципи роботи на новому місці і норми корпоративної етики.
Навіть якщо новий працівник всього один, потрібно допомогти йому в адаптації. Щоб новачок включився в роботу якомога швидше, його потрібно навчати. Це відноситься і до невеликих компаніях, де трудиться десяток чоловік, і до гігантів, одне побіжне знайомство з якими може зайняти день або два.
ВИБИРАЄМО СПОСІБ АДАПТАЦІЇ
Начальника канцелярії, секретаря і діловода не хвилює, наскільки швидко нові колеги переймуться корпоративним духом. Для них важливо, щоб новий працівник якомога швидше освоїв правила обробки документів. Це означає, що менше буде помилок в оформленні, рідше виникатимуть ситуації, коли маршрут узгодження документа невірний або директор відмовляється підписати неправильно складений документ.
Розглянемо переваги і недоліки різних методів навчання новачків правилам роботи з документами організації - наставництво і групове навчання
Звичайно, є ще й третій спосіб - відсутність будь-якої програми адаптації в компанії. Новий працівник приходить до свого підрозділу і спочатку звертається з питаннями до колег, а потім вчиться на своїх помилках.
Відповідаючи на питання новенького, дуже часто старожили з подивом виявляють, що у кожного з них свої уявлення про оформлення та маршрутах документів. В цьому випадку краще всього відразу направляти нових працівників (і старожилів за компанію) в службу ДОП, яка повинна організувати їх навчання.
ВРАХОВУЄМО «МІСЦЕВИЙ КОЛОРИТ»
Всі тонкощі діловодства новим працівникам знати не обов'язково. Новачки повинні розбиратися в особливостях процесів діловодства саме своєї організації; знати, до кого звернутися за довідкою або де отримати інформацію, якщо виникнуть труднощі при роботі з документами.
Більшість новачків приходять в компанію до власних уявлень про те, як потрібно працювати з документами: «А на минулій роботі ми робили так ...» (або взагалі не робили). Якщо з самого початку не дати зрозуміти, що в компанії для всіх встановлені загальні чіткі правила ДОУ, то шлейф попереднього досвіду ще довго буде супроводжувати нового співробітника і створювати проблеми йому та його колегам.
Загальні правила діловодства, звичайно, універсальні. Але в кожної компанії чимало власних традицій. У Таблиці 2 на прикладі умовної організації показано, які це можуть бути особливості.
Таким чином, якщо новачок раніше працював в більш-менш серйозної організації, то з основами діловодства він знаком. Академічний підхід при корпоративному навчанні взагалі не вітається: починати з азів колись, та й не потрібно. Головне завдання - донести до нового колеги тільки «місцеві» особливості поводження з документами.
Не потрібно повідомляти йому, що службова записка - інформаційно-довідковий документ, що виконує певні функції. Замість цього потрібно пояснити, в яких випадках в компанії складають службові записки і як саме це робити.
Перевага спеціалізованих програм в тому, що вони допомагають новим працівникам швидко і ефективно освоїти основні правила діловодства в організації. Менш значимими вміннями співробітники оволодіють самі в процесі роботи.
На основі спеціалізованих програм будується і індивідуальне навчання. Якщо в компанії ніхто не займається адаптацією новачків, то все одно хтось повинен пояснювати їм правила роботи. Якщо мова йде про правила і принципи діловодства, то кращим консультантом стане співробітник канцелярії, а не того відділу, в якому новачкові доведеться працювати. Програма навчання складається в залежності від того, які обов'язки виконуватиме новий співробітник.
СКЛАДАЄМО ПРОГРАМИ НАВЧАННЯ
Якщо навчання новачків в компанії проводиться на постійній основі, краще скласти одну універсальну і кілька спеціалізованих програм. Навчання обов'язково має завершуватися практикою.
УНІВЕРСАЛЬНА ПРОГРАМА
Універсальна програма підійде компаніям, які практикують «Дні нових працівників» або схожі заходи. Вона передбачає групове навчання. Новим співробітникам викладають тільки загальні правила діловодства в організації (Приклад 1).
Для кого призначена: для всіх нових працівників.
I. Правила підготовки та оформлення документів.
1. Підготовка і оформлення вихідних документів:
а) прийом і виконання завдання;
б) звіт про виконання завдання.
2. Підготовка та оформлення внутрішніх документів.
3. Маршрути узгодження документів в компанії.
II. Пошук документів.
III. Регламенти з діловодства.
1. Створити службову записку.
2. Надіслати на узгодження проект документа.
3. Виконати завдання по документу:
а) прийняти завдання (наприклад, створити лист-відповідь);
б) створити вихідного листа у відповідь на вхідне;
в) відзвітувати про виконання завдання.
4. Знайти документ в базі даних.
СПЕЦІАЛІЗОВАНІ ПРОГРАМИ
Для кого призначена: для начальників відділів, філій,
1. Розгляд документа в СЕД:
а) винесення резолюції;
б) призначення виконавця;
в) прийом виконаного завдання.
2. Маршрути узгодження документів в компанії.
3. Підписання та затвердження документа.
4. Створення документа в СЕД:
а) прийом і виконання завдання;
б) звіт про виконання завдання.
5. Підготовка та оформлення вихідних документів.
6. Пошук документів.
7. Делегування повноважень помічникові в СЕД.
1. Призначити виконавця по вхідному документу
з винесенням резолюції.
2. Погодити проект документа.
3. Перевірити лист погодження та затвердити / не затвердили
4. Виконати завдання по документу:
а) прийняти завдання в роботу;
б) створити вихідного листа у відповідь на вхідне;
в) відзвітувати про виконання завдання.
5. Знайти документ в базі даних.
6. Делегувати свої повноваження помічникові в СЕД.
Для кого призначена: для офіс-менеджерів, секретарів, помічників керівників.
1. Реєстрація документів:
а) реєстрація вхідних документів;
б) реєстрація вихідних документів;
в) реєстрація внутрішніх документів.
2. Правила підготовки та оформлення документів:
а) підготовка і оформлення вихідних документів:
• прийом і виконання завдання;
• звіт про виконання завдання;
б) підготовка і оформлення внутрішніх документів;
в) маршрути узгодження документів в компанії.
3. Контроль за виконанням завдань по документам:
а) призначення виконавця;
б) звіт про виконання завдання;
в) довідка-звіт про виконання завдань.
4. Зберігання документів:
а) складання номенклатури справ;
б) формування справ.
5. Пошук документів.
6. Регламенти з діловодства.
1. Зареєструвати документ.
2. Перевірити маршрут узгодження документа.
3. Надіслати виконавцю завдання по документу.
4. Помістити документ в справу згідно з номенклатурою.
5. Знайти документ в базі даних.
ТЕОРІЯ АБО ПРАКТИКА: розставляти акценти
Корпоративне навчання добре тим, що дозволяє співробітникам в мінімальні терміни відпрацювати максимум практичних умінь.
У школі чи вузі у викладачів є час на роз'яснення теорії. У нас його немає, та й не студенти перед нами, а професіонали своєї справи, у більшості з яких за спиною свої університети. Освоювати професію діловода в їх плани не входить.
Якщо ми робимо упор на практику, то цілком логічно, що навчання повинно проводитися в спеціально обладнаному приміщенні. В ідеалі кожного «студента» потрібно посадити за комп'ютер, щоб він міг виконати завдання по роботі в СЕД. В крайньому випадку комп'ютер може бути і один на всіх, але кожен з новачків обов'язково повинен встигнути попрацювати в програмі в тестовому режимі. Навчати роботі в СЕД за допомогою показу презентацій - марна трата часу.
Готувати чи для групи учнів великий і барвистий роздатковий матеріал? На наш погляд, не варто. Якщо є можливість обійтися без зайвих паперів, то краще так і зробити. Слухачі самі Законспектуйте те, що вважатимуть за потрібне, а упор краще зробити на практичних завданнях.
1. Програми адаптації та наставництва для новачків повинні включати навчання діловодства. Якщо таких програм в організації немає, то нових співробітників рекомендується навчати індивідуально, спрямовуючи їх до секретаря або в канцелярію.
2. При складанні програми навчання потрібно враховувати особливості поводження з документами в кожній конкретній організації.
3. Якщо новачки навчаються групою, для них складається універсальна програма навчання діловодства. Якщо є можливість розділити «студентів» по функціоналу, для них розробляються спеціальні програми. Перевага їх в тому, що працівники отримують більше потрібної в роботі інформації.
4. При складанні програми навчання рекомендується закладати в неї мінімум теорії і максимум практики.
5. Навчання по будь-якій програмі має завершуватися практичними завданнями. Кожен «учень» повинен виконати якомога більше завдань під керівництвом викладача.
Н. Кожанова, фахівець з ДОУ і кадрового діловодства