Інструкція
про порядок заповнення, видачі та обліку Послужний книжки моряка
1. Загальні положення
1.1 Ця Інструкція визначає порядок заповнення, видачі та обліку Послужних книжок моряка (Послужна книжка).
1.2 Послужна книжка призначена для підтвердження стажу роботи її власника відповідно до вимог Міжнародної конвенції про підготовку і дипломування моряків та несення вахти 1978 року, з поправками (Конвенція ПДНВ), та національними вимогами, які ставляться до його квліфікаціі.
1.3 Послужні книжки видаються громадянам України, які мають право займати будь-яку посаду на морських судах, які плавають під прапором України або інших країн.
1.4 Послужні книжки моряка можуть видаватися громадянам інших країн, які мають документи, що підтверджують їх кваліфікацію як моряка, виданих від імені Уряду України або морськими навчальним закладом України.
1.5 До стажу роботи відноситься стаж плавання на морських суднах, а також виробничий стаж - робота на підприємствах, які не є морськими судами, але зараховується до стажу, необхідного для отримання документів моряка, що підтверджують його кваліфікацію.
1.8 Централізований замовлення бланків Послужних книжок, їх облік, зберігання, видача морякам і підтвердження їх легітимності виконується Інспекцією.
1.9 Дані щодо всіх виданих, анульовано, зіпсованих бланків Послужних книжок і таких, які заявлені як втрачені, подаються до Єдиного Державного реєстру документів моряків.
2. Порядок видачі та обліку Послужний книжки моряка
2.1 Бланки Послужних книжок зберігаються і вважаються як бланки суворої звітності.
2.2 За збереження бланків Послужних книжок і їх використання несуть відповідальність директора регіональних філій.
2.3 Послужна книжка видається тільки особою, уповноваженою Інспекцією.
2.4 Послужна книжка видається моряку на підставі його особистої заяви (Додаток 1) при пред'явленні посвідчення особи моряка або паспорта, а також документа, який підтверджує кваліфікацію моряка (диплом, кваліфікаційне свідоцтво, свідоцтво тощо).
2.5 Видача Послужний книжки реєструється в журналі видачі Послужних книжок (Додаток 2) і видається власнику під розпис.
2.6 Термін підготовки та видачі Послужний книжки заявнику - протягом семи робочих днів з моменту подачі заяви.
2.7 Директора регіональних філій ведуть журнали обліку Послужних книжок (Додаток 3) і щомісяця (до 5 числа наступного місяця) подають в Інстпекцію письмові звіти про використання бланків за станом на перше число кожного місяця.
2.8 У разі псування бланки Послужних книжок анулюються та щоквартально направляються до Інспекції для списання та знищення зі складанням відповідного акта в двох примірниках, який затверджується начальником Інспекції, про що робиться запис в журналі обліку знищених бланків Послужний книжки (Додаток 4).
2.9 Журнали видачі, обліку бланків та обліку знищених бланків Послужних книжок оновлюються щорічно і зберігаються в Інспекції протягом 10 років. Журнали повинні бути прошнуровані, пронумеровані та завірені підписом начальника Інспекції або директора регіональної філії і печаткою Інспекції з відповідним номером.
2.10 Власник Послужний книжки зобов'язаний надавати її в ГКК під час підтвердження кваліфікації.
2.11 Ксерокопії першої сторінки та відповідних сторінок Послужний книжки, які підтверджують необхідний стаж плавання, який відноситься до підтвердження кваліфікації моряка, після завірення підписом відповідальної особи Інспекції та печаткою, залишаються в особовій справі моряка.
2.12 Термін дії Послужний книжки не обмежений. При повному використанні сторінок для записів в Послужний книжці моряк має право замовити і отримати нову книжку. Закінчилася книжка залишається у моряка.
2.13 замість втраченої або зіпсованої Послужний книжки за заявою моряка може бути видана нова книжка.
3. Правила внесення записів в послужному книжку моряка
3.1 Записи на першій сторінці внутрішнього блоку Послужний книжки стосовно даних про її власника і органу видачі виконується особою, уповноваженою Інспекцією, і виконується друкованими літерами синім або чорним чорнилом українською та англійською мовами.
Записи щодо даних власника Послужний книжки mdash; іноземця можуть виконуватися тільки на англійській мові.
Ім'я та дата народження власника документа беруться з Посвідчення особи моряка або з паспорту.
На цверной фотографії на матовому папері розміром 30x40 мм повинні бути добре видно голова і плечі.
Коди міст видачі Послужних книжок:
3.3 Після внесення всіх необхідних даних на першу сторінку, вклеювання фотографії, запевнення даних підписом уповноваженої особи та малої печаткою Інспекції з відповідним номером, власник Послужний книжки ставить особистий підпис у книзі в присутності уповноваженої особи.
Після цього перша сторінка внутрішнього блоку покривається спеціальною захисною плівкою холодної ламінації. Відповідно до рекомендацій виробника плівки, після ламінації для повного висихання клейового шару плівки повинно пройти не менше 4 годин.
3.4 Видача Послужних книжок з виправленнями або помарками заборонена, зіпсовані книжки підлягають заміні та знищення відповідно до встановленого порядку, про що робиться відмітка в журналі видачі Послужних книжок.
3.5 Записи про анулювання або втрату книжки також вносяться до журналу видачі Послужних книжок.
3.6 Посадова особа Інспекції, яка уповноважена заповнювати Послужні книжки, персонально відповідає за достовірність записів і відсутність помилок на першій сторінці, а також псування бланків з його вини.
3.7 Записи щодо стажу роботи, які відносяться до кваліфікації моряка, виконуються таким чином.
3.7.1 Записи щодо стажу роботи заносяться власником книжки синім або чорним чорнилом українською або англійською мовами. Якщо при заповненні на якій-небудь сторінці зроблена помилка, ця сторінка вважається недійсною, новий запис робиться на наступній сторінці. Внесення змін і доповнення в заповнений текст не допускається.
3.7.3 В стаж плавання включається час фактичного плавання з урахуванням міжрейсової стоянки судна в порту і ремонту терміном не більше одного місяця. Стаж роботи моряка під час судноремонтних робіт (при необхідності) підтверджується на окремій сторінці. Датою заповнення вважається дата затвердження запису капітаном.
3.7.4 Записи про стаж плавання підтверджуються:- для осіб, які працюють на торгових суднах під прапором України - капітаном судна та керівником кадрової служби підприємства, в експлуатації якого знаходиться судно;
- для осіб, які працюють на суднах іноземних судновласників - капітаном судна та керівником посередницької компанії з працевлаштування моряків на судах іноземних судновласників, яка направляла моряка на судно, або судновласником;
- для осіб, які працюють на суднах іноземних судновласників за індивідуальними контрактами - капітаном судна та судновласником або судновим агентом;
- для осіб, які працюють на плавкранами або плавучих бурових установках або плавучих доках - капітаном плавучого крана або плавучої бурової установки або докмейстер і керівником кадрової служби порту або заводу;
- для осіб, які працюють на суднах портового флоту - капітаном судна та начальником портового флоту.
- для осіб, які проходили практику на учбових суднах та стажувалися на військових кораблях - капітаном суднаа (командиром корабля) та керівником практики або керівником відділу практики навчального закладу.
3.7.5 У записі про плавання, який видається для отримання диплому штурмана, окремо повинен бути позначений стаж плавання на судні з несенням вахти на ходовому містку під керівництвом дипломованого вахтового помічника капітана.
3.7.6 Записи про виробничий стаж підтверджуються керівником служби кадрів та керівником предпроіятія, на якому моряк виконував роботи з судноремонту. Запис про виробничу практику підтверджуються керівником практики і керівником навчального закладу.
3.7.8 Усі зазначені записи завіряються підписами осіб, які підтверджують записи та печаткою судна і відповідної організації. Посада осіб, які підтверджують запис, повинна писатися повністю, із зазначенням після підпису прізвища в дужках.
3.8 Відповідальність за достовірність інформації, внесеної в послужному книжку несе моряк, а також посадова особа, яка підтвердила запис.