Інвентаризаційна комісія представляє слічітельнуювідомість (опис) об'єктів, відомість розбіжностей, акт з викладенням результатів інвентаризації. Ці документи є підставою внесення записів до регістрів бухгалтерського обліку.
При наявних розбіжностях, відповідальне за цінності особа дає письмове пояснення про їх причини. Далі недостача основного засобу відображається в акті списання встановленої форми, бухгалтерській довідці. У документах слід вказати:
- причину вибуття основного фонду;
- суму амортизації, нарахованої по об'єкту;
- залишкову вартість відсутнього обладнання;
- суму дооцінки (якщо переоцінка кошти проводилася).
Основні фонди при інфляційних процесах піддаються переоцінці з метою відображення в обліку їх реальної ціни. Визначаючи відновну вартість коштів, враховується ступінь їх зносу.
Відображення нестачі основних засобів при інвентаризації з бухобліку
Дані операції регламентовані Законом про бухоблік (ст. 12), відповідним Положенням (п. 28), Методичними рекомендаціями. В обліку записи виконуються по місяцю закінчення інвентаризації та затвердження її результатів.
З огляду на величину, причини виникнення, наявність винних суб'єктів недостачі основного засобу або списується на збитки підприємства, або ставиться на винних суб'єктів, для чого потрібно рішення керівника.
Бухгалтерськими проводками недостача основних засобів при інвентаризації відображається наступним шляхом:
- Здійснюється списання первісної вартості: дебет 01 рахунку, субрахунок «Вибуття» кредитується з цим же рахунком, субрахунок об'єкти в експлуатації
- Списується амортизація: по дебету 02 рахунку «Амортизація», кредиту 01 рахунку (субрахунок Вибуття)
- Проводиться списування залишкової вартості фонду: дебет 94 рахунку «Нестачі», кредит 01 рахунку
- Списується вироблена дооцінка: дебет 83 рахунку «Додатковий капітал» кредитується з 94 рахунком «Нестачі»
Коли винні особи не визначені. недостача основного засобу зараховується до інших витрат (дебет 91 рахунку - кредит 94 рахунку).
Якщо винуватці невиправданого вибуття встановлені. і стягнення недостачі передбачається з них, сума відноситься в кредит 98 рахунку як доходи, які надійдуть в майбутньому. Відповідно дебетується 73 рахунок (розрахунки за іншими операціями з працівниками, субрахунок відшкодування збитку). При утриманні недостачі з працівника даний рахунок закривається.
Податковий облік: виробляємо списання недостач
Якщо не виявлено винні. суми недостач зараховуються до витрат, що не відносяться до реалізації (витрати позареалізаційні). Незалежно, куди буде віднесена недостача основних засобів при інвентаризації, її списання проводиться з одночасним відшкодуванням бюджету ПДВ, прийнятому раніше до податкового відрахування.