При проведенні планової інвентаризації виявлено недостачу матеріалів (вартістю менше 20 тис. Руб.). Швидше за все з вини матеріально-відповідальної особи. Матеріали числяться на позабалансовому рахунку 030.1. Яким чином відобразити це в бухгалтерському обліку?
Згідно п. 4 ПБУ 6/01 "Облік основних засобів" актив приймається організацією до бухгалтерського обліку в якості основних засобів, якщо одночасно виконуються наступні умови:
- об'єкт призначений для використання у виробництві продукції, при виконанні робіт чи наданні послуг, для управлінських потреб організації чи для надання організацією за плату в тимчасове володіння і користування або у тимчасове користування;
- об'єкт призначений для використання протягом тривалого часу, тобто строку тривалістю понад 12 місяців або звичайного операційного циклу, якщо він перевищує 12 місяців;
- організація не передбачає наступний перепродаж даного об'єкта;
- об'єкт здатний приносити організації економічні вигоди (дохід) у майбутньому.
При цьому активи, щодо яких виконуються умови, передбачені в п. 4 ПБУ 6/01, і вартістю в межах ліміту, встановленого в обліковій політиці організації, але не більше 20 000 рублів за одиницю, можуть відображатися в бухгалтерському обліку і бухгалтерської звітності в складі матеріально-виробничих запасів (п. 5 ПБУ 6/01).
Таке майно, враховане в складі МПЗ, може бути враховано по Дебету рахунку 10 "Матеріали". Відповідно до п.п. 5, 7, 8 ПБО 10/99 "Витрати організації" при відпуску у виробництво його вартість підлягає одночасного списанню з кредиту рахунку 10 в дебет рахунків обліку виробничих витрат.
З метою забезпечення збереження цих об'єктів при експлуатації в організації повинен бути організований належний контроль за їх рухом.
У ситуації, що розглядається для обліку збереження списаних матеріальних цінностей організація використовує позабалансовий рахунок 030.1 "Матеріальні цінності в експлуатації", призначений для узагальнення інформації про матеріальні цінності, що знаходяться в експлуатації.
Відповідно до п. 3 ст. 12 Закону N 129-ФЗ виявлені під час інвентаризації розбіжності між фактичною наявністю майна, і даними бухгалтерського обліку відображаються на рахунках бухгалтерського обліку в наступному порядку:
а) надлишок майна оприбутковується, і відповідна сума зараховується на фінансові результати організації;
б) недостача майна і його псування в межах норм природного зменшення населення ставляться на витрати виробництва або обігу, понад норми - на рахунок винних осіб. Якщо винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні збитків з них, то збитки від недостачі майна і його псування списуються на фінансові результати організації.
Згідно п. 29 Методичних вказівок по обліку МПЗ рішення щодо відшкодування матеріальних збитків приймаються за результатами інвентаризацій і перевірок.
Під час інвентаризації в обов'язковому порядку повинна бути присутньою матеріально відповідальна особа (п. 2.8 Методичних вказівок).
Незалежно від того, з якої причини утворилася недостача, потрібно зібрати документи, які підтверджували б сам факт надлишків і недостач і їх розміри. Перш за все, необхідний акт інвентаризаційної комісії, дефектна відомість. Можуть знадобитися письмові пояснення співробітника, винного в нестачі, розпорядження керівника про стягнення збитків. Якщо ж працівник не згоден добровільно відшкодувати збиток, який перевищує його середній місячний заробіток, знадобиться рішення суду про стягнення або не стягнення з працівника заборгованості.
У ситуації, що розглядається у організації виявлена недостача матеріальних цінностей на позабалансовому рахунку 030.1.
На нашу думку, в бухгалтерському обліку недостача матеріальних цінностей, що значаться на позабалансовому рахунку, виявлена в ході інвентаризації, може бути відображена в такий спосіб.
Стягнення суми нестачі з працівника (матеріально відповідальної особи)
За загальним правилом працівник у разі заподіяння шкоди роботодавцю несе матеріальну відповідальність в межах свого середнього місячного заробітку, якщо інше не передбачено ТК РФ або іншими федеральними законами (ст. 241 ТК РФ).
Згідно ст. 248 ТК РФ стягнення з винного працівника суми заподіяного збитку, що не перевищує середнього місячного заробітку, провадиться за розпорядженням роботодавця. Розпорядження може бути зроблено не пізніше одного місяця з дня остаточного встановлення роботодавцем розміру заподіяної працівником шкоди.
Якщо місячний термін минув або працівник не згоден добровільно відшкодувати заподіяну роботодавцеві збиток, а сума заподіяної шкоди, що підлягає стягненню з працівника, перевищує його середній місячний заробіток, то стягнення може здійснюватися тільки судом. При недотриманні роботодавцем встановленого порядку стягнення шкоди працівник має право оскаржити дії роботодавця в суді.
Повна матеріальна відповідальність працівника полягає в його обов'язки відшкодовувати заподіяну роботодавцю пряму дійсну шкоду в повному розмірі. Матеріальна відповідальність у повному розмірі заподіяної шкоди може покладатися на працівника лише у випадках, передбачених ТК РФ або іншими федеральними законами (ст. 242 ТК РФ). Випадки повної матеріальної відповідальності працівника перераховані в ст. 243 ТК РФ.
Утримання із заробітної плати працівника виробляються з урахуванням обмежень, встановлених ст. 138 ТК РФ.
В такому випадку на дату погашення заборгованості будуть зроблені наступні проводки:
кредит 030.1
- cпісана вартість матеріальних цінностей;
Дебет 73-2, субрахунок "Розрахунки з відшкодування матеріального збитку" Кредит 91-1, субрахунок "Інші доходи"
- відображена сума недостачі, що підлягає стягненню з винного працівника;
Дебет 70 Кредит 73-2, субрахунок "Розрахунки з відшкодування матеріального збитку"
- відображено утримання суми нестачі із заробітної плати працівника;
Дебет 50 Кредит 73-2, субрахунок "Розрахунки з відшкодування матеріального збитку"
- внесені грошові кошти в касу винним працівником.
У той же час, якщо погашення заборгованості відбудеться не одноразово (зокрема, через обмеження ст. 138 ТК РФ), ми вважаємо, що операції з обліку доходу на рахунку 91 доцільно відображати в міру погашення боргу співробітником. В цьому випадку перелік проводок може бути наступним.
кредит 030.1
- списана вартість матеріальних цінностей;
Дебет 94 Кредит 98
- відображена виявлена в ході проведення інвентаризації недостача;
Дебет 73-2, субрахунок "Розрахунки з відшкодування матеріального збитку" Кредит 94
- відображена сума недостачі, що підлягає стягненню з винного працівника;
Дебет 70 Кредит 73-2, субрахунок "Розрахунки з відшкодування матеріального збитку"
- відображено утримання суми нестачі із заробітної плати працівника;
Дебет 50 Кредит 73-2, субрахунок "Розрахунки з відшкодування матеріального збитку"
- внесені грошові кошти в касу винним працівником;
Дебет 98 Кредит 91-1, субрахунок "Інші доходи"
- визнаний дохід у вигляді погашається суми.
Списання матеріальних цінностей
У бухгалтерському обліку буде зроблено такий запис:
кредит 030.1
- списані матеріальні цінності.
Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Подволокіна Ольга
Контроль якості відповіді:
Рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ
аудитор Мельникова Олена
Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги Правовий консалтинг.