Процес оформлення відрядження на увазі роботу з декількома документами. Заповнення деяких з них має свої особливості. На що потрібно звертати увагу?
Оформлення працівників у відрядження починається з Наказу про направлення працівника у відрядження. У ньому вказується, на який період працівник вирушає у відрядження, в яке місце і з якими цілями. Супутнім документом є службове завдання, в якому більш детально вказуються мета відрядження, етапи взаємодії з контрагентами, клієнтами, потенційними покупцями або іншими особами.
Після оформлення наказу та службового завдання слід виплата авансової суми, призначеної для витрачання під час відрядження. Аванс покриває добові витрати: проживання, харчування та супутні витрати (проїзд до місця).
Коли виплачувати аванс - до або після відрядження?
Працівникові при направлення його у відрядження видається грошовий аванс на оплату витрат на проїзд і наймання житлового приміщення і додаткових витрат, пов'язаних з проживанням поза місцем постійного проживання (добові).
Остаточні розрахунки проводяться після повернення співробітника з відрядження, після складання ним авансового звіту і перерахування всіх витрат, які були зроблені. Якщо виданий до відрядження аванс не покриває ці витрати, то співробітникові виплачується сума, що залишилася. Але відбувається це після затвердження авансового звіту директором організації або уповноваженою особою, тому що часто бувають витрати, не обґрунтовані з точки зору комерційної діяльності. Припустимо, у відрядженні співробітник пообідав на велику суму в ресторані і доклав чек до авансового звіту. Директор може порахувати ці витрати необгрунтованими, отже витрати в цьому випадку співробітникові не відшкодують.
Як видавати відрядження - з каси організації або перераховувати на банківську карту співробітника?
В даному випадку можливі обидва варіанти.
При перерахуванні на відрядження на особисту картку співробітника в призначенні платежу також вказується, що ці гроші на відрядження або це добові, в залежності від того, як сформульована в посвідченні про відрядження мета відрядження.
Заповнення посвідчення про відрядження
Коли гроші отримані, всі документи оформлені, працівникові видається посвідчення про відрядження, а потім у відділі кадрів, бухгалтерії або у секретаря йому ставиться штемпель про те, коли він виїжджає у відрядження (вказується дата), звідки виїжджає, ставиться підпис особи, що підтверджує вибуття співробітника з місця роботи.
Дата, яку заповнюються графи по вибуття на зворотному боці посвідчення про відрядження, вважається датою, коли співробітник відряджений в місце призначення. Після прибуття на місце відрядження він ставить позначку про прибуття в бухгалтерії, у секретаря або іншої особи, що має штемпель організації.
Буває, що відряджений співробітник направляється в одне місце, а йому для вирішення якихось робочих завдань доводиться вирушати в інші організації. У таких випадках на зворотному боці посвідчення про відрядження необхідно відображати всі пункти, куди прибуває співробітник і звідки він убуває, щоб не виникло проблем в обгрунтуванні витрат на відрядження.
Фінальний етап заповнення зворотного боку настає, коли співробітник повертається в свою організацію. Позначку про прибуття в організацію він ставить у відділі кадрів, і на цьому зворотний бік посвідчення про відрядження вважається заповненою. Протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник повинен відзвітувати і представити авансовий звіт про всі проведені витрати.
Як заповнити авансовий звіт
Авансовий звіт - це документ, до якого підшиваються всі первинні документи, що підтверджують витрати.
На титульному аркуші вписуються:
- П. І. Б. працівника
- підрозділ
- дата авансового звіту
На зворотному боці авансового звіту працівник вказує:
- найменування первинних документів або найменування витрат
- суму, зазначену в документі
- підсумкову величину по досконалим витрат
- підпис
Після заповнення зворотного боку авансовий звіт надається в бухгалтерію. Бухгалтерська служба заповнює в нижній частині авансового звіту корінець, в якому зазначаються такі дані: хто надав авансовий звіт, номер авансового звіту, дату, хто прийняв авансовий звіт. Корінець відривається і передається працівникові в якості підтвердження, що він цей авансовий звіт здав.
На що слід звертати увагу в частині витрат?
Слід враховувати той факт, що витрати на проїзд в міському транспорті (тролейбусі, автобусі, трамваї) включені в добові, тому роботодавець має право їх не відшкодувати. Законом це не передбачено. Проїзд в метро відшкодовується за умови надання чека і квитка.
Витрати на приміські поїзди і поїзди далекого прямування роботодавець зобов'язаний відшкодовувати. Також відшкодовується проїзд на маршрутці з одного муніципального освіти в інше. При цьому проїзд на маршрутці всередині міста не відшкодовується.
3. Представницькі витрати
Під час відрядження делегації можуть виникнути різні додаткові витрати, наприклад, пов'язані з витратами на ресторани і т д. У таких випадках вступає в силу обмеження в частині представницьких витрат (що не перевищує 4% від витрат платника податку на оплату праці за цей звітний / податковий період) . Якщо це обмеження не буде подолано, то всі витрати можна враховувати при розрахунку податків (податку на прибуток або податку в зв'язку із застосуванням ССО).
Що робити, якщо витрати перевищили допустимі норми? У таких випадках роботодавець може відшкодувати працівникові всі витрати, незважаючи на те, що норма перевищена, але врахувати їх при розрахунку податків він зможе тільки в тій частині, на яку поширюється закон, а іншу частину списати на збитки.
В даний час закон дозволяє виплачувати добові, які не обкладаються податком на доходи фізичних осіб, в межах 700 руб. на добу. Але якщо, наприклад, у відрядження їде директор, то можна припустити, що 700 руб. на добу йому не вистачить. Йому можуть призначити більшу суму, при цьому сума, що перевищує 700 руб. буде обкладатися податком на доходи фізичних осіб в розмірі 13%.
У випадку з загранкомандировками розмір добових варіюється в залежності від того, в яку країну прямує про відрядження особа. Це також нормується законом.
Документи, які стверджують розмір добових
Добові виплачуються за всі дні перебування працівника у відрядженні. Розрахунок відрядних проводиться за календарними днями з розрахунку середнього заробітку.
Розмір окладу співробітника становить 20 000 руб. він направляється у відрядження. Але минулого місяця співробітнику видали річну премію в розмірі 100 000 руб. При розрахунку оплати відрядних днів буде враховуватися ця премія, виплачена в минулому місяці. Вона буде впливати на величину, яка щодня нараховується працівнику. Якби він працював цей місяць в організації і не направлявся у відрядження, то отримав би 20 000 руб. Але оскільки він поїхав у відрядження, то сума, яку він отримає, буде розраховуватися наступним чином:
Помилки в розрахунку добових
Іноді бухгалтер неправильно нараховує суму витрат на відрядження, і працівник починає з'ясовувати, як йому розрахували середній розмір заробітної плати. Буває, що не врахували якісь виплати або взагалі не вважали за відрядження за середнім заробітком, а просто нарахували оклад. Працівник має право вимагати нарахування заробітної плати за середнім заробітком, що істотно збільшить його виплати в поточному місяці.
Бувають випадки, коли відбувається і навпаки. Наприклад, минулого місяця співробітник перейшов з однієї посади на іншу, і середня заробітна плата виявилася менше, ніж його оклад. У цьому випадку заробітна плата за час перебування у відрядженні буде менше.
Оплата вихідних і переробок у відрядженні
Буває, що співробітнику доводиться не просто працювати у відрядженні у вихідний день, але ще і переробляти. Цього вимагають службові обставини. В даному випадку працівнику необхідно надати підтвердження того, що у нього дійсно була переробка. Підтвердження може бути оформлено безпосередньо в тій організації, в якій він працював. Наприклад, факт переробок можуть підтвердити в відділі кадрів. При цьому, крім підтвердження, важливо також мати завдання свого роботодавця, прямо вказує на те, що робочий день у ці дні тривав довше на дві години. Якщо роботодавець не давав прямої вказівки на це, то він має право не оплачувати працівнику цю переробку. Можливі випадки, коли недобросовісний працівник вступає в змову з тією організацією, в яку приїхав, і йому там оформляють документи, які не відповідають дійсності. Будь-які переробки ініціюються роботодавцем, сам працівник не може собі продовжити робочий день.
Те ж саме стосується і роботи у вихідні дні. Якщо працівник, перебуваючи у відрядженні, виходить на роботу у вихідні дні, то це повинно бути узгоджено з роботодавцем, повинен бути оформлений наказ, і тоді його робота у вихідні буде оплачена.
Якщо роботодавець дає доручення співробітнику вийти і відпрацювати в вихідний або святковий день, то оплата проводиться відповідно до Трудового кодексу в подвійному розмірі. Але так як оплата відрядженого співробітника виробляється з розрахунку середньої заробітної плати, то виникає питання, як йому порахувати роботу у вихідний день: збільшити в два рази середній заробіток або оклад?
Робота у вихідні дні у відрядженні оплачується за подвійним тарифом, тобто розраховується не середній заробіток, а береться тариф або оклад, ділиться на кількість робочих днів, отримана в результаті сума множиться на 2.