Відрядження - для деяких слово страшне, а для інших - справжнє свято життя. Термін передбачає виконання робочих функцій поза звичного місця. Роботодавець, який планує відправити співробітника у відрядження, повинен враховувати, що можна це зробити лише стосовно офіційно перебуває у штаті людині. Обов'язкова умова - укладення трудового договору. У домовленості повинно бути прописано, що можливі відрядження. А ось якщо робота офіційно має роз'їзний характер, тоді кожну окрему поїздку назвати відрядженням не можна. Встановлює норми витрат на відрядження Мінфін.
Відрядження: кого і як?
У відрядження можна відправити в тому числі і співробітника, який працює на віддаленій основі, того, чиє робоче місце - на дому. Головне - щоб людина значився в штаті організації, що дає йому точно такі ж права, як і тим, хто трудиться на території роботодавця. Норми відшкодування витрат на відрядження для сумісника - це його середня заробітна плата в фірмі, від якої людина відправився в поїздку.
У деяких випадках людина направляється у відрядження відразу за двома робочих місць - основному і сумісництвом. У такій ситуації роботодавці повинні узгодити оплату відрядних. Норма витрат передбачає врахування обох робочих місць разом - тобто одна фірма бере на себе сплату певної частини витрат, в той час як на іншу лягає обов'язок виплатити залишок.
Нормативи: це важливо
Норми витрат на відрядження в Росії регламентовані Трудовим кодексом. Цьому присвячені статті 167-я і 168-я. Дотримуватися ТК в рівній мірі зобов'язані і державні організації, і приватні компанії. Вимоги закону поширюються на всі форми підприємництва, власності. Бухгалтерія повинна розраховувати і контролювати норму добових витрат на відрядження, враховуючи загальноприйняті правила.
Витрати мають кілька статей. Сюди відносять добові, транспортні витрати і пов'язані з проживанням.
Добові витрати
Витрати на відрядження в межах норм передбачають виділення на кожен день не більше 700 руб. На цю суму податки не нараховуються. Чи можна отримати від компанії більше грошей? Встановити на відрядження понад норми можна локальним нормативним актом, чинним всередині організації. Це дасть доступ до великих сум, але бухгалтерія буде змушена нараховувати і стягувати податки з величини, що перевищує 700 руб.
важливі особливості
У деяких випадках у відрядження необхідно відправитися з аеропорту, порту або вокзалу, що знаходиться у видаленні від робочого місця. Якщо виходить саме так, витрати на дорогу до цієї точки також включаються в норми витрат на відрядження.
Живемо за рахунок фірми: чи можна?
Звітність та відрядження
Та як встановлено норм витрат на відрядження, при направленні людини в ділову поїздку фірма виділяє певні кошти. Компанія зобов'язана забезпечити працівника грошима, а що саме він зробить з ними - це його особиста справа. Тобто гроші, які організація направляє на відрядження, можна заощадити і використовувати з користю для себе. Добові розраховуються, виходячи з числа днів, проведених в поїздці. Вони включають в себе гроші, призначені для оренди місця для ночівлі, сюди включаються дні відпочинку.
Як правило, не доводиться розраховувати на добові, тобто необхідно виконати робоче завдання в тому місті, де співробітник підприємства постійно проживає. Втім, норми витрат на відрядження не включають і ті гроші, які витрачає співробітник, спрямований в поїздку в найближчий населений пункт - так як за замовчуванням вважається, що він може повернутися додому. У приватній організації керівник має право визначити норми витрат на відрядження, видавши внутрішній наказ. У ньому прописують, на що можуть розраховувати робітники, які ведуть фахівці та інші штатні одиниці. Можна групувати деяких осіб за будь-якою ознакою.
Гроші: платити працівникам?
Якщо були встановлені норми витрат на відрядження, значить, заплатити спрямованим в робочу поїздку співробітникам рано чи пізно доведеться. Витрати, понесені працівниками при виконанні виробничих завдань в різних місцях, відшкодовуються, коли ті надають звітні документи. Папери повинні підтверджувати всі витрати, на відшкодування яких претендує людина.
Якщо якийсь працівник не може вчасно надати документи для відшкодування йому витрачених грошей, якщо немає договорів, чеків, тоді розраховувати на повернення грошей можна тільки за нормативами другій частині 168-ї статті ТК, а також листи Мінфіну, згаданого вище. Базова ставка для розрахунку - 700 рублів за одну ніч поїздки. Можлива і така ситуація, що працівник поніс витрати понад прийнятих в компанії нормативів. За ним допускається повернення грошей тільки в разі, якщо це регулюється локальними нормативними актами всередині організації. Також додаткове регулювання можливо через колективні договори.
Як платити? особливості розрахунку
Коли мова йде про повернення співробітнику організації коштів, витрачених ним у відрядженні, потрібно враховувати різні способи платежів. Наприклад, працівник міг розраховуватися готівкою або банківською карткою. При наявній оплаті доведеться надати в бухгалтерію за місцем роботи чек з готелю або договір, укладений при заселенні, а також акт за спеціальною формою. Якщо оплата проводилася картою, прибувши на робоче місце, в бухгалтерію подають фіскальний, готельний чеки.
Важливо при цьому стежити за збігом дат. На всіх документах, що підтверджують оплату під час поїздки, повинні бути числа, що збігаються з датами відрядження. Всі переміщення, прибуття, вибуття з місця прописані в наказі про направлення у відрядження. Чеки повинні узгоджуватися з цим внутрішнім документом. Без справляння податків повернення коштів бухгалтерією при відрядженні повертається за витрачений на зв'язок і багаж. Якщо був зроблений переліт, то сервісний збір аеропорту доведеться повернути працівникові, так само як і вартість транспорту до місця відправлення у відрядження.
Більше або менше?
Закон говорить, що відправляє у відрядження людина може розраховувати не менш ніж на 700 рублів за кожен день, проведений далеко від дому. Більше грошей може отримати той, хто працює в щедрою фірмі. Якщо керівник підписав наказ про встановлення іншої суми, що перевищує цю мінімальну межу - відмінно, вдасться отримати більш приємне відшкодування.
Величина добових впливає на ПДФО. Крім того, внутрішні локальні документи можуть регламентувати транспортні витрати - можна вписати додаткові. Як правило, намагаються все це оформити так, щоб мінімізувати суму, з якої потрібно утримувати податки. У той же час фірма повинна вести бухгалтерський облік коректно, в іншому випадку проста відрядження при податковій перевірці може обернутися великою проблемою.
Часові та фінансові рамки: дотримуватися обов'язково
Коли працівник приїжджає з робочої поїздки, стверджують табель, в якому прописано, як багато годин було відпрацьовано. Всі дні, проведені у від'їзді, позначають «К» або «06». Годинники ставити не потрібно. Можлива ситуація, коли поїздка захопила вихідний день, тобто працівник не мав можливості витратити належне за законом час на власний розсуд. Якщо так сталося, день позначають кодом «03» або символікою РВ. Оплата здійснюється з урахуванням вимог 153-їй статті ТК - в два рази більше, ніж за простий робочий день. Втім, можна заплатити і як простий робітник день, але тоді доведеться надати працівникові додатковий вихідний.
Відрядження: вихідні, хвороби та інші проблеми
Буває так, що в свій вихідний день спрямований у відрядження людина була в дорозі - їхав на місце або повертався звідти назад. Ці дні згідно із законом класифікуються робочими, маркуються, як зазначено вище, «03» або «РВ». Роботодавець повинен попередньо обговорити з працівником особливості його виходу у вихідні дні. У деяких випадках представник управління підприємства може порахувати непотрібним виходити в ті дні, коли у співробітника повинен бути законний вихідний, тобто відмовиться оплачувати це так, як того очікує відряджений.
Слід розуміти, що при робочій поїздці співробітник може отримати травму або захворіти. У будь-якому з цих випадків ситуація розвивається відповідно до чинних нормативів Трудового кодексу. За працівником зберігаються всі права і привілеї, йому належні.
Нормативи і обмеження
Відрядження за кордон: що і як?
Якщо працівника потрібно відправити за кордон, тоді відрядження для нього слід розраховувати за спеціальною схемою, дещо відмінною від робочих поїздок всередині рідної країни. Ліміт, що враховується при розрахунку ПДФО - 2500 рублів. Сума видається у валюті країни, в яку працівник направляється в робочу поїздку. Аванс також нараховують в тій валюті, яка в ходу в країні призначення. Розраховують авансовий платіж, враховуючи, як багато днів передбачається пробути у відрядженні. Якщо частина шляху проходить по російській території, за цей період аванс нараховують рублями, але за всі дні з моменту перетину кордону потрібно заплатити валютою, яка в ходу там. Працює схема і у зворотному напрямку - розрахунок за відрядження в рублях здійснюється за всі дні з моменту перетину кордону в бік будинку і до моменту прибуття додому.
Можлива така відрядження, коли закордоном людина проводить всього лише добу. В цьому випадку відрядження нараховують в іноземній валюті наполовину. Якщо країна призначення - одна з держав СНД, тоді не потрібно навіть ставити позначку, що підтверджує факт переходу кордону.
Відрядження: головний біль бухгалтерії
Відрядження розраховується при обліку нормативів спрощеної системи оподаткування. Деякий час назад на державному рівні скасували службові завдання, в рівній мірі пішли в минуле посвідчення про відрядження. Втім, це не скасував самих відряджень, лише спростило їх документальний супровід. Про те, що обкладання податками витрат, пов'язаних з робочими поїздками, не передбачено, якщо дотримані нормативи, свідчить третій пункт 217-ї статті НК.
Якщо відрядження була організована з використанням особистої машини працівника, це ще не означає, що вона була за його рахунок. Досить просто скласти службову записку із зазначенням точних дат, кілометражу, напрямки, номери наказу про направлення у відрядження. Цього достатньо, щоб бухгалтерія справила нарахування. Важливо враховувати, що фірма зобов'язана відшкодувати всі витрати на проїзд та проживання, і керуватися цим правилом.