У цій статті я розповім про те, як правильно засвідчувати протоколи, коли потрібно нотаріальне завірення протоколів і як обійтися без нотаріуса, а також що з цього приводу почитати в своєму статуті і що робити, якщо учасник в ТОВ всього один.
Ні для кого, сподіваюся, не секрет, що всі рішення загальних зборів учасників ТОВ оформляються Протоколом. Якщо учасник в ТОВ всього один - цей же документ називається Рішення. Всі протоколи підшиваються в єдину книгу і так зберігаються. На вимогу учасників потім можуть видаватися виписки з книги протоколів. Виписки запевняє виконавчий орган - директор. Всі ці правила випливають з пункту 6 статті 37 Федерального закону «Про товариства з обмеженою відповідальністю».
Коротко і ясно: чи потрібно протокол ТОВ завіряти у нотаріуса?
Тут важливо зрозуміти, що нотаріальне посвідчення всіх протоколів поспіль не обов'язково - учасники можуть вибрати і свій спосіб посвідчення протоколів (наприклад, підписами учасників). Головне - вибрати спосіб посвідчення і запевнити протокол.
З цього правила є виняток: Протокол з рішенням про збільшення статутного капіталу ТОВ, а також склад учасників, які були присутні при прийнятті такого рішення, обов'язково повинен бути посвідчений нотаріально (частина 3 статті 17 Федерального закону «Про збільшення статутного капіталу»).
Якщо в Статуті ТОВ немає способу посвідчення протоколу або протокол без нотаріального посвідчення
Відкрили Ви своє рідне Статут, нарешті його шанували і раптом з'ясувалося, що у Вашому установчому документі жодного рядка про те, як засвідчуються рішення загальних зборів. Власне кажучи, не страшно. Є три варіанти подальшого розвитку подій.
Варіант 1 - не найпростіший: внести зміни до Статуту. Пам'ятайте, що всі зміни до Статуту вносяться за рішенням все того ж загальних зборів учасників (частина 4 статті 12 Федерального закону «Про ТОВ»? Знадобиться, до речі, більшість голосів - не менш як 2/3 від загального числа учасників Товариства. І, звичайно, всі зміни до Статуту обов'язково повинні бути зареєстровані в податковій. Тому тут доведеться попрацювати і зробити більше дій. Може, в сумі і клопітно, але зате довгостроково.
У Статуті ТОВ може бути ось таке формулювання: 7.10. Прийняття загальними зборами учасників Товариства рішення і склад учасників Товариства, які були присутні при прийнятті рішення, підтверджуються підписанням протоколу головою і секретарем загальних зборів, які є учасниками Товариства - в цьому випадку я використовувала варіант підписання протоколу частиною учасників.
Варіант 2 простіше: до порядку денного конкретного зборів включити питання про спосіб посвідчення прийняття рішення цими зборами (без нотаріуса). За бажаний ненотаріальний спосіб фіксації прийняття рішення і складу учасників повинні проголосувати всі учасники Товариства одноголосно. Важливо: всі учасники Товариства (а не всі учасники зборів)! Тоді нотаріальне посвідчення цього протоколу буде не потрібно. Зверніть увагу, я не випадково написала «цього протоколу» - для майбутніх протоколів теж потрібно буде до порядку денного включати питання про спосіб бажаного ненотаріального посвідчення. Ось так цей спосіб, звичайно, простіше, але зате вимагає багаторазового повторення одного і того ж дії.
Варіант 3 - мабуть, ще простіше: погодьтеся, не завжди ВСЕ учасники Товариства зможуть бути присутніми на кожному зібранні - як же тоді одноголосно голосувати за спосіб посвідчення протоколу без нотаріуса? Тут юристами придуманий такий варіант: зробити окремий протокол з одноголосним голосуванням всіх учасників ТОВ, в якому буде визначений спосіб посвідчення всіх подальших протоколів. У наступних протоколах, звичайно, потрібно буде давати посилання на цей вирішальний протокол (можна робити виписку або завірену керівником ТОВ копію). У будь-якому випадку у цього третього способу є очевидні переваги: зміни до статуту не вносяться, можна обійтися без нотаріуса і кожен раз збирати всіх учасників ТОВ на збори не потрібно.
А якщо учасник в ТОВ всього 1?
Звернули увагу, що до цього я писала «учасників» і говорила тільки про протоколах. Отже, виникає логічне запитання, а як завіряти рішення єдиного учасника ТОВ? Відповідь наступна: на ТОВ, що складається з одного учасника, положення статті 67.1 Цивільного кодексу РФ не поширюються. Це означає, що всі рішення приймаються єдиним учасником ТОВ одноосібно, оформлюються письмово і підтверджуються підписом такого учасника. Такий висновок випливає з частини 2 статті 7 та статті 39 Федерального закону «Про товариства з обмеженою відповідальністю.
Виняток: Рішення єдиного учасника товариства про збільшення статутного капіталу підтверджується його підписом, справжність якого повинна бути засвідчена нотаріусом (частина 3 статті 17 Федерального закону «Про збільшення статутного капіталу»).
Підведемо підсумки
Обраний ненотаріальний спосіб посвідчення прийняття рішення загальними зборами учасників і склад учасників, які були присутні при прийнятті такого рішення, можна відобразити: в Статуті ТОВ або в кожному новому протоколі ТОВ або в спеціальному протоколі ТОВ і потім посилатися на це рішення.
При цьому: Протокол / рішення про збільшення статутного капіталу обов'язково засвідчується нотаріусом.