Анотація: Формування стратегії комунікацій. Приклад стратегії комунікації. Ідентифікація об'єктів управління конфігурацією проекту. Процедура створення нового елемента конфігурації. Інфраструктура проекту. Приклад вимог до інфраструктури офісу проекту (фрагмент). Приклад процедури створення інфраструктури проекту. Формування базової лінії конфігурації проекту. Організація управління конфігурацією проекту. Організація документування статусу елементів конфігурації. Приклад процедури забезпечення зберігання документів. Приклад процедури розсилки документів. Приклад процедури підготовки документів. Приклад процедури звітності про діяльність.
Формування стратегії комунікацій
Щодо змісту будь-яке повідомлення на проекті має включати в себе інформацію наступного роду.
- Задоволення потреби учасників проекту розуміти Учасники проекту повинні мати можливість отримати об'єктивну, повну і несуперечливу інформацію про цілі та завдання проекту і мати можливість сформувати власне раціональне думка про проект.
- Задоволення потреби учасників проекту відчувати Зацікавлені сторони повинні чітко розуміти, які процедури передбачені для організації їх участі в прийнятті рішень по проекту, чи є канали зворотного зв'язку. як вони можуть бути залучені до реалізації найбільш значущою для них частини проекту.
- Задоволення потреби учасників проекту діяти Співробітники повинні бути проінформовані, які кошти,
методи, інструменти передбачені для їх якнайшвидшої адаптації в умовах нової організаційно-функціональної середовища бізнесу організації.
Приклад стратегії комунікації
Типова структура стратегії комунікації включає в себе наступні розділи.
- Цілі і завдання інформування учасників проекту Наприклад:
В рамках реалізованої стратегії інформування не зводиться виключно до забезпечення співробітників необхідною інформацією про проект. Цілі інформування спрямовані на підвищення лояльності персоналу компанії до проекту, що служить досягненню кінцевої мети управління змінами - забезпечення безболісного переходу до нового бізнес-стандарту. Перед процесом інформування стоять три основні мети:
- забезпечення цільової аудиторії інформацією про цілі, завдання та результати проекту:
- проінформувати співробітників компанії про проект, його важливості і вигоди;
- забезпечити доступність, коректність і своєчасність отримання інформації про проект;
- підтримувати інтерес до проекту на всіх фазах його реалізації;
- забезпечити своєчасність отримання інформації про майбутні зміни цільовими аудиторіями;
- сформувати образ проекту як відкритої, прозорої і доступної ініціативи;
- реалізувати збір відомостей про очікування / побоюваннях бізнес-експертів про майбутні зміни;
- сформувати образ проекту як ініціативи, готової підтримувати зворотний зв'язок. відповідати на питання і допомагати у вирішенні майбутніх проблем;
- забезпечити завчасне інформування кінцевих користувачів про майбутні заходи, пов'язаних з управлінням змінами;
Вказівка конкретних осіб, відповідальних за проектні комунікації, і їх місця в організаційній структурі проекту.
Виходячи з описаних вище цілей інформування, доцільно виділення трьох цільових груп, на які будуть спрямовані дії, описані в плані комунікацій. Відмінності виділених груп, що характеризуються ступенем відповідальності / участі в проекті, ієрархією позиції всередині компанії, а отже, лояльністю до результатів проекту, обумовлюють використання декількох каналів і заходів інформування для кожної з них.
Як правило, є керівниками або провідними фахівцями лінійних підрозділів, мають усю повноту інформації про існуючі бізнес-процесах в конкретній області, беруть участь в узгодженні переліку змін процесів.
дирекцій та управлінь, які виступають головною точкою контакту між групою управління змінами та мережею відповідальних за впровадження. Рівень їх інформованості та активної участі в процесі управління змінами критичний для реалізації проекту.
Другий рівень представлений співробітниками рівня керівників відділів, які несуть відповідальність за реалізацію заходів з управління змінами на локальному рівні, так як є сполучною ланкою між мережею відповідальних за перетворення і кінцевими користувачами
Бізнес-експерти можуть входити в число відповідальних за перетворення.
Співробітники компанії, які в подальшому будуть мати справу з новими процесами і системою в своїй щоденній роботі. Цілі інформування в першу чергу спрямовані на підвищення рівня прийняття системи саме цієї цільової аудиторією.
Для виявлення ефективності існуючих формальних каналів зв'язку нижче наведений список рекомендованих питань [5].
- Наскільки швидко і як часто офіційні рішення керівництва компанії транслюються по цим комунікаційним каналам?
- Які зацікавлені сторони можуть бути поінформовані за допомогою даного каналу?
- Наскільки застосуємо і дієвий даний канал комунікацій. чи є відповідальна особа, чи можливо його використовувати для внутрішніх і зовнішніх комунікацій?
- Яким чином проводиться оцінка даного каналу комунікацій?
- Наскільки цей канал відповідає сучасним потребам в інформації, чи є у нього інтерфейс взаємодії з новими інформаційно-комунікаційними технологіями?
Для виявлення найбільш ефективних неформальних комунікаційних каналів пропонується використовувати наступний список питань.
- Хто є (неформальним) лідером в організації?
- Чия думка має найбільшу вагу при обговоренні важливих питань?
- Яке відношення в організації до відкритого поширенню проектної інформації та прозорості діяльності суміжних відділів?
Таким чином, канали комунікацій утворюють 3 групи: формальні, специфічні для проекту і неформальні.
Таблиця 7.2. Приклад матриці комунікацій
Аналізуючи матрицю комунікацій по вертикалі, можна визначити стратегічну значимість певного комунікаційного каналу: якщо він виявляється основним комунікаційним каналом для великої кількості груп учасників, то слід його розглядати як значущий актив проекту.
- Організація зворотного зв'язку за проектом
Необхідність реалізації зворотного петлі управління, в тому числі і в комунікаціях, може бути обгрунтовано наступним чином.
Ефективне інформування можливо тільки при двобічної проектних комунікацій - наявності прямого і зворотного каналу зв'язку. Останній з них забезпечує контроль першого.
Моніторинг ефективності каналів інформування передбачає наступні аспекти:
- якість інформації про проект, що надходить за встановленими офіційними каналами інформування;
- достатня інтенсивність надходить;
- повнота інформації, що надходить по встановленим офіційним каналам інформування.
Розглянуті 5 пунктів не є вичерпним списком розділів стратегії комунікації. але вони найбільш значимі і, як правило, є обов'язковими для грамотної підготовки плану комунікацій.