[Et_pb_section admin_label = "section» transparent_background = "off» allow_player_pause = "off» inner_shadow = "off» parallax = "off» parallax_method = "off» padding_mobile = "off» make_fullwidth = "off» use_custom_width = "off» width_unit = » on »make_equal =" off »use_custom_gutter =" off »] [et_pb_row admin_label =" row »] [et_pb_column type =» 4_4 "] [et_pb_text admin_label =" Text »background_layout =" light »text_orientation =" left "use_border_color =" off »border_color =" # ffffff »border_style =" solid »]
Під управлінням комунікаціями розуміють процеси, що забезпечують створення, збирання, зберігання та поширення інформації серед учасників проекту з метою його успішної реалізації.
В ході здійснення проекту можуть виникати різні комунікаційні проблеми:
- Відстань один від одного одержувача і відправника повідомлень. Нерідко зустрічаються ситуації, коли члени проектної команди розташовані в різних офісах або навіть містах. Це викликає серйозні проблеми в спілкуванні, викликані відстанню і часом.
- Приховування промахів та помилок, недостатньо або, навпаки, надмірно формалізована звітність і взаємодія.
- Відсутність узгоджених загальних каналів спілкування, проблеми забезпечення своєчасного доступу до необхідної документації по проекту.
- Приховані мотиви і міжособистісні конфлікти призводять до навмисним перекручуванням або обмеженням в передачі інформації.
Треба сказати, що застосування сучасних засобів комунікації багато в чому сприяє вирішенню зазначених проблем, однак це викликає необхідність здійснення окремого планування та управління ними. Основними елементами процесу управління комунікаціями є планування, збір і поширення даних про хід робіт і реалізації проекту в цілому.
Планування комунікацій проекту полягає у виявленні потреб його учасників в інформації і взаємодії - кому які дані потрібні, коли вони будуть потрібні і яким чином вони будуть надані.
Для визначення потреб і складання системи комунікацій проекту зазвичай необхідна наступна інформація:
- склад зовнішніх і внутрішніх учасників проекту, їх інтереси;
- організаційна структура проекту та розподіл відповідальності;
- потреби учасників проекту в інформації;
- фізична схема розташування учасників проекту;
- обмеження, з якими стикається проектна команда в роботі, наприклад - вимоги безпеки, можливі мовні бар'єри і т. Д .;
- додаткові потреби проекту в інформації, наприклад - внутрішній і зовнішній маркетинг.
Методи або технології розподілу інформації серед учасників проекту можуть суттєво відрізнятися в залежності від особливостей проекту і вимог систем безпеки і контролю. Вибір конкретних технологій для здійснення інформаційних взаємодій обумовлюється:
- ступенем залежності результатів проекту від актуальності інформації або детальності опису поточних станів проекту;
- доступністю інформаційних технологій;
- підготовленістю і кваліфікацією кадрів.
Результатом комунікаційного планування є складений план, який визначає структуру всіх інформаційних зв'язків, формати переданої інформації, час її відправки, спосіб доставки і безліч інших параметрів, які визначаються особливостями проекту.
План комунікацій є складовою частиною плану проекту і може складатися з наступних елементів:
- план збору інформації, в якому визначаються джерела даних, способи їх отримання, фіксації та зберігання;
- план розподілу інформації, в якому описуються її споживачі і способи її передачі;
- докладний опис кожного з документів, який повинен бути переданий або отриманий, включаючи вказівку формату і опис змісту, ступеня детальності і використовуваних визначень;
- розклад і частота взаємодій;
- способи доступу до інформації поза узгодженими актів взаємодії.
Залежно від масштабу і складності проекту план комунікацій може бути в більшій чи меншій мірі деталізованим і формалізованим. У таблиці 1. представлений один із прикладів частини плану проектних комунікацій.
Приклад частини плану проектних комунікацій
План комунікацій, узгоджений з основними учасниками проекту і затверджений його керівником, забезпечує:
- наочне уявлення загальної картини комунікацій для кожного з учасників проекту, а також уявлення про своє місце в ній;
- основу, на яку може спиратися будь-який з учасників проекту, плануючи інформаційну взаємодію з іншими учасниками.
Для підтримки найбільш повної інформованості учасників проекту потрібно залучення різних видів комунікацій:
- внутрішні комунікації - всередині проектної команди;
- зовнішні комунікації - з замовником, керівництвом компанії, зовнішніми організаціями, споживачами, громадськістю, пресою і т. Д .;
- формальні комунікації - запити, звіти;
- неформальні комунікації - обговорення, нагадування, вказівки;
- вертикальні комунікації - між підлеглими і керівниками;
- горизонтальні комунікації - між рівними співробітниками.
Для цих цілей можуть застосовуватися як неавтоматизовані, так і автоматизовані технології збору, обробки і передачі інформації:
- неавтоматизовані технології мають на увазі збір і передачу інформації на паперових носіях, проведення нарад;
На завершення відзначимо, що різні комунікаційні канали забезпечують різні рівні точності, надійності і спотворень переданих даних (таблиця 2.). Ці особливості необхідно враховувати в ході здійснення комунікацій.
Порівняльні характеристики передачі інформації по різних каналах комунікації