Ми вже мали справу з особами, зацікавленими у виконанні нашого проекту, і зверталися до них за твердженням кількох проектних документів. У плані комунікації має бути зазначено. З ким нам доведеться спілкуватися в ході виконання проекту, а також що і коли може бути предметом такого спілкування. Крім опису людей і організації, теми і часу спілкування з ними, тут також наводиться вся проектна інформація.
- формулювання масштабу проекту;
- звіти про хід виконання проекту;
- інформація для широкого загалу і відомості про поточну ситуацію;
- запит на внесення пропозицій;
- договори;
- план реагування на ризики;
- показники якості;
- календарний план проекту;
- бюджет;
- показники ефективності виконання проекту;
- повідомлення про зміни;
- уроки, отримані в ході виконання проекту.
Коли ви приступите до розробки плану комунікації, ви вже будете знати, кому повинні надавати інформацію і яку саме.
Шаблон плану комунікацій
Цілком очевидно, що опікун проекту і всі зацікавлені сторони повинні отримувати інформацію про хід виконання проекту. Набагато менш очевидним є те, яка саме інформація може їм знадобитися і в якому вигляді. Наприклад, багато керівників вважають за краще отримувати інформацію, оформлену у вигляді коротких оглядів, маркованих списків і «інструментальних панелей».
Одну із зацікавлених сторін може цікавити інформація про бюджет, тоді як іншу відомості про затримки поставок з боку виробників комплектуючих, що використовуються для виконання проекту. Запитайте також, яку інформацію слід подавати в оперативному режимі і яким чином краще повідомляти про виникнення різних проблем (або про можливість їх виникнення). У подібних випадках далеко не обов'язково має йтися про складання документів, що згадуються в розділі «Розробка плану комунікації».
Далі ми розглянемо розширені можливості MOSS, що забезпечують ефективні комунікації між безпосередніми виконавцями проекту і всіма зацікавленими сторонами.